Rechnungen und Zahlungen

Sie buchen Leistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz auf das Gästekonto (Folio) einer Buchung, ändern Mengen oder entfernen Posten, solange sie noch nicht abgerechnet sind. Übernachtungen stehen automatisch auf dem Konto.

Sie erstellen aus den Positionen des Gästekontos eine Rechnung, wahlweise über alle oder nur ausgewählte Posten, an den Gast, die Firma der Buchung oder eine abweichende Adresse. Die Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer und wird als PDF gespeichert.

Sie stellen vor dem Aufenthalt eine Anzahlungsrechnung mit Umsatzsteuer aus und rechnen nach dem Aufenthalt mit einer Schlussrechnung ab, die die Anzahlung absetzt und nur den Rest ausweist. Beide sind echte Rechnungen im Nummernkreis.

Sie machen eine fehlerhafte Rechnung durch eine Stornorechnung unwirksam und stellen sie danach neu aus. Die alte Rechnung bleibt erhalten, die Positionen werden wieder frei, eine bereits erfasste Zahlung lässt sich auf die neue Rechnung übernehmen.

Sie passen eine bereits ausgestellte Rechnung an einen geänderten Zeitraum an, zum Beispiel weil der Gast verlängert hat oder früher abgereist ist. Die Software storniert die alte Rechnung, stellt sie mit dem neuen Zeitraum neu aus und übernimmt vorhandene Zahlungen in einem Schritt.

Sie schicken eine ausgestellte Rechnung als PDF per E-Mail an den Gast oder die Firma. Empfänger, Betreff und Text sind vorbelegt und lassen sich vor dem Senden anpassen; jeder Versand wird protokolliert.

Sie kassieren den offenen Betrag einer Rechnung per Karte am Kartenterminal. Die Software schickt den Betrag an das Terminal, der Gast hält seine Karte vor, und die Zahlung wird automatisch an der Rechnung verbucht.

Sie vermerken an einer Rechnung eine Zahlung, die außerhalb des Terminals eingegangen ist, zum Beispiel eine Überweisung, eine PayPal-Zahlung oder eine Lastschrift. Die Rechnung gilt danach als bezahlt oder teilbezahlt.

Sie buchen eine erfasste Zahlung zurück. Bei einer Terminalzahlung wird der Betrag über den Zahlungsdienstleister auf die Karte des Gastes zurückgebucht; bei einer extern erfassten Zahlung wird nur der Vermerk aufgehoben, die Rücküberweisung erledigen Sie selbst.

Sie sichern eine Buchung mit einer Kreditkarten-Vorautorisierung (Hold) am Terminal ab, zum Beispiel für Minibar oder Schäden. Der Betrag wird auf der Karte reserviert, aber nicht abgebucht. Später ziehen Sie ihn ganz oder teilweise auf eine Rechnung ein oder geben ihn frei. Läuft der Hold vor der Abreise ab, erneuern Sie ihn.

Sie fassen offene Posten aus mehreren Buchungen auf einer Rechnung zusammen, zum Beispiel alle Zimmer einer Firma oder einer Reisegruppe. Die Rechnung erhält eine reguläre Rechnungsnummer; die Einzelbuchungen bleiben bestehen, ihre abgerechneten Posten gelten danach als fakturiert.

Sie mahnen eine überfällige Rechnung. Die Software erzeugt einen Mahnbeleg als PDF, schickt ihn per E-Mail an den Rechnungsempfänger und setzt eine neue Zahlungsfrist. Jede Mahnung ist eine Stufe höher als die vorige: erst Zahlungserinnerung, dann 1. Mahnung, 2. Mahnung und so weiter.

Sie legen je Mahnstufe fest, wie viele Tage neue Zahlungsfrist gewährt werden, welche Mahngebühr anfällt und welcher Text im Mahnschreiben steht. Stufe 0 ist die Zahlungserinnerung, Stufe 1 die erste Mahnung und so weiter. Die Werte werden beim Mahnen als Vorgabe verwendet.

Sie übergeben die Rechnungen eines Monats an Ihren Steuerberater: als DATEV-Buchungsstapel (CSV im EXTF-Format) und als ZIP mit den Rechnungs-PDFs. Der Export liest nur; an den Rechnungen ändert sich nichts, und Sie können ihn beliebig oft wiederholen.

Sie prüfen, ob eine Buchungsbestätigung, eine Rechnung oder eine Mahnung tatsächlich versendet und zugestellt wurde. Der Postausgang protokolliert jeden Versandversuch mit Zeitpunkt, Empfängeradresse und Zustellstatus; er ist eine reine Leseansicht.

Sie verbinden ein Kartenlesegerät (Stripe Reader S700) mit Ihrem Betrieb. Danach steht es beim Kassieren einer Rechnung unter Am Terminal kassieren und bei der Kaution zur Auswahl. Ein Terminal, das nicht mehr gebraucht wird, deaktivieren Sie; gelöscht wird nichts.

Sie hinterlegen einmalig die Absenderdaten, die auf jeder Rechnung Ihres Betriebs stehen: Firma und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsziel, Nummernkreis, Steuersätze, Kurtaxe, Logo und Texte. Ohne gespeichertes Profil lässt sich keine Rechnung ausstellen.