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Rechnungen und Zahlungen

Vom Posten auf dem Gästekonto bis zur Mahnung: ausstellen, stornieren, kassieren, exportieren. 41 Artikel.

Anleitungen

Posten auf das Folio buchenSie buchen Leistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz auf das Gästekonto (Folio) einer Buchung, ändern Mengen oder entfernen Posten, solange sie noch nicht abgerechnet sind. Übernachtungen stehen automatisch auf dem Konto.Anleitung
Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)Sie erstellen aus den Positionen des Gästekontos eine Rechnung, wahlweise über alle oder nur ausgewählte Posten, an den Gast, die Firma der Buchung oder eine abweichende Adresse. Die Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer und wird als PDF gespeichert.Anleitung
Anzahlungsrechnung und SchlussrechnungSie stellen vor dem Aufenthalt eine Anzahlungsrechnung mit Umsatzsteuer aus und rechnen nach dem Aufenthalt mit einer Schlussrechnung ab, die die Anzahlung absetzt und nur den Rest ausweist. Beide sind echte Rechnungen im Nummernkreis.Anleitung
Rechnung stornieren und korrigierenSie machen eine fehlerhafte Rechnung durch eine Stornorechnung unwirksam und stellen sie danach neu aus. Die alte Rechnung bleibt erhalten, die Positionen werden wieder frei, eine bereits erfasste Zahlung lässt sich auf die neue Rechnung übernehmen.Anleitung
Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellenSie passen eine bereits ausgestellte Rechnung an einen geänderten Zeitraum an, zum Beispiel weil der Gast verlängert hat oder früher abgereist ist. Die Software storniert die alte Rechnung, stellt sie mit dem neuen Zeitraum neu aus und übernimmt vorhandene Zahlungen in einem Schritt.Anleitung
Rechnung per Mail sendenSie schicken eine ausgestellte Rechnung als PDF per E-Mail an den Gast oder die Firma. Empfänger, Betreff und Text sind vorbelegt und lassen sich vor dem Senden anpassen; jeder Versand wird protokolliert.Anleitung
Zahlung am TerminalSie kassieren den offenen Betrag einer Rechnung per Karte am Kartenterminal. Die Software schickt den Betrag an das Terminal, der Gast hält seine Karte vor, und die Zahlung wird automatisch an der Rechnung verbucht.Anleitung
Zahlung extern erfassenSie vermerken an einer Rechnung eine Zahlung, die außerhalb des Stripe-Terminals eingegangen ist, zum Beispiel eine Überweisung, eine PayPal-Zahlung, eine Lastschrift oder Bargeld. Die Rechnung gilt danach als bezahlt oder teilbezahlt.Anleitung
ErstattungSie buchen eine erfasste Zahlung ganz oder teilweise zurück. Bei einer Terminalzahlung wird der Betrag über den Zahlungsdienstleister auf die Karte des Gastes zurückgebucht; bei einer Barzahlung geben Sie das Geld bar zurück; bei einer anderen extern erfassten Zahlung wird nur der Vermerk aufgehoben, die Rücküberweisung erledigen Sie selbst.Anleitung
Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigebenSie sichern eine Buchung mit einer Kreditkarten-Vorautorisierung (Hold) am Terminal ab, zum Beispiel für Minibar oder Schäden. Der Betrag wird auf der Karte reserviert, aber nicht abgebucht. Später ziehen Sie ihn ganz oder teilweise auf eine Rechnung ein oder geben ihn frei. Läuft der Hold vor der Abreise ab, erneuern Sie ihn.Anleitung
Sammelrechnung über mehrere BuchungenSie fassen offene Posten aus mehreren Buchungen auf einer Rechnung zusammen, zum Beispiel alle Zimmer einer Firma oder einer Reisegruppe. Die Rechnung erhält eine reguläre Rechnungsnummer; die Einzelbuchungen bleiben bestehen, ihre abgerechneten Posten gelten danach als fakturiert.Anleitung
Mahnung erzeugen (Zahlungserinnerung bis 2. Mahnung)Sie mahnen eine überfällige Rechnung. Die Software erzeugt einen Mahnbeleg als PDF, schickt ihn per E-Mail an den Rechnungsempfänger und setzt eine neue Zahlungsfrist. Jede Mahnung ist eine Stufe höher als die vorige: erst Zahlungserinnerung, dann 1. Mahnung, 2. Mahnung und so weiter.Anleitung
Mahnstufen einrichtenSie legen je Mahnstufe fest, wie viele Tage neue Zahlungsfrist gewährt werden, welche Mahngebühr anfällt und welcher Text im Mahnschreiben steht. Stufe 0 ist die Zahlungserinnerung, Stufe 1 die erste Mahnung und so weiter. Die Werte werden beim Mahnen als Vorgabe verwendet.Anleitung
DATEV-Export erstellenSie übergeben die Rechnungen eines Monats an Ihren Steuerberater: als DATEV-Buchungsstapel (CSV im EXTF-Format) und als ZIP mit den Rechnungs-PDFs. Der Stapel enthält zusätzlich die erhaltenen Anzahlungen aus Zahlungen am Gästekonto, die über ein Monatsende offen waren. Der Export liest nur; an den Rechnungen ändert sich nichts, und Sie können ihn beliebig oft wiederholen.Anleitung
Postausgang prüfenSie prüfen, ob eine Buchungsbestätigung, eine Rechnung oder eine Mahnung tatsächlich versendet und zugestellt wurde. Der Postausgang protokolliert jeden Versandversuch mit Zeitpunkt, Empfängeradresse und Zustellstatus; er ist eine reine Leseansicht.Anleitung
Terminal registrierenSie verbinden ein Kartenlesegerät (Stripe Reader S700) mit Ihrem Betrieb. Danach steht es beim Kassieren einer Rechnung unter Am Terminal kassieren und bei der Kaution zur Auswahl. Ein Terminal, das nicht mehr gebraucht wird, deaktivieren Sie; gelöscht wird nichts.Anleitung
Kasse (TSE) einrichtenSie verbinden Ihren Betrieb mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). clavenda nutzt dafür fiskaltrust: je Betrieb eine CloudCashBox mit Cloud-TSE und das POSArchiv, das die Kassendaten aufbewahrt. Jeder Kassenvorgang wird dort signiert und erhält eine fortlaufende Transaktionsnummer und einen Signaturzähler. Sobald die TSE eingerichtet ist, ist die Zahlart Bar wählbar, und jeder Kassenvorgang wird signiert (Kassenfunktion und Barzahlung (KassenSichV)).Anleitung
Rechnungs-Stammdaten anlegen und pflegenSie hinterlegen einmalig die Absenderdaten, die auf jeder Rechnung Ihres Betriebs stehen: Firma und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsziel, Nummernkreis, Steuersätze, Kurtaxe, Logo und Texte. Firma, Anschrift, Kontakt, Logo und E-Mail-Absender liegen auf der Seite Betriebsdaten, alles Übrige in den Rechnungs-Stammdaten. Ohne gespeichertes Profil lässt sich keine Rechnung ausstellen.Anleitung
Zahlung am Gästekonto erfassen (vor der Rechnung)Sie erfassen eine Zahlung direkt an der Buchung, bevor es eine Rechnung gibt, zum Beispiel bei der Anreise, als Teilzahlung bei einem langen Aufenthalt oder für eine Überweisung, die schon vorab eingegangen ist. Die nächste Rechnung der Buchung übernimmt die Zahlung und druckt den Vermerk "Betrag dankend erhalten am ... per ...".Anleitung
Am Terminal auf die Buchung kassierenSie kassieren einen frei gewählten Betrag per Karte am Stripe-Terminal, ohne dass es schon eine Rechnung gibt, zum Beispiel eine Anzahlung bei der Anreise oder eine Wochenzahlung bei einem langen Aufenthalt. Die Zahlung steht danach am Gästekonto, und die nächste Rechnung übernimmt sie mit dem Vermerk "Betrag dankend erhalten am ... per Kartenzahlung".Anleitung
Bar kassierenSie nehmen Bargeld an und erfassen es in clavenda: an der Buchung vor der Rechnung, an einer ausgestellten Rechnung oder im Verkauf. Jede Barzahlung wird von der TSE signiert, und der Gast bekommt einen Beleg angeboten.Anleitung
Kassenbeleg ausgebenNach jedem Kassenvorgang am Tresen bieten Sie dem Gast einen Beleg an. clavenda erzeugt ihn mit den TSE-Daten; Sie drucken ihn, senden ihn per Mail, geben ihn als Datei weiter oder vermerken, dass der Gast keinen möchte.Anleitung
Bei TSE-Ausfall weiterarbeitenIst die TSE nicht erreichbar, kassieren Sie ganz normal weiter. clavenda speichert jeden Vorgang, vermerkt den Ausfall auf dem Beleg und protokolliert Beginn und Ende des Ausfalls.Anleitung
Beleg per Mail sendenStatt den Beleg zu drucken, schicken Sie ihn dem Gast als PDF per E-Mail. Das ist eine zulässige elektronische Belegausgabe. Die Adresse geben Sie direkt an der Kasse ein; sie wird nur für diesen Versand verwendet.Anleitung
Kassenbuch führenDas Kassenbuch zeigt jede Bewegung des Bargelds in Ihrer Kasse, Tag für Tag, mit laufendem Bestand. Bareinnahmen und Barausgaben aus Zahlungen, Erstattungen und dem Verkauf trägt clavenda selbst ein. Von Hand buchen Sie nur, was ohne Kassenvorgang in die Kasse kommt oder sie verlässt: Wechselgeld, den Gang zur Bank, eine Privatentnahme oder eine Ausgabe mit Beleg.Anleitung
Kassensturz machenBeim Kassensturz zählen Sie das Bargeld in der Kasse und vergleichen es mit dem Soll-Bestand laut Kassenbuch. Ohne Kassensturz des Tages gibt es keinen Tagesabschluss. Eine Differenz wird nicht versteckt: clavenda bucht sie als eigenen Eintrag Kassendifferenz mit Ihrer Begründung.Anleitung
Tagesabschluss erstellenMit dem Tagesabschluss schließen Sie einen Kassenbuch-Tag ab. clavenda erstellt dazu den Z-Bericht mit fortlaufender Nummer: Bestand am Anfang und Ende, Kassensturz, Umsatz je Steuersatz und Zahlart aus den Kassenvorgängen des Tages und den Abgleich mit der TSE. Danach ist der Tag gesperrt.Anleitung
Kassenmeldung ans FinanzamtJede Kasse mit TSE teilen Sie dem Finanzamt mit, ebenso ihre Außerbetriebnahme und einen Wechsel der TSE. Das geht seit 2025 nur elektronisch über „Mein ELSTER“. clavenda meldet nicht selbst, sondern stellt alle Angaben der Mitteilung als Datenblatt Kassenmeldung bereit; Sie tragen sie in ELSTER ein. Feldnamen und Reihenfolge folgen der Ausfüllanleitung des Bundesfinanzministeriums (Stand 02.12.2024).Anleitung
Verfahrensdokumentation der KasseWer mit clavenda bar kassiert, braucht eine Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie der Betrieb Kassenvorgänge erfasst, sichert und aufbewahrt. Bei einer Kassennachschau des Finanzamts legen Sie sie zusammen mit dem Änderungsprotokoll und den TSE-Daten vor. clavenda erstellt die Dokumentation je Betrieb vorausgefüllt als PDF; Sie prüfen sie, ergänzen die markierten Stellen und unterschreiben.Anleitung
Rechnungsempfänger nach Anzahlung korrigierenSie stellen eine Anzahlungsrechnung (und eine vorhandene Schlussrechnung) nachträglich an eine Firma oder eine andere Adresse aus. Die Software storniert die bisherigen Belege, stellt sie mit denselben Beträgen an den neuen Empfänger neu aus und ordnet bereits erhaltene Zahlungen, auch eine Online-Zahlung aus dem Buchungswidget, der neuen Anzahlungsrechnung zu.Anleitung
Hinterlegte Karte belastenHat der Gast auf der Buchungsseite seine Karte als Garantie hinterlegt, können Sie sie belasten, ohne dass er anwesend ist. Das geht immer nur auf eine ausgestellte Rechnung: auf die Rechnung oder Schlussrechnung zum Aufenthalt oder auf den Stornogebühr-Beleg nach einer Nichtanreise oder späten Stornierung.Anleitung

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