Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Rechnungs-Stammdaten sind gepflegt. Die Buchung enthält umsatzsteuerpflichtige Leistungen (Übernachtungen oder Artikel); die Kurtaxe allein reicht nicht.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klicken Sie auf Anzahlungsrechnung. Der Dialog "Rechnung erstellen" öffnet sich mit der Belegart Anzahlung und der Karte Anzahlung / Vorauszahlung.
Wählen Sie unter Neue Anzahlungsrechnung den Umfang: Voller Betrag, Prozent mit Prozentsatz (Standard 30, "% des USt-pflichtigen Gesamtbetrags") oder Fester Betrag mit Betrag (brutto) in Euro.
Klicken Sie auf Anzahlungsrechnung erstellen. Die Rechnung erscheint unter Rechnungen zu dieser Buchung mit dem Abzeichen Anzahlung; die Positionen des Gästekontos bleiben offen.
Senden Sie die Rechnung (Rechnung per Mail senden) und erfassen Sie den Zahlungseingang (Zahlung extern erfassen oder Zahlung am Terminal). Unter Aktive Anzahlungen steht sie danach mit "Bezahlt".
Nach dem Aufenthalt klicken Sie erneut auf Rechnung erstellen. Der Dialog öffnet sich mit der Belegart Schlussrechnung und dem Hinweis "Es besteht eine Anzahlung (DEMO-0001). Bitte über die Belegart Schlussrechnung abrechnen."
Prüfen Sie die aufgeführten Anzahlungen, entscheiden Sie mit Kurtaxe auf der Schlussrechnung erheben und klicken Sie auf Schlussrechnung erstellen. Die Schlussrechnung führt alle offenen Positionen auf und darunter "abzüglich Anzahlung(en) (Rechnung DEMO-0001)"; offen bleibt nur der Rest. Sie trägt das Abzeichen Schlussrechnung.
Alternative Wege
- Beim Anlegen der Buchung: Der Ablauf aus Sicht der Reservierung steht in Buchung mit Anzahlung anlegen.
- Online-Zahlung: Zahlt der Gast im Buchungswidget per Karte, entsteht die Anzahlungsrechnung automatisch; die Online-Zahlung erscheint als "Online-Vorauszahlung".
- Mehrere Anzahlungen: Sie können mehrere Anzahlungsrechnungen ausstellen; die Schlussrechnung setzt alle ab.
Die Anzahlungsrechnung ist keine Proforma, sondern eine Rechnung mit Umsatzsteuer nach Paragraph 14 Abs. 5 UStG; die Steuer entsteht mit dem Zahlungseingang. Sie wird nie geändert, nur storniert.
Solange eine Anzahlungsrechnung besteht, ist die Standardrechnung gesperrt: "Für diese Buchung besteht eine aktive Anzahlungsrechnung. Bitte eine Schlussrechnung erstellen (sie setzt die Anzahlung ab), keine normale Rechnung."
Die Kurtaxe ist nie Teil der Anzahlung; sie wird auf der Schlussrechnung erhoben, nur bei Privatgästen.
Die Zahlung bleibt an der Anzahlungsrechnung; die Schlussrechnung setzt die Anzahlung als Position ab, sie bucht kein Geld um.
Eine abgesetzte Anzahlungsrechnung lässt sich nicht direkt stornieren: "Diese Anzahlungsrechnung ist bereits auf einer Schlussrechnung abgesetzt. Bitte zuerst die Schlussrechnung stornieren."
Der Anzahlungsbetrag darf die umsatzsteuerpflichtige Gesamtleistung nicht übersteigen; die Schlussrechnung lehnt ab, wenn die Anzahlung in einem Steuersatz höher ist als die Leistung.