Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Rechnungs-Stammdaten sind gepflegt. Die Buchung enthält umsatzsteuerpflichtige Leistungen (Übernachtungen oder Artikel); die Kurtaxe allein reicht nicht.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, klicken Sie unter Rechnung erstellen auf Weitere Möglichkeiten und dann auf Anzahlungsrechnung. Der Dialog "Rechnung erstellen" öffnet sich mit der Belegart Anzahlung und der Karte Anzahlung / Vorauszahlung.
Wählen Sie unter Neue Anzahlungsrechnung den Umfang: Voller Betrag, Prozent mit Prozentsatz (Standard 30, "% des USt-pflichtigen Gesamtbetrags") oder Fester Betrag mit Betrag (brutto) in Euro.
Klicken Sie auf Anzahlungsrechnung erstellen. Die Meldung "Anzahlungsrechnung wurde erstellt." erscheint, und das PDF öffnet sich in einem neuen Tab; blockiert der Browser das, öffnen Sie es mit PDF öffnen in der Meldung. Die Rechnung erscheint unter Rechnungen zu dieser Buchung mit dem Abzeichen Anzahlung; die Positionen des Gästekontos bleiben offen.
Senden Sie die Rechnung (Rechnung per Mail senden) und erfassen Sie den Zahlungseingang (Zahlung extern erfassen oder Zahlung am Terminal). Unter Aktive Anzahlungen steht sie danach mit "Bezahlt".
Nach dem Aufenthalt klicken Sie erneut auf Rechnung erstellen. Der Dialog öffnet sich mit der Belegart Schlussrechnung und dem Hinweis "Es besteht eine Anzahlung (DEMO-0001). Bitte über die Belegart Schlussrechnung abrechnen."
Prüfen Sie die aufgeführten Anzahlungen, entscheiden Sie mit Kurtaxe auf der Schlussrechnung erheben und klicken Sie auf Schlussrechnung erstellen. Die Schlussrechnung führt alle offenen Positionen auf und darunter "abzüglich Anzahlung(en) (Rechnung DEMO-0001)"; offen bleibt nur der Rest. Sie trägt das Abzeichen Schlussrechnung; auch hier öffnet sich das PDF nach dem Erstellen.
Prüfen Sie den Steuerblock unter den Positionen. Er hat drei Teile, je Steuersatz: Gesamtleistung (Nettobetrag und "USt 7 % auf ..." für die ganze Leistung), abzüglich Anzahlung(en) mit Rechnungsnummer und Datum der Anzahlungsrechnung (Netto und USt, die dort ausgewiesen sind) und Verbleibend (Netto, USt, Kurtaxe und Zahlbetrag). Bei voller Vorauszahlung steht unter Zahlbetrag 0,00 €; die Umsatzsteuer der Gesamtleistung ist trotzdem ausgewiesen, so kann ein Firmenkunde die Vorsteuer belegen.
Alternative Wege
- Beim Anlegen der Buchung: Der Ablauf aus Sicht der Reservierung steht in Buchung mit Anzahlung anlegen.
- Online-Zahlung: Zahlt der Gast im Buchungswidget per Karte, entsteht die Anzahlungsrechnung automatisch; die Online-Zahlung erscheint als "Online-Vorauszahlung". Die Buchung trägt dann im Buchungsdetail, im Panel und in Anreisen & Abreisen das grüne Abzeichen Online bezahlt (143,60 €): beim Check-in und Check-out nichts mehr kassieren. Hat der Gast alles online bezahlt, lautet die Schlussrechnung auf 0,00 € und steht wie die Anzahlung auf Bezahlt; Sie müssen keine Zahlung mehr verbuchen.
- Mehrere Anzahlungen: Sie können mehrere Anzahlungsrechnungen ausstellen; die Schlussrechnung setzt alle ab.
- Falscher Empfänger: Soll die Anzahlung (und eine Schlussrechnung) an eine Firma oder eine andere Adresse gehen, nutzen Sie Empfänger korrigieren im Tab Folio & Rechnung (Rechnungsempfänger nach Anzahlung korrigieren).
Die Anzahlungsrechnung ist keine Proforma, sondern eine Rechnung mit Umsatzsteuer nach Paragraph 14 Abs. 5 UStG; die Steuer entsteht mit dem Zahlungseingang. Sie wird nie geändert, nur storniert.
Solange eine Anzahlungsrechnung besteht, ist die Standardrechnung gesperrt: "Für diese Buchung besteht eine aktive Anzahlungsrechnung. Bitte eine Schlussrechnung erstellen (sie setzt die Anzahlung ab), keine normale Rechnung."
Die Kurtaxe ist nie Teil der Anzahlung; sie wird auf der Schlussrechnung erhoben, nur bei Privatgästen.
Die Zahlung bleibt an der Anzahlungsrechnung; die Schlussrechnung setzt die Anzahlung als Position ab, sie bucht kein Geld um.
Eine Rechnung über 0,00 € gilt als bezahlt: Sie erscheint nicht unter dem Filter Offen der Rechnungsliste, nicht in den offenen Posten und nicht im Mahnwesen. Nach einer ausgestellten Schlussrechnung entfällt der Hinweis "Es besteht eine Anzahlung …" im Tab Folio & Rechnung.
Eine abgesetzte Anzahlungsrechnung lässt sich nicht direkt stornieren: "Diese Anzahlungsrechnung ist bereits auf einer Schlussrechnung abgesetzt. Bitte zuerst die Schlussrechnung stornieren."
Der Anzahlungsbetrag darf die umsatzsteuerpflichtige Gesamtleistung nicht übersteigen; die Schlussrechnung lehnt ab, wenn die Anzahlung in einem Steuersatz höher ist als die Leistung.
Die Umsatzsteuer der Anzahlung wurde schon mit der Anzahlungsrechnung erklärt. Im DATEV-Export und in den Kennzahlen zählt die Schlussrechnung deshalb nur den Rest; die Steuer wird nicht doppelt gezählt.
Eine Schlussrechnung über 0,00 € gilt als bezahlt: Sie steht in der Rechnungsliste unter Bezahlt und wird nicht gemahnt.
Bei der E-Rechnung (ZUGFeRD) für Firmen stehen die Gesamtleistung mit ihrer Umsatzsteuer und die abgesetzten Anzahlungen als bereits gezahlter Betrag im Datensatz, die Einzelheiten der Anzahlungsrechnungen im Hinweistext.
Schlussrechnungen, die vor dieser Umstellung (Oktober 2026) ausgestellt wurden, behalten ihr bisheriges Bild mit dem Steuerblock nur über den Rest. Zusammen mit der Anzahlungsrechnung sind sie vollständig; geändert werden sie nicht.