Pensionssoftware:
Belegung, Portale und Rechnung in einem System – ohne Zettelwirtschaft
Eine Pension, ein Gästehaus oder ein Hotel garni lebt von wenigen Handgriffen am Tag: Anreisen sehen, Zimmer vergeben, Frühstück planen, Rechnung schreiben, Booking.com aktuell halten. Wenn jeder dieser Handgriffe in einem anderen Programm, einem Kalender und einem Ordner steckt, kostet er Zeit, die am Frühstücksbuffet fehlt. clavenda fasst alles in einem Browserfenster zusammen: Belegungsplan, Portale, eigene Online-Buchung, Rechnung mit DATEV-Export, Gästebeitrag und Kurtaxe. Festpreis je Haus ab 249 € im Monat, unbegrenzt viele Benutzer, kein Server, keine Installation.
Für wen
Für wen diese Seite ist
Für inhabergeführte Häuser mit bis zu 25 Zimmern, in denen die Inhaberin oder der Inhaber selbst an der Rezeption steht: Frühstückspensionen, Gästehäuser, Hotels garni, Landgasthöfe mit Zimmern, Ferienpensionen in Kurorten. Wer mehr Zimmer, ein Restaurant mit eigener Kasse oder mehrere Häuser hat, findet die passende Übersicht unter Hotelsoftware für kleine Hotels.
Im Alltag
Was eine Pension täglich braucht
Belegungsplan, der auf dem Tablet funktioniert.
Anreisen, Abreisen, freie Zimmer und Optionen auf einen Blick, Ziehen und Ablegen, Sperren für Renovierung oder Eigenbedarf. Auch vom Sofa aus, wenn abends noch eine Anfrage kommt. → Belegungsplan
Booking.com, Expedia und HRS ohne doppelte Pflege.
Verfügbarkeit und Preise gehen automatisch an die Portale, Buchungen kommen automatisch zurück. Keine Doppelbuchung, kein nächtliches Nachtragen. → Portale
Eigene Online-Buchung auf der Website.
Jede Direktbuchung spart die Portalprovision von 15 bis 18 %. Die Buchungsmaske ist in einem Nachmittag eingebaut, Zahlung per Karte inklusive. → Online-Buchung · Ratgeber: Weniger Provision zahlen
Gästebeitrag und Kurtaxe ohne Formularstapel.
Seit 2025 füllen deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr aus. Den Gästebeitrag für die Kurverwaltung erfasst clavenda in der Buchung; für ausländische Gäste druckt es den Meldeschein zur Unterschrift aus und hält fest, dass er unterschrieben vorliegt. → Buchung und Check-in · Ratgeber: Kurtaxe richtig abrechnen
Rechnung, die der Steuerberater durchwinkt.
Rechnung an Gast oder Firma, Frühstück und Extras als Positionen, Storno statt Löschen, fortlaufende Nummern, am Monatsende ein DATEV-Buchungsstapel. → Rechnung
Frühstücksliste und Housekeeping.
Die Tagesliste „Frühstück“ zeigt der Küche je Zimmer Erwachsene, Kinder, Frühstück inklusive oder nicht und die Hinweise aus den Gastnotizen, ohne Preise, zum Ausdrucken. Housekeeping sieht, welche Zimmer heute frei werden – ohne Zettel am Kühlschrank.
Ohne Ballast
Was Sie nicht brauchen und deshalb nicht bezahlen
- Keine Lizenz je Benutzer: Inhaber, Aushilfe und Reinigungskraft arbeiten im selben Konto.
- Keine Restaurant- oder Barkasse, wenn Sie keine haben; bei Bedarf kommt Kasse & TSE als Modul für 29 € je Monat dazu (zum Beispiel für Getränke und Frühstück für externe Gäste).
- Kein Revenue-Management, kein Yield-Modul mit 20 Regeln; Saisonpreise (Preis-Matrix) und Mindestaufenthalte (Restriktion im Inventar) reichen und sind in der Lizenz enthalten.
- Kein Server, kein Windows-Rechner, keine Wartungspauschale: Hosting, Backups und Updates sind im Preis.
Preis
Was eine Pension bei clavenda zahlt
| Haus | Lizenz | Portale | Zusatz | Monat netto |
|---|---|---|---|---|
| Frühstückspension, 12 Zimmer, nur Booking.com | S 249 € | Start 49 € | kein Zusatzmodul | 298 € |
| Gästehaus, 18 Zimmer, Booking.com + Expedia | S 249 € | Plus 79 € | kein Zusatzmodul | 328 € |
| Hotel garni, 24 Zimmer, zwei Portale, 6 Mitarbeiter | S 249 € | Plus 79 € | Zeiterfassung 49 € | 377 € |
Enthalten: Belegungsplan, Buchung und Check-in, Online-Buchungsstrecke, Zahlungen, Rechnung und Buchhaltung, Berichte und Meldungen, Housekeeping, Dienstplan, Basis-Support, Hosting und Backups, unbegrenzt viele Benutzer. 24 Monate Preisgarantie, danach monatlich kündbar mit 15 % Treuerabatt. Einrichtung und Datenübernahme einmalig nach Aufwand, das Angebot kommt vor dem Vertrag. Alle Preise öffentlich auf der Preisseite.
Umstieg
Umstieg vom Kalender, von Excel oder von der alten Software
Viele Pensionen arbeiten mit einem Buchungskalender, Excel oder einer Software, die seit zehn Jahren auf dem Rechner im Büro läuft. Der Umstieg läuft in vier Wochen mit festem Ansprechpartner: Woche 1 Kick-off und Erfassungsbögen, Woche 2 Einrichtung und Übernahme Ihrer Gäste und Firmen, Woche 3 Probelauf und Einweisung, Woche 4 Start-Tag, an dem die Portale auf clavenda wechseln. Alte Rechnungen bleiben im Altsystem – dafür ziehen Sie vor dessen Vertragsende einen vollständigen Export (Aufbewahrungspflicht); ab dem Start-Tag entstehen Rechnungen nur noch in clavenda. Wie die Datenübernahme im Einzelnen abläuft: Hotelsoftware wechseln ohne Buchungsverlust.
- 1Woche 1Kick-off, Zugänge und Erfassungsbögen
- 2Woche 2Einrichtung von Zimmern, Preisen und Portalen, Übernahme Ihrer Gäste und Firmen aus dem Altsystem
- 3Woche 3Probelauf und Einweisung des Teams
- 4Woche 4Start-Tag, an dem die Portale auf clavenda wechseln
Danach eine Woche Nachbetreuung.
Im Einsatz
Aus der Praxis
„Seit clavenda pflegen wir nichts mehr doppelt. Was uns am Monatsende früher Tage gekostet hat, liegt jetzt fertig in der Buchhaltung. Und wenn etwas fehlt, ruft jemand zurück, der die Software selbst gebaut hat.“
Zwei Häuser in Ostwestfalen, ein Privathotel und ein Boardinghouse, arbeiten täglich mit clavenda. Für Häuser zwischen Bielefeld und Hannover kommen wir zur Einführung vor Ort.
Lohnt sich eine Pensionssoftware schon bei 10 Zimmern?
Ja, sobald Sie auf mindestens einem Portal gelistet sind oder Firmengäste mit Rechnung haben. Ab dann spart ein System, das Belegung, Portale und Rechnung zusammenhält, mehr Zeit, als es kostet. Unter 10 Zimmern reicht oft ein Buchungskalender.
Was kostet Software für eine Pension?
Bei clavenda 249 € je Monat für bis zu 25 Zimmer, netto. Die Portalanbindung kostet ab 49 €, Zeiterfassung 49 €, Kasse & TSE 29 € je Monat. Keine Kosten je Benutzer. Einrichtung einmalig nach Aufwand.
Ich habe nur Booking.com. Brauche ich einen Channel-Manager?
Ja, sonst pflegen Sie Verfügbarkeit und Preise doppelt. Die Stufe „Start“ für 49 € verbindet ein Portal, „Plus“ für 79 € zwei und „Pro“ für 119 € bis zu fünf; jedes weitere Portal darüber kostet 19 €.
Kann ich das Frühstück auf die Rechnung setzen?
Ja. Frühstück, Parkplatz, Haustier oder Getränke sind Positionen mit eigenem Steuersatz; Übernachtung und Frühstücksspeisen 7 %, Getränke 19 %, die Rechnung schlüsselt automatisch je Satz auf. Für eine echte Barkasse mit TSE gibt es das Modul Kasse & TSE.
Wie läuft das mit Meldeschein und Kurtaxe?
Deutsche Gäste müssen seit 1.1.2025 keinen Meldeschein mehr ausfüllen. Für ausländische Gäste druckt clavenda den Meldeschein zur Unterschrift aus und hält im System fest, dass er vorliegt. Gästebeitrag und Kurtaxe werden in der Buchung erfasst und für die Kurverwaltung ausgewertet.
Kann ich clavenda vom Handy oder Tablet bedienen?
Ja. clavenda läuft im Browser, ohne App-Installation; der Belegungsplan und die Buchung sind für Tablet und Handy ausgelegt. Hosting und Backups sind enthalten, die Server stehen in der EU.
Zum Weiterlesen
Aus dem Ratgeber.
Weniger Provision zahlen: Direktbuchungen über die eigene Website
Portale kosten schnell 15 Prozent und mehr vom Zimmerpreis.
LesenKurtaxe richtig abrechnen: Befreiungen, Kinder, Geschäftsreisende
Kurbeitrag, Gästebeitrag, Bettensteuer: Für den Gast ist alles "Kurtaxe", rechtlich sind es verschiedene Abgaben mit eigenen Regeln.
LesenSehen Sie clavenda an Ihrem eigenen Belegungsplan
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