Zeiterfassung kommt: ein Terminal, die Cloud und kein Windows-Rechner im Keller

Im Werre Quartier steht abends niemand am Tresen. Im Privathotel Stickdorn gibt es Frühstück, also frühe Schichten. Und manche Aufgaben erledigen Menschen, die in beiden Häusern arbeiten. Wer wann gearbeitet hat, muss in beiden Häusern verlässlich festgehalten werden. Deshalb bauen wir eine Zeiterfassung in clavenda.

Ich schreibe hier auf, was wir vorhaben, was wir schon entschieden haben und was noch offen ist. Einen Liefertermin nenne ich nicht. Wie im Beitrag "Woran wir 2027 arbeiten": Ein Termin, den wir nicht halten können, ist schlimmer als keiner.

Warum Zeiterfassung schon heute Pflicht ist

Viele Hoteliers warten auf "das neue Gesetz". Die Pflicht gibt es aber bereits.

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden (Rechtssache C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Konsequenz für Deutschland gezogen. Arbeitgeber sind schon nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden zu erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gericht nicht vor. Papier ist nach dieser Entscheidung nicht verboten.

Was die Reform des Arbeitszeitgesetzes vorsieht

Die Bundesregierung will das gesetzlich ausgestalten. Union und SPD haben im Koalitionsvertrag vereinbart, eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit zu ermöglichen. Arbeitsministerin Bärbel Bas hat angekündigt, dass eine elektronische Zeiterfassung diese Flexibilisierung begleiten soll.

Am 18. Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf vorgelegt. Nach Auswertungen von Fachanwälten sieht er im Kern vor:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden elektronisch aufgezeichnet, und zwar am Tag der Arbeitsleistung.
• Die Aufzeichnung darf an Beschäftigte delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Es gibt gestaffelte Übergangsfristen, für kleinere Betriebe länger als für große.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auf Papier aufzeichnen dürfen.
• Die wöchentliche Höchstarbeitszeit soll nur über Tarifverträge möglich werden.

Der DEHOGA hat den Entwurf scharf kritisiert, vor allem weil die Flexibilität an eine Tarifbindung geknüpft ist. Stand Mitte September 2026 ist uns kein Kabinettsbeschluss bekannt. Berichten zufolge war die Reform nicht Teil des Pakets, auf das sich der Koalitionsausschuss Anfang Juli verständigt hat. Ob, wann und in welcher Form das Gesetz kommt, ist offen. Die Details oben können sich also noch ändern.

Für uns ändert das wenig. Die Pflicht zur Erfassung besteht nach dem BAG ohnehin. Und die Richtung des Entwurfs ist eindeutig: elektronisch und tagesaktuell.

Warum Hotels und Gastronomie besonders genau hinschauen müssen

Im Gastgewerbe gelten schon heute Pflichten, die in anderen Branchen nicht oder nur teilweise greifen.

Mindestlohndokumentation. § 17 Mindestlohngesetz verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Das gilt für alle Minijobber, egal in welcher Branche. Und es gilt für alle Beschäftigten in den Branchen, die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht ausdrücklich in dieser Liste.

Sofortmeldung. In denselben Branchen muss der Arbeitgeber neue Beschäftigte spätestens bei Arbeitsaufnahme sofort an die Rentenversicherung melden. Das gilt unabhängig von Art und Umfang der Beschäftigung, also auch für die Aushilfe am Samstag.

Schichten, Teilzeit, Aushilfen. Ein kleines Hotel hat selten feste Bürozeiten. Frühstück, Rezeption, Housekeeping und Spätdienst überlappen. Teilzeitkräfte tauschen Schichten, Minijobber springen kurzfristig ein. Genau hier entstehen Lücken: Die Schicht war im Dienstplan von sieben bis zwölf, tatsächlich ging sie bis halb eins. Wer das nicht erfasst, hat bei einer Prüfung durch den Zoll keine belastbaren Zahlen.

Was wir bauen: ein Terminal, das direkt mit der Cloud spricht

Gestempelt wird an einem Terminal an der Wand. Wir haben uns für das Datafox EVO 3.5 Pure entschieden. Nach Herstellerangaben hat es ein 3,5-Zoll-Farbdisplay mit Touch, einen integrierten RFID-Leser für gängige Transpondertechniken, LAN und WLAN, Schutzart IP54 und wird in Geisa in Thüringen gefertigt.

Entscheidend für uns war ein Punkt: Das Terminal kann per HTTPS kommunizieren. Es spricht damit direkt mit clavenda in der Cloud. Es braucht keinen Windows-Rechner im Keller, auf dem eine Brückensoftware läuft, die Buchungen einsammelt und weiterreicht.

Das klingt nach einem technischen Detail. Für ein kleines Haus ist es keins. Ein Rechner, der nur für die Stempeluhr läuft, muss Updates bekommen, darf nicht ausgeschaltet werden und fällt genau dann aus, wenn niemand von der IT im Haus ist. Im Werre Quartier gibt es niemanden, der nachts nachsieht, warum der Rechner im Abstellraum hängt. Aus demselben Grund haben wir übrigens auch eine Anbindung von Türkarten und Schließsystemen verworfen, die eine solche lokale Windows-Brücke vorausgesetzt hätte.

Warum kein Fingerabdruck

Das EVO 3.5 Pure gibt es optional mit Fingerprint-Modul. Wir nutzen es nicht, und clavenda wird Fingerabdruck-Terminals nicht unterstützen.

Ein Fingerabdruck ist ein biometrisches Datum. Art. 9 DSGVO verbietet die Verarbeitung biometrischer Daten zur eindeutigen Identifizierung grundsätzlich und lässt sie nur in engen Ausnahmen zu. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat am 4. Juni 2020 (10 Sa 2130/19) entschieden, dass eine Zeiterfassung per Fingerabdruck ohne Einwilligung des Beschäftigten in der Regel nicht erforderlich und damit unzulässig ist. Das galt dort sogar, obwohl das System nur Merkmale des Abdrucks und nicht das ganze Bild speicherte. Die Abmahnung gegen die beschäftigte Person, die sich geweigert hatte, musste aus der Personalakte entfernt werden. Eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage ist uns nicht bekannt.

Man könnte mit Einwilligung arbeiten. Aber eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist nur wirksam, wenn sie freiwillig ist, und sie kann jederzeit widerrufen werden. Dann braucht es ohnehin einen zweiten Weg. Wir halten es für ehrlicher, gleich auf den zweiten Weg zu setzen. Ein verlorener Ausweis lässt sich ersetzen. Ein Finger nicht.

Warum keine günstigen Terminals

Es gibt deutlich günstigere Stempeluhren. Wir haben Geräte ohne verlässliche Dokumentation und ohne erreichbaren Support ausgeschlossen. Nicht wegen des Preises, sondern wegen dieser Lücken.

Das hat einen praktischen Grund. Eine Zeiterfassung ist ein Nachweis gegenüber Beschäftigten, Zoll und im Streitfall dem Arbeitsgericht. Wenn wir nicht genau wissen, wie ein Gerät Buchungen speichert, überträgt und bei einem Netzausfall behandelt, können wir auch nicht dafür geradestehen, dass am Ende die richtigen Zeiten im System stehen.

Die Frage, die wir zuerst entscheiden: eine Person, zwei Häuser

clavenda ist mandantenfähig. Jedes Haus ist ein eigener Mandant mit strikt getrennten Daten. Das ist bei Rechnungen, Gästen und Buchungen genau richtig, und daran rütteln wir nicht.

Bei der Zeiterfassung stoßen wir damit auf eine echte Frage. Nehmen Sie als Beispiel eine Mitarbeiterin, die morgens im Privathotel Stickdorn beim Frühstück arbeitet und nachmittags im Werre Quartier aushilft. Sie ist eine Person. Ihre Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten zählen über beide Häuser. Wenn jedes Haus nur seine eigenen Stunden sieht, sieht niemand, dass sie an einem Tag zusammen auf elf Stunden kommt.

Wie wir das lösen, ohne die Trennung der Mandanten aufzuweichen, ist noch nicht entschieden. Wir haben diese Frage bewusst an den Anfang gestellt. Eine falsche Grundentscheidung hier ließe sich später nur mit großem Aufwand korrigieren, und sie berührt genau den Punkt, den wir Ihnen bei den Gästedaten versprechen: keine Vermischung zwischen Häusern. Wenn wir eine Lösung haben, schreiben wir hier auf, wie sie aussieht und warum.

Und der Dienstplan?

clavenda hat bereits einen Dienstplan. Die Zeiterfassung soll daran angebunden werden, damit geplante und tatsächlich gearbeitete Zeiten nebeneinander sichtbar sind. Das ist die Absicht, nicht der heutige Stand. Wie genau Abweichungen angezeigt werden, beschreiben wir erst, wenn es gebaut und in unseren beiden Häusern im Einsatz ist.

Was Sie bis dahin tun können

Sie müssen nicht auf uns warten, und Sie sollten es auch nicht. Die Pflicht zur Erfassung gilt heute. Drei Dinge helfen sofort:

1. Erfassen Sie Beginn, Ende und Pausen für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Eine Tabelle ist besser als nichts, wenn sie zeitnah geführt wird.
2. Prüfen Sie, ob Sofortmeldungen für Aushilfen wirklich vor der ersten Schicht rausgehen.
3. Wenn Sie ein Terminal anschaffen, fragen Sie nach, ob es eine lokale Software auf einem eigenen Rechner braucht und ob biometrische Daten im Spiel sind.

Wenn es bei uns Neuigkeiten gibt, lesen Sie sie hier. Ohne Termin, aber mit dem, was tatsächlich fertig ist.

Quellen

1. EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 (CCOO) Quelle
2. BAG, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 Quelle
3. LTO, Bas kündigt Entwurf für Arbeitszeitgesetz an, Koalitionsvertrag zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit, Mai 2026 Quelle
4. Osborne Clarke, Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026, Auswertung vom 6. Juli 2026 Quelle
5. DEHOGA Berlin, Stellungnahme zum Referentenentwurf, 24. Juni 2026 Quelle
6. Bericht zum Verfahrensstand der Arbeitszeitreform, 20. August 2026 (Sekundärquelle) Quelle
7. § 17 MiLoG, Aufzeichnungspflichten, und § 2a SchwarzArbG, Branchenliste Quelle
8. Deutsche Rentenversicherung, Lexikon Sofortmeldung Quelle
9. Arbeitsgericht Berlin, Pressemitteilung zu LAG Berlin-Brandenburg, 4. Juni 2020, 10 Sa 2130/19 Quelle
10. Datafox, Produktübersicht EVO 3.5 Pure Quelle