Hotelsoftware für kleine Hotels:
ein System, ein Preis, kein Server im Keller
Wer ein Haus mit 15 bis 90 Zimmern führt, braucht keine Kettensoftware mit 300 Funktionen und drei Schulungstagen. Sie brauchen einen Belegungsplan, der am Morgen in zehn Sekunden zeigt, wer kommt und wer geht, Portale, die sich von selbst abgleichen, eine Rechnung, die der Steuerberater ohne Nachfrage verbucht, und eine Zeiterfassung, die dem Zoll standhält. clavenda ist genau dafür gebaut: eine Cloud-Hotelsoftware aus Bad Oeynhausen, Festpreis je Haus ab 249 € im Monat, unbegrenzt viele Benutzer, Server in der EU.
Anforderungen
Was ein kleines Hotel von seiner Software braucht – und was nicht
Große Systeme sind für Häuser gebaut, in denen Rezeption, Revenue-Management und Buchhaltung getrennte Abteilungen sind. In einem inhabergeführten Hotel macht das alles dieselbe Person, oft zwischen Frühstück und Check-in. Deshalb entscheidet nicht die Funktionsliste, sondern wie viele Klicks der Alltag kostet.
Das muss die Software können
- Belegungsplan mit Ziehen und Ablegen, Optionen mit Frist, Gruppen, Sperren
- Portale (Booking.com, Expedia, HRS) ohne doppelte Pflege, keine Doppelbuchungen
- Eigene Online-Buchung auf der Website, damit nicht jede Buchung 15 bis 18 % Provision kostet
- Rechnung an Gast oder Firma, Sammelrechnung, E-Rechnung, GoBD-konform, DATEV-Export
- Gästebeitrag und Kurtaxe digital, Meldeschein für ausländische Gäste
- Zeiterfassung und Dienstplan für das Team, Nachweis nach § 17 Mindestlohngesetz
- Bedienung im Browser, auch auf dem Tablet an der Rezeption
Das brauchen Sie nicht zu bezahlen
- Lizenzen je Benutzer oder je Mitarbeiter
- Einen Windows-Rechner im Keller mit Wartungsvertrag
- Ein zweites Tool für Zeiterfassung, ein drittes für den Channel-Manager
- Ein Revenue-Management-Modul, das Sie nie öffnen
Preis
Festpreis je Haus statt Preis je Zimmer, Benutzer oder Mitarbeiter
Die meisten Anbieter rechnen je Zimmer, je Benutzer oder je Mitarbeiter ab. Bei einem Haus mit 40 Zimmern, drei Rezeptionskräften und 25 Beschäftigten summiert sich das schnell auf 500 bis 900 € im Monat – mit Wartung und Schnittstellen. clavenda hat drei Lizenzstufen nach Zimmerzahl, alles andere ist enthalten oder ein fester Modulpreis je Haus.
| Haus | Lizenz | Portale (bis 2) | Zeiterfassung | Monat netto |
|---|---|---|---|---|
| Pension, 18 Zimmer | S 249 € | 79 € | nicht gebucht | 328 € |
| Hotel garni, 40 Zimmer | M 329 € | 79 € | 49 € | 457 € |
| Hotel mit Restaurant, 70 Zimmer | L 429 € | 79 € | 49 € | 557 € |
Unbegrenzt viele Benutzer, Basis-Support enthalten, Hosting und Backups enthalten, 24 Monate Laufzeit. Das Onboarding ist einmalig und wird vor Vertragsschluss beziffert, zum Beispiel 2.900 € für den Umzug eines Hauses mit Übernahme aller Buchungen. Alle Preise öffentlich – rechnen Sie Ihr Haus auf der Preisseite durch.
Im Alltag
Der Tag im Hotel – und wo clavenda Zeit spart
Morgens
Anreisen und Abreisen auf einen Blick.
Der Belegungsplan zeigt Anreisen, Abreisen, offene Optionen und Zimmerstatus. Housekeeping sieht auf dem Tablet, welche Zimmer frei sind, ohne Zettel am Brett.
Tagsüber
Buchungen aus allen Kanälen an einem Ort.
Ob Booking.com, die eigene Website oder das Telefon: jede Buchung landet im selben Plan, Verfügbarkeit und Preise gehen automatisch an die Portale. Die eigene Buchungsstrecke ist in einem Nachmittag auf Ihrer Website eingebaut.
Beim Check-in
Gästebeitrag und Meldeschein in einer Minute.
Seit 2025 füllen deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr aus; der Gästebeitrag für die Kurverwaltung und der Meldeschein für ausländische Gäste bleiben. clavenda erfasst beides in der Buchung, druckt den Meldeschein zur Unterschrift und liefert den Export für die Kurverwaltung.
Beim Check-out
Rechnung, die der Steuerberater nicht zurückschickt.
Rechnung an Gast, Firma oder freie Adresse, Sammelrechnung für Monteure, E-Rechnung für Firmenkunden, Storno statt Löschen, fortlaufende Nummern. Am Monatsende ein DATEV-Buchungsstapel statt Belegsortieren.
Für das Team
Stempeln statt Stundenzettel.
Zeiterfassung mit PIN am Tablet oder Terminal, Dienstplan, Plan-Ist-Vergleich, Monatsabschluss und Export an die Lohnbuchhaltung – 49 € je Haus, egal ob 8 oder 40 Beschäftigte.
Umstieg
Umstieg in vier Wochen – wir übernehmen Ihre Daten
Der häufigste Grund, bei alter Software zu bleiben, ist die Angst vor dem Wechsel. Deshalb läuft der Umstieg bei clavenda nach einem festen Vier-Wochen-Plan mit einem festen Ansprechpartner.
Für den Betrieb am Empfang reichen Zimmer, Preise, Rechnung und Team – Buchungsseite und Portale lassen sich auch später zuschalten. Wie das im Detail aussieht: Hotelsoftware wechseln ohne Buchungsverlust.
- 1Woche 1Kick-off, Zugänge und Erfassungsbögen
- 2Woche 2Einrichtung von Zimmern, Preisen und Portalen, Übernahme Ihrer Gäste und Firmen aus dem Altsystem
- 3Woche 3Probelauf und Einweisung des Teams
- 4Woche 4Start-Tag, an dem die Portale auf clavenda wechseln
Danach eine Woche Nachbetreuung.
Im Einsatz
Zwei Häuser aus Ostwestfalen arbeiten täglich damit
„Seit clavenda pflegen wir nichts mehr doppelt. Was uns am Monatsende früher Tage gekostet hat, liegt jetzt fertig in der Buchhaltung. Und wenn etwas fehlt, ruft jemand zurück, der die Software selbst gebaut hat.“
Ein Privathotel und ein Boardinghouse, zwei Betriebsarten, ein System: Zwei Häuser, zwei Betriebsarten, ein System. Für Häuser zwischen Bielefeld und Hannover kommen wir zur Einführung vor Ort.
Ab wie vielen Zimmern lohnt sich clavenda?
Ab etwa 15 Zimmern. Darunter reicht oft ein Buchungskalender; ab 15 Zimmern mit Portalen, Firmenkunden und Personal rechnet sich ein System, das alles zusammenhält. Die Lizenz S deckt bis 25 Zimmer ab.
Was kostet Hotelsoftware für ein kleines Hotel?
Bei clavenda 249 € je Monat für bis zu 25 Zimmer, 329 € bis 50 und 429 € bis 90 Zimmer, netto. Portale ab 49 €, Zeiterfassung 49 € je Haus. Keine Kosten je Benutzer oder Mitarbeiter. Das Onboarding ist einmalig und wird vor Vertragsschluss beziffert.
Brauche ich einen eigenen Server oder Windows-Rechner?
Nein. clavenda läuft im Browser auf jedem Rechner und Tablet. Hosting, Backups und Updates sind enthalten, die Server stehen in der EU.
Kann ich meine Buchungen aus der alten Software mitnehmen?
Ja. Beim Umzugspaket übernehmen wir alle offenen Buchungen, Gäste- und Firmendaten aus dem Altsystem. Der Wechsel dauert vier Wochen, die alte Software bleibt so lange parallel lesbar.
Funktioniert clavenda mit Booking.com, Expedia und HRS?
Ja, über den integrierten Channel-Manager. Verfügbarkeiten und Preise werden automatisch abgeglichen, Buchungen landen direkt im Belegungsplan. Weitere Portale auf Anfrage.
Ist die Zeiterfassung für ein kleines Hotel Pflicht?
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen im Gastgewerbe nach § 17 Mindestlohngesetz aufgezeichnet werden; der Zoll prüft das. Ein elektronisches System ist im Gesetzentwurf der Bundesregierung vorgesehen, aber noch nicht beschlossen. Mit clavenda ist die Erfassung ohne Zusatz-Tool enthalten.
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Aus dem Ratgeber.
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LesenSehen Sie clavenda an Ihrem eigenen Belegungsplan
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