Clavenda ist das Hotelsystem für inhabergeführte Häuser mit 15 bis 90 Zimmern. Belegungsplan, Portalanbindung und DATEV-Export in einer Oberfläche – aber ohne Ladebalken.
Drei Dinge kosten in kleinen Häusern jeden Tag Zeit. Keines davon ist ein Personalproblem – alle drei sind ein Softwareproblem. Genau dafür wurde Clavenda gebaut.
Doppelte Pflege
Preise und Verfügbarkeiten werden im System gepflegt und danach noch einmal in jedem Portal. Jede Abweichung endet früher oder später in einer Überbuchung – und die kostet mehr als eine Nacht.
Rückläufer vom Steuerberater
Kurtaxe falsch ausgewiesen, Storno ohne Beleg, Splittrechnung von Hand nachgebaut. Am Monatsende sitzt das Sekretariat an Dingen, die die Software hätte erledigen müssen.
Stillstand
Die Altsoftware bekommt seit Jahren keine echten Neuerungen mehr, der Support antwortet in Ticketnummern, und für jede Schnittstelle kommt ein neues Angebot.
Der ganze Tag steht auf einem Bildschirm.
Links Nummer, Zimmertyp und Etage in fester Flucht, rechts die Zeitachse. Der Balken trägt den Status als Farbe. Buchungen lassen sich ziehen, verlängern und kurz ablegen, wenn die Zimmerzuordnung noch offen ist. Wer ein Zimmer sperrt, blockiert es im selben Moment auf allen Portalen.
app.clavenda.de/belegungsplan
Belegungsplan
Woche 35 · 30 Zimmer · 26 belegt
‹›20. – 29. August 2026HeuteWoche2 WochenMonatPrivathotel StickdornAlle Portale synchron
Nr.ZimmertypEtage
Mo20.
Di21.
Mi22.
Do23.
Fr24.
Sa25.
So26.
Mo27.
Di28.
Mi29.
Do30.
Fr31.
Sa1.
So2.
4DZ Classic1. OG
Fam. Bertram
Fam. Osthoff
5DZ Classic1. OG
P. van Dijk
T. Adenauer
6EZ Classic1. OG
J. Bergmann
Grewe GmbH
7EZ Classic1. OG
A. Röder
8DZ Classic1. OG
nicht sauber
Fam. Käufer
9DZ Classic1. OG
S. Kühne
10DZ Classic1. OG
Müller GmbH · N. Kirchner
H. Lindemann
11DZ Comfort1. OG
W. Straßburger
15DZ Comfort2. OG
Dr. Ohlmeier
16DZ Classic2. OG
N. Kirchner
Fam. Hüttemann
17DZ Classic2. OG
Fam. Weerts
18DZ Classic2. OG
Sperrung · Malerarbeiten
BestätigtEingechecktAusgechecktGesperrtSchloss = fest an das Zimmer gebundene Buchung
Sechs Bereiche, ein System.
Belegungsplan
Drag & Drop, zwei Dichten für Überblick und Detailarbeit, Zimmersperren, die sofort auf allen Portalen greifen.
Buchung & Check-in
Die Tagesliste zeigt jeden Morgen, wer kommt und wer geht. Der Meldeschein liegt vorausgefüllt bereit, Firmenprofile hängen am Gast.
Portalanbindung
Booking.com, HRS und Expedia aus einer Pflege heraus. Buchungen und Stornos laufen automatisch ein. Bis fünf Portale je Haus in der Stufe Pro, jedes weitere 19 €.
Zahlungen
Der offene Saldo steht an der Buchung, nicht in einer zweiten Liste. Karte hinterlegen, Betrag blockieren, bei berechtigtem Storno erstatten.
Rechnung & Buchhaltung
Jede Position trägt ihren Steuersatz. Splittrechnung, E-Rechnung im B2B-Geschäft und DATEV-Export ohne Zusatzmodul.
Online-Buchungsstrecke
Fünf Schritte auf der eigenen Website, in den Farben des Hauses statt in denen von Clavenda. Mehrere Zimmer in einer Buchung, jedes mit eigener Rate. Provisionsfrei.
Verfügbarkeiten, Preise und Restriktionen stehen an einer Stelle im System. Von dort trägt Clavenda sie in alle angebundenen Portale ein. Eingehende Buchungen landen im Belegungsplan, Stornierungen geben das Zimmer automatisch wieder frei.
Abgerechnet wird je Haus – wer nur ein Portal braucht, zahlt auch nur eines. Die eigene Buchungsstrecke bleibt dabei provisionsfrei und immer aktuell.
Eine Preisänderung im Ratenplan erreicht alle angebundenen Portale, ohne dass sich jemand in vier Extranets einloggt.
Lesegerät und Clavenda arbeiten als ein System.
Die Zahlungen laufen über Stripe – die Anbindung bringt Clavenda mit, ein eigener Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister entfällt. An der Rezeption steht dafür ein Stripe-Terminal (Reader S700), das direkt aus dem Vorgang angesteuert wird: Der Betrag geht aus der Buchung an das Gerät, niemand tippt ihn ab. Gezahlt wird mit Karte, Apple Pay oder Google Pay. Die Zahlung landet im selben Moment am offenen Saldo des Gastes – mit Beleg, Zeitstempel und Bezug zur Rechnung.
VorautorisierungKontaktlos wie gewohntErstattungKein zweites System
Eingebaut, nicht als Zusatzmodul verkauft.
GoBD
Revisionssicheres Journal
Jede Buchung, jede Änderung, jeder Storno mit Zeitstempel und Benutzer – unveränderbar protokolliert.
Bundesmeldegesetz
Digitaler Meldeschein
Vorausgefüllt aus den Buchungsdaten, als PDF zur Unterschrift beim Check-in, offene Fälle auf der Aufgabenliste.
Kommunale Satzung
Kurtaxe und Gästebeitrag
Sätze je Gemeinde hinterlegt, automatisch berechnet, separat ausgewiesen, im Monatsbericht getrennt aufbereitet.
Wachstumschancengesetz
E-Rechnung
Strukturierte Rechnungen an Firmenkunden, ohne dass jemand ein weiteres Programm öffnet.
DATEV-Schnittstelle
Übergabe an die Kanzlei
CSV mit zugeordneten Konten plus Belegbilder im Paket. Kein Nacharbeiten, kein Rückläufer.
Art. 28 DSGVO
Verarbeitung in der EU
Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO inklusive technischer Maßnahmen und Unterauftragsverarbeitern liegt bei.
Die Zahl steht hier. Nicht im dritten Gespräch.
Sechs Bausteine, alle mit Preis. Kein Angebotsformular, um zu erfahren, was es kostet. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer, Stand 09/2026.
249 €je Haus und Monat Clavenda S, bis 25 Zimmer
1
Lizenz je Haus
Gestaffelt nach Zimmerzahl: S 249 € · M 329 € · L 429 € · XL auf Anfrage. Jedes weitere Haus im selben Vertrag zu 60 % des Staffelpreises.
2
Portalanbindung je Haus
Ohne 0 € · Start (1 Portal) 49 € · Plus (2) 79 € · Pro (bis 5) 119 €, jedes weitere 19 €.
3
Kartenterminal
Ohne Anbindung im Lizenzpreis enthalten. Mit Anbindung 39 € je Gerät und Monat, dazu 490 € Einrichtung je Standort.
4
Zusatzmodule je Haus
Zeiterfassung 49 € · Kasse & TSE 29 € je Haus und Monat, nur wenn Sie sie brauchen. Housekeeping und Dienstplan sind in der Lizenz enthalten.
5
Onboarding, einmalig
Stammdaten, Datenübernahme, Schulung und Portalumschaltung – nach Aufwand, vor Vertragsschluss beziffert. Der Umzug eines Hauses mit gepflegtem Altsystem liegt beispielsweise bei 2.900 €.
6
Support je Kunde
Basis im Lizenzpreis enthalten. Plus 149 € · Premium 249 € mit Notfallnummer, einer Stunde Reaktionszeit und Quartalsreview.
Von der Altsoftware zu Clavenda: fünf Arbeitstage.
Der Ablauf steht vorher fest, Tag für Tag – kein Projekt mit offenem Ende. Ihre Zukunftsbuchungen kommen mit, der Verkauf läuft ohne Unterbrechung weiter.
Die Spalte rechts ist die wichtigste: Der Empfang arbeitet an genau zwei von fünf Tagen mit, alles Übrige erledigen wir.
Tag
Schritt
Was passiert
Wer arbeitet
1Mo
StammdatenZimmer, Kategorien, Raten, Artikel
Der komplette Katalog beider Häuser wird angelegt und gegen die Altsoftware geprüft.
Anbieter
2Di
DatenübernahmeStichtag für Zukunftsbuchungen
Stammgäste und alle Buchungen mit Anreise nach dem Stichtag werden per CSV importiert.
Anbieter
3Mi
AbgleichVier-Augen-Kontrolle
Import und Altsystem werden Zeile für Zeile verglichen, offene Fälle gemeinsam geklärt.
Anbieter · Sekretariat
4Do
SchulungZwei Termine, vor Ort
Ein Termin für den Empfang, ein zweiter für das Sekretariat – am echten System, mit echten Daten.
Empfang · Sekretariat
5Fr
Portale umschaltenBooking.com, HRS, Expedia
Die Kanäle werden auf Clavenda gelegt. Ab diesem Moment läuft alles über ein System.
Anbieter
Go-Live am MontagDie ersten Tage werden begleitet, das Abnahmegespräch folgt nach vier Wochen. Die Altsoftware bleibt für die Aufbewahrungspflicht lesbar – es wird nichts abgeschaltet.
Verzögert sich die Unterzeichnung, verschieben sich Vertragsbeginn und Sonderkündigungsfristen entsprechend mit.
„Wir pflegen nichts mehr doppelt. Das Sekretariat sieht am Monatsende zum ersten Mal ein fertiges Paket für den Steuerberater.“
Nele Kirchner
Geschäftsführerin, Friedrich Kirchner Betriebs UG & Co. KG
Bad Oeynhausen seit 09/2026 im Echtbetrieb
Löhne zweiter Betrieb im selben Vertrag
Was im Gespräch immer gefragt wird.
Fünf Fragen kommen in jedem Termin – hier stehen sie samt Antwort, damit Sie den Termin nicht dafür brauchen.
Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Dafür bleibt der Preis über die gesamte Laufzeit fest – auch wenn die Liste sich ändert. Danach verlängert sich der Vertrag monatlich kündbar, mit 15 % Treuerabatt auf den dann gültigen Listenpreis.
Was passiert mit unseren Daten aus der alten Software?
Stammgäste und alle Buchungen mit Anreisedatum nach dem Stichtag werden per CSV importiert und vor dem Go-Live gemeinsam geprüft. Vergangene Vorgänge bleiben in der Altsoftware – die Aufbewahrungspflicht erfüllen Sie dort.
Was ist, wenn wir eine Funktion brauchen, die es nicht gibt?
Dann sprechen wir darüber. Passt sie ins Produkt, wird sie gebaut – im ersten Jahr im vereinbarten Anpassungskontingent. Passt sie nicht, sagen wir das, statt ein Angebot zu schreiben.
Sie sind eine Person. Was, wenn Sie ausfallen?
Berechtigte Frage. Die Anwendung läuft auf Standardinfrastruktur und nicht auf einem Server im Keller; der Betrieb läuft also weiter. Für Quellcode und Zugänge lässt sich eine Hinterlegung bei einem Treuhänder vereinbaren. Umgekehrt gilt: Sie erreichen niemanden, der erst nachfragen muss.
Wo liegen die Daten?
In der Europäischen Union. Zum Vertrag gehört eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie einer vollständigen Liste der Unterauftragsverarbeiter.
45 Minuten an Ihrem eigenen Belegungsplan.
Kein Standardvortrag: Wir legen Ihre Zimmer und zwei, drei typische Vorgänge an und gehen den Tagesablauf durch, den Ihr Empfang wirklich hat. Danach wissen Sie, ob es passt und was es bei Ihnen kostet.
Fred Hoffmann · Vertrieb
Stefan Kühne · Technik