Digitaler Meldeschein: Was gesetzlich gefordert ist – und wie es an der Rezeption ohne Papierkram klappt
Praxisbericht & Rechtliches
Der Check-in an der Rezeption sollte eigentlich der Moment sein, in dem sich Gäste sofort willkommen fühlen. Stattdessen beginnt der Aufenthalt in vielen Häusern noch immer mit Bürokratie: Das Papier-Formular wird ausgedruckt, der Gast sucht nach einem Kugelschreiber, füllt mühsam Adresse und Geburtsdatum aus, setzt seine Unterschrift darunter – und am Ende landet das Blatt in einem Ordner hinter dem Empfang.
Nach einigen Wochen stapeln sich die Ordner im Büro. Und nach einigen Monaten stellt sich die unbequeme Frage: Wer überwacht eigentlich, wann welches Papier DSGVO-konform vernichtet werden muss?
Das Ganze geht heute deutlich schlanker, rechtssicherer und ohne fliegende Zettel.
Die Rechtslage: Was verlangt das Bundesmeldegesetz wirklich?
Die Pflicht zur Erhebung von Meldedaten ist im Bundesmeldegesetz (BMG) geregelt – genauer gesagt in den §§ 29 und 30. Die gute Nachricht vorweg: Der Gesetzgeber hat den Weg für die digitale Abwicklung längst frei gemacht. Sie müssen von Ihren Gästen keine analogen Zettelberge mehr aufbewahren.
Damit die Erfassung rechtssicher ist, müssen jedoch klare Vorgaben eingehalten werden:
Welche Daten zwingend erfasst werden müssen
Unabhängig davon, ob analog oder digital, verlangt das BMG bei beherbergten Personen stets dieselben Kernangaben:
- Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
- Familiennamen, Vornamen und Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeiten
- Vollständige Anschrift
- Zahl der Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit (bei Familien)
- Seriennummer des Identitätsdokumentes (bei ausländischen Gästen)
Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
Hier entsteht in der Praxis oft die größte Unruhe: Meldescheine müssen exakt ein Jahr ab dem Tag der Anreise aufbewahrt werden. Sobald dieses Jahr abgelaufen ist, müssen die Daten innerhalb von drei Monaten unwiderruflich gelöscht oder vernichtet werden (§ 30 Abs. 4 BMG).
Bei Papierordnern bedeutet das: Jedes Monat muss manuell aussortiert und geschreddert werden. Wer das vergisst, riskiert bei Datenschutzprüfungen unnötige Probleme.
Saubere Stammdatenverwaltung statt Ordnerwirtschaft
Eine moderne Hotelverwaltung nimmt dem Team an der Rezeption diesen administrativen Druck ab. Statt Daten manuell zwischen Papier, Kassensystem und Excel hin- und herzuschieben, werden Stammdaten und Buchungsinformationen zentral an einem Ort geführt.
DSGVO & Serverstandort Deutschland
Wenn Gastdaten digital verarbeitet werden, ist die Frage nach dem Datenschutz essenziell. Bei Clavenda laufen Anwendung und Datenbank transparent in Frankfurt am Main. Das bedeutet:
- Alle Daten bleiben in Deutschland und unterliegen strengem EU-Datenschutzrecht.
- Es gibt keine unübersichtlichen Datenflüsse über Drittstaaten.
- Stamm- und Meldedaten sind geschützt und zentral der jeweiligen Buchung zugeordnet.
Durch die zentrale digitale Ablage entfällt das Suchen in Papierakten – und die Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung lassen sich im System geordnet und nachvollziehbar verwalten.
FAQ: Häufige Fragen aus der Praxis
Müssen auch deutsche Gäste einen Meldeschein ausfüllen?
Ja, die Beherbergungsmeldepflicht gilt grundsätzlich für alle Gäste. Bei ausländischen Gästen gelten zusätzliche Pflichten (wie die Erfassung der Pass- oder Ausweisnummer).
Reicht eine digitale Erfassung für die Buchhaltung und Behörden?
Ja. Sofern die geforderten Pflichtangaben nach BMG vollständig erfasst und ordnungsgemäß gespeichert werden, erfüllt die digitale Erfassung die gesetzlichen Vorgaben.
Eine Frage, die hier fehlt?
Schreiben Sie uns, worüber Sie hier nichts finden. Passt die Frage zu mehr als einem Haus, wird ein Beitrag daraus. Oder schauen Sie sich direkt im System an, wie Clavenda Stammdaten und Abrechnungen löst.
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