Kurz vorweg: Seit dem 1. Januar 2025 ist der Meldeschein nur noch für ausländische Gäste Pflicht, deutsche Gäste füllen keinen mehr aus. Was Hotels darüber hinaus erfassen, sind die Angaben für Kurtaxe oder Gästebeitrag nach der Satzung der Gemeinde und die Stammdaten für Buchung und Rechnung.
Der Check-in an der Rezeption sollte eigentlich der Moment sein, in dem sich Gäste sofort willkommen fühlen. Stattdessen beginnt der Aufenthalt in vielen Häusern noch immer mit Bürokratie: Das Papier-Formular wird ausgedruckt, der Gast sucht nach einem Kugelschreiber, füllt mühsam Adresse und Geburtsdatum aus, setzt seine Unterschrift darunter – und am Ende landet das Blatt in einem Ordner hinter dem Empfang.
Nach einigen Wochen stapeln sich die Ordner im Büro. Und nach einigen Monaten stellt sich die unbequeme Frage: Wer überwacht eigentlich, wann welches Papier DSGVO-konform vernichtet werden muss?
Das Ganze geht heute deutlich schlanker, rechtssicherer und ohne fliegende Zettel.
Die Rechtslage: Was verlangt das Bundesmeldegesetz wirklich?
Die Pflicht zur Erhebung von Meldedaten ist im Bundesmeldegesetz (BMG) geregelt, genauer gesagt in den §§ 29 und 30. Erfassen und speichern dürfen Sie die Angaben digital. Papier bleibt nur, wo das Gesetz eine Unterschrift verlangt: Ausländische Gäste unterschreiben den Meldeschein am Tag der Ankunft, in der Regel auf einem Ausdruck, den Sie ein Jahr aufbewahren.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten nur noch für ausländische Gäste (Bürokratieentlastungsgesetz IV). Deutsche Staatsangehörige füllen keinen Meldeschein mehr aus.
Was im Einzelnen für ausländische Gäste gilt, von Mitreisenden und Gruppen bis zur Vernichtung nach Ablauf der Frist, steht im Beitrag Meldeschein für ausländische Gäste.
Damit die Erfassung rechtssicher ist, müssen jedoch klare Vorgaben eingehalten werden:
Welche Daten zwingend erfasst werden müssen
Für ausländische Gäste verlangt das BMG, ob analog oder digital, dieselben Kernangaben (§ 30 Abs. 2 BMG):
- Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
- Familiennamen, Vornamen und Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeiten
- Vollständige Anschrift
- Zahl der Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit (bei Familien)
- Seriennummer des Passes oder Passersatzpapiers
Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
Hier entsteht in der Praxis oft die größte Unruhe: Meldescheine müssen ein Jahr ab dem Tag der Abreise aufbewahrt werden. Danach müssen sie innerhalb von drei Monaten vernichtet, digital gespeicherte Daten entsprechend gelöscht werden (§ 30 Abs. 4 BMG).
Bei Papierordnern bedeutet das: Jeden Monat muss manuell aussortiert und geschreddert werden. Wer das vergisst, riskiert bei Datenschutzprüfungen unnötige Probleme.
Und die Kurtaxe? Gästebeitrag ohne Meldeschein
Mit dem Wegfall des Meldescheins für deutsche Gäste ist eine zweite Pflicht nicht verschwunden: In Kurorten und vielen Tourismusgemeinden erheben die Kommunen einen Gästebeitrag (Kurtaxe, Kurbeitrag, Tourismusabgabe). Grundlage ist nicht das Bundesmeldegesetz, sondern die Satzung der jeweiligen Gemeinde nach dem Kommunalabgabengesetz des Landes. Das Hotel bleibt Beitragsschuldner oder Einzugsstelle: Es erhebt den Beitrag beim Gast, meldet die Übernachtungen an die Kurverwaltung und führt den Betrag ab.
Bis Ende 2024 lief das praktisch über den Meldeschein mit – Name, Anschrift, Aufenthaltsdauer, Befreiungsgrund standen ohnehin auf dem Formular. Seit 2025 müssen Hotels die Angaben für den Gästebeitrag eigenständig erfassen, in dem Umfang, den die Satzung vorgibt: in der Regel Anreise, Abreise, Zahl der Personen, Befreiungen oder Ermäßigungen (Kinder, Geschäftsreisende, Schwerbehinderte, Begleitpersonen) und, je nach Gemeinde, Name und Wohnort. Welche Felder eine Gemeinde verlangt, steht in ihrer Satzung oder im Formular der Kurverwaltung; die Regeln unterscheiden sich von Ort zu Ort, auch zwischen Nachbargemeinden.
Zwei Dinge sollten Hotels deshalb prüfen: ob die Satzung ihrer Gemeinde nach 2025 angepasst wurde (viele verwiesen auf den Meldeschein, der für deutsche Gäste nicht mehr existiert) und in welcher Form die Kurverwaltung die Meldung erwartet – Papierliste, Datei oder Schnittstelle. Die Verbände arbeiten an einem einheitlichen digitalen Standard für die Gästebeitragserhebung; ob und wann die eigene Gemeinde ihn nutzt, beantwortet die Kurverwaltung.
In clavenda berechnet die Software Gästebeitrag und Kurtaxe aus der Buchung je erwachsenem Gast und Nacht und weist sie auf der Rechnung als steuerfreien durchlaufenden Posten aus; für die Meldung an die Kurverwaltung gibt es unter Listen die Kurtaxe-Liste als CSV-Datei oder Druckblatt, ohne Zettel und ohne Zweiterfassung. Wie Befreiungen und Sonderfälle richtig abgerechnet werden, steht im Artikel Kurtaxe richtig abrechnen; die Funktion im Überblick unter Buchung und Check-in.
Saubere Stammdatenverwaltung statt Ordnerwirtschaft
Eine moderne Hotelverwaltung nimmt dem Team an der Rezeption diesen administrativen Druck ab. Statt Daten manuell zwischen Papier, Kassensystem und Excel hin- und herzuschieben, werden Stammdaten und Buchungsinformationen zentral an einem Ort geführt.
DSGVO & Serverstandort Deutschland
Wenn Gastdaten digital verarbeitet werden, ist die Frage nach dem Datenschutz essenziell. Bei Clavenda laufen Anwendung und Datenbank transparent in Frankfurt am Main. Das bedeutet:
- Datenbank und Sicherungen liegen in Frankfurt am Main und unterliegen dem EU-Datenschutzrecht.
- Wo ein Dienstleister außerhalb der EU sitzt, etwa beim E-Mail-Versand, steht das offen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter und ist über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission geregelt. Details im Beitrag Wo Ihre Gästedaten liegen.
- Stamm- und Meldedaten sind geschützt und zentral der jeweiligen Buchung zugeordnet.
Durch die zentrale digitale Ablage entfällt das Suchen in Papierakten – und die Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung lassen sich im System geordnet und nachvollziehbar verwalten.
Häufige Fragen
Müssen auch deutsche Gäste einen Meldeschein ausfüllen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 entfällt der Meldeschein für deutsche Staatsangehörige. Ausländische Gäste müssen ihn weiterhin am Tag der Ankunft unterschreiben und sich mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen.
Reicht eine digitale Erfassung für die Buchhaltung und Behörden?
Für die Erfassung ja. Liegen die Pflichtangaben nach § 30 Abs. 2 BMG vollständig vor und werden sie getrennt und fristgerecht gespeichert, genügt die digitale Erfassung. Die Unterschrift ersetzt sie nicht: Ausländische Gäste unterschreiben am Tag der Ankunft handschriftlich, sofern keine elektronische Bestätigung nach § 29 Abs. 5 BMG genutzt wird. In clavenda drucken Sie den Meldeschein dafür aus und vermerken in der Buchung, dass er unterschrieben vorliegt.
Muss ich für deutsche Gäste noch Daten für die Kurtaxe erfassen?
Ja, wenn die Gemeinde einen Gästebeitrag erhebt. Der Meldeschein ist für deutsche Gäste weggefallen, die Beitragspflicht nach der Gemeindesatzung nicht. Welche Angaben nötig sind, legt die Satzung fest; clavenda berechnet den Beitrag aus der Buchung und liefert die Kurtaxe-Liste als CSV-Datei oder Druckblatt für die Kurverwaltung.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über das Bundesmeldegesetz und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der Gesetzestext und die Vorgaben Ihrer Meldebehörde. Stand: September 2026.
Eine Frage, die hier fehlt?
Schreiben Sie uns, worüber Sie hier nichts finden. Passt die Frage zu mehr als einem Haus, wird ein Beitrag daraus. Oder schauen Sie sich direkt im System an, wie Clavenda Stammdaten und Abrechnungen löst.
