Das Privathotel Stickdorn in Bad Oeynhausen und das Werre Quartier in Löhne gehören denselben Eigentümern. Auf dem Papier ist das eine Gruppe mit zwei Standorten. Im Alltag sind es zwei Betriebe, die kaum etwas gemeinsam haben: hier ein Haus mit Frühstücksraum, Kurgästen und einem Empfang, der morgens um sieben besetzt ist – dort ein Boardinghouse, in dem Monteure und Projektmitarbeiter wochenweise wohnen und in dem abends niemand mehr am Tresen steht.
Beide liefen jahrelang auf derselben Altsoftware, und beide hatten dieselbe Klage: Das System kann alles, nur nicht das, was hier jeden Tag anfällt. Vor dem Umstieg haben wir die Anforderungen aufgeschrieben, statt Funktionen zu vergleichen. Vier Punkte blieben stehen.
Anforderung 1: Ein Zugang, getrennte Zahlen
Die Geschäftsführung wollte morgens auf einen Blick sehen, wie beide Häuser stehen. Die Buchhaltung wollte das Gegenteil: zwei sauber getrennte Rechnungskreise, getrennte Nummernkreise, getrennte DATEV-Pakete. Beides gleichzeitig war in der Altsoftware nur über zwei Installationen zu haben – mit zwei Anmeldungen, zwei Passwörtern und einer Excel-Tabelle, die beides zusammenrechnete.
Gelöst über Mandanten. Jedes Haus ist ein eigener Mandant mit eigenen Zimmern, eigenen Raten und einer eigenen, lückenlosen Rechnungsnummernfolge. Umgeschaltet wird in der Werkzeugleiste, ohne zweites Fenster. Die Trennung endet nicht an der Oberfläche: kein Vorgang aus dem einen Haus kann in den Zahlen des anderen auftauchen.
Anforderung 2: Der Gästebeitrag muss von allein stimmen
Bad Oeynhausen ist Kurort. Der Gästebeitrag ist dort kein Randthema, sondern eine Position auf beinahe jeder Rechnung – mit eigenen Sätzen, Befreiungen und einer Meldung an die Stadt. In der Altsoftware war er eine frei eingetippte Zeile. Wer sie vergaß, merkte es im nächsten Quartal, wenn die Abrechnung nicht aufging.
Heute hängt der Gästebeitrag an der Buchung, nicht an der Erinnerung des Empfangs. Er wird aus Aufenthaltsdauer und Personenzahl gebildet, als durchlaufender Posten geführt – also nicht in den steuerpflichtigen Umsatz gerechnet – und am Monatsende getrennt ausgegeben. Befreiungen werden an der Buchung vermerkt und tauchen in der Meldung mit ihrem Grund auf.
Anforderung 3: Das Boardinghouse rechnet anders ab
Im Werre Quartier bleibt niemand zwei Nächte. Der typische Gast kommt für sechs Wochen, entsendet von einer Firma, die am Monatsende eine Sammelrechnung will – aber die Nebenkosten getrennt ausgewiesen. Ein Hotelsystem, das auf Anreise und Abreise gebaut ist, kommt damit nicht zurecht: Es will die Rechnung beim Auschecken schreiben, und das ist hier anderthalb Monate zu spät.
Gelöst über die Trennung von Aufenthalt und Rechnung. Der Aufenthalt läuft weiter, die Rechnung wird zum Stichtag gezogen; die Übernachtungen bis dahin gehen auf die Firma, Wäsche und Parkplatz auf ein zweites Blatt. Beides entsteht aus demselben Vorgang, ohne dass jemand eine zweite Buchung anlegt.
Anforderung 4: Abends steht niemand am Tresen
Das Boardinghouse hat keinen Nachtdienst. Wer um 22 Uhr ankommt, findet einen Automaten und eine Nummer, nicht einen Menschen. Die Software musste deshalb zwei Dinge können, die im Hotelbetrieb selten gebraucht werden: den Meldeschein vor der Anreise einsammeln und die Kaution ohne Empfang absichern.
Der Meldeschein geht seit dem Umstieg vor der Anreise raus und kommt ausgefüllt zurück; für deutsche Gäste entfällt er ohnehin seit 2025. Die Kaution läuft über eine Vorautorisierung auf der Kreditkarte: Der Betrag wird reserviert, nicht abgebucht, und bei der Abreise wieder freigegeben. Am Morgen sieht der Empfang in der Tagesliste, wer angekommen ist, wessen Meldeschein noch fehlt und bei wem die Karte nicht durchging.
Was die beiden Häuser unterscheidet
Die Gegenüberstellung zeigt, warum ein einziges Standardprofil für beide nicht funktioniert hätte:
Beide Häuser laufen im selben Vertrag. Die Portalanbindung wird je Haus abgerechnet, weil die Anbindung für jedes Haus einzeln bezahlt wird; der Support wird nicht doppelt berechnet.
Was sich im Alltag geändert hat
Der deutlichste Unterschied ist nichts, was in einer Funktionsliste steht: Es gibt keine zweite Liste mehr. Vorher wurde der Belegungsplan geführt und daneben eine Tabelle, in der stand, was der Plan nicht wusste – wer noch keinen Meldeschein hat, bei wem die Kaution offen ist, welche Firma auf Rechnung zahlt. Diese Tabelle ist ersatzlos weg, weil alles davon jetzt an der Buchung hängt.
Drei Dinge, die die beiden Häuser rückblickend als Prüfsteine nennen:
- Lässt sich ein zweiter Betrieb anlegen, ohne dass die Zahlen zusammenlaufen?
- Entsteht die Rechnung aus dem Vorgang – oder muss jemand sie nachbauen?
- Was passiert, wenn niemand am Tresen steht?
Wer diese drei Fragen an ein System stellt, merkt schnell, ob es für den eigenen Betrieb gebaut ist oder für den Durchschnitt aller Betriebe.
Quellen
- Der Beitrag beschreibt die Anforderungen, wie sie vor dem Umstieg aufgeschrieben wurden, und die Lösung, wie sie heute läuft. Zahlen zum Betrieb der Häuser sind nicht enthalten.
