Rollen mit Einladung, ein Protokoll, das niemand ändern kann, und Fristen je Datenklasse. Für Inhaber, Datenschutzbeauftragte, Steuerberatung und die IT des Hauses.
Jede Person bekommt eine Einladung und eine Rolle. Was sie nicht darf, sieht sie nicht.
02
Wer, was, wann
Jede Änderung an Buchung, Rechnung, Zahlung und Stammdaten steht im Protokoll, mit altem und neuem Wert.
03
Pseudonymisieren statt Löschen
Gastdaten verschwinden, Belege bleiben, so wie Steuer und Datenschutz es zusammen verlangen.
01 · Benutzer und Rollen
Einladen statt Passwörter verteilen.
Neue Benutzer bekommen eine Einladung per Mail und setzen ihr Passwort selbst. Die Liste zeigt, wer eingeladen ist und wer schon angemeldet war.
Mehrere Häuser mit einem Klick
Ein Login für alle Häuser im Vertrag, gewechselt wird in der Kopfleiste.
clavenda.com/dashboard/einstellungen/benutzer
02 · Aktivitätsprotokoll
Nachvollziehbar, auch nach Jahren.
Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat. Einträge lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Statt zu löschen, archiviert clavenda.
clavenda.com/dashboard/einstellungen/protokoll
03 · Aufbewahrung
Fristen je Datenklasse.
Nicht eine Frist für alles, sondern je Datenklasse eine eigene Regel. Ein nächtlicher Lauf setzt sie um.
Aufbewahrung je Datenklasse
Datenklasse
Frist
Umgang
Rechnungen und Buchungsbelege
8 Jahre, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre
Gast wird pseudonymisiert, der Beleg bleibt
Meldeschein ausländischer Gäste
12 Monate nach Abreise, plus höchstens 3 Monate
wird nachts automatisch gelöscht
Arbeitszeiten (Zeiterfassung)
mindestens 2 Jahre
je Betrieb einstellbar
clavenda.com/dashboard
04 · Hosting und Auftragsverarbeitung
Daten in Frankfurt, Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Datenbank und Anwendung laufen in Frankfurt am Main. Zum Vertrag gehört eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit der Liste aller Unterauftragsverarbeiter, einschließlich Mailversand und der Cloud-TSE von fiskaly.
Suche mit Strg+K
Gäste, Buchungen und Rechnungen finden, ohne durch Listen zu blättern.
Hilfe-Center ohne Anmeldung
Jede Anleitung ist öffentlich lesbar, auch für die IT oder die Steuerberatung.
Rechtsbezug
Was das Gesetz verlangt.
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz.
Wo liegen die Daten?
Datenbank und Anwendung laufen in Frankfurt am Main. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter gehört zum Vertrag.
Was passiert, wenn ein Gast Löschung verlangt?
Er wird pseudonymisiert: Name, Kontaktdaten, Notizen und Tags verschwinden. Rechnungen und Buchungen bleiben für die steuerliche Aufbewahrung stehen.
Wer sieht die Umsätze?
Admin und Sekretariat. Der Empfang sieht Kennzahlen und Rechnungsumsätze nicht.
Kann jemand das Protokoll ändern?
Nein. Einträge im Aktivitätsprotokoll lassen sich weder bearbeiten noch löschen, auch nicht von uns über die Oberfläche.
Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, er gehört zum Vertrag, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Fragen zum Datenschutz im Termin klären.
Kein Standardvortrag: Wir legen Ihre Zimmer und zwei, drei typische Vorgänge an und gehen den Tagesablauf durch, den Ihr Empfang wirklich hat. Danach wissen Sie, ob es passt und was es bei Ihnen kostet.
