Hotelsoftware wechseln: So läuft der Umstieg ohne Buchungsverlust
Die alte Hotelsoftware läuft seit zehn Jahren, der Wartungsvertrag kostet mehr als eine neue Lizenz, und der Anbieter antwortet nur noch über die Hotline. Trotzdem bleiben viele Häuser, weil sie den Wechsel fürchten: verlorene Buchungen, Doppelbuchungen auf Booking.com, ein Start-Tag im Chaos. Diese Seite erklärt, wie ein Wechsel tatsächlich abläuft, was mitkommt und was nicht, was er kostet und wann der richtige Zeitpunkt ist – unabhängig davon, ob Sie zu clavenda wechseln oder zu jemand anderem.
Wann wechseln
Wann der Wechsel ansteht – fünf Signale
- 1Die Software läuft nur auf einem Rechner.Fällt der aus, steht die Rezeption. Updates kommen per Techniker-Termin.
- 2Portale werden von Hand gepflegt.Verfügbarkeit in Booking.com, Expedia und HRS getrennt eintragen – das ist die häufigste Quelle für Doppelbuchungen.
- 3Der Steuerberater fragt nach.Rechnungen lassen sich nachträglich ändern, Nummern haben Lücken, der DATEV-Export fehlt. Seit den GoBD ist das ein Prüfungsrisiko.
- 4Zusatztools wachsen.Channel-Manager hier, Zeiterfassung dort, Excel für die Kurtaxe. Jedes Tool kostet Geld und einen Login.
- 5Die Kosten stehen nicht mehr im Verhältnis.Häuser mit 40 Zimmern zahlen für Altsoftware häufig 800 bis 900 € im Monat inklusive Wartung und Schnittstellen.
Treffen zwei dieser Punkte zu, lohnt der Vergleich. Der beste Zeitpunkt ist die Nebensaison: vier Wochen Vorlauf, Start-Tag an einem ruhigen Wochentag.
Daten
Was mitkommt – und was im Altsystem bleibt
Der wichtigste Punkt vorweg: Ein Softwarewechsel ist kein Umzug aller Daten. Ein Teil kommt mit, ein Teil bleibt bewusst dort, wo er entstanden ist.
Kommt mit nach clavenda
- Gäste und Firmen (Name, Anschrift, Kontaktdaten; Dubletten werden zusammengeführt)
- Künftige Buchungen mit Anreise ab dem Start-Tag
- Stammdaten über Erfassungsbögen: Zimmer, Kategorien, Preise, Artikel, Rechnungsdaten
- Portal-Buchungen: clavenda holt sie am Start-Tag direkt bei Booking.com und Expedia ab
Bleibt im Altsystem
- Alte Rechnungen, Kassendaten, Buchhaltung (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
- Vergangene Aufenthalte
- Marketing-Einwilligungen ohne nachweisbare Dokumentation
- Meldescheine aus dem Altsystem (werden dort nach Frist gelöscht)
Zwei Dinge daraus sind wichtig: Sichern Sie vor Vertragsende des Altsystems einen vollständigen Export (Rechnungen, Journal, Kassendaten, DATEV), weil Rechnungen und Buchungsbelege acht bzw. zehn Jahre aufzubewahren und dem Finanzamt maschinell auswertbar zugänglich zu halten sind (§ 147 AO, GoBD); ein Lesezugang hilft nur, solange der Vertrag läuft. Und: HRS liefert ältere Buchungen nicht nach – die tragen Sie von Hand ein. Gäste ohne Anschrift, E-Mail und Telefon lassen sich nicht sicher zuordnen und bleiben im Zweifel weg. Daten gehen nur verschlüsselt oder über einen sicheren Weg, nie als offener Mailanhang; wo die Daten danach liegen: Wo Ihre Gästedaten liegen.
Ablauf
Die vier Wochen bis zum Start
Vier Wochen sind der Regelfall. Wartezeiten bei Portalen oder beim Zahlungsanbieter können den Start verschieben; für den Betrieb am Empfang reichen Zimmer, Preise, Rechnung und Team – Buchungsseite und Portale lassen sich auch später zuschalten. Bis zum Abschluss haben Sie einen festen Ansprechpartner.
- 1Woche 1
Kick-off
Gespräch, Betrieb anlegen, Zugänge für das Team und Erfassungsbögen.
Sie und clavenda - 2Woche 2
Einrichtung
clavenda richtet Zimmer, Preise, Artikel und Rechnungs-Stammdaten ein und übernimmt Gäste und Firmen.
clavenda - 3Woche 3
Abnahme und Schulung
Gemeinsamer Probelauf, Einweisung des Teams und Freigabe von Preisen und Zimmern.
Sie und clavenda - 4Woche 4
Start-Tag
Portale umstellen, Buchungen abgleichen, erste Buchungen prüfen; ab jetzt Rechnungen nur in clavenda.
Sie und clavenda - 5Danach
Abschluss
Nachbetreuung in der ersten Woche, dann Support mit Ticketnummer und Abnahmeprotokoll.
clavenda
Woche 1 · Kick-off. Gespräch, Betrieb anlegen, Zugänge für das Team, Erfassungsbögen. Sie füllen Stammdaten und Rechnungs-Stammdaten aus (Zimmer, Kategorien, Preise je Saison, Artikel wie Frühstück und Parkplatz, Anschrift, Steuernummer, Bank, Kurtaxe-Satz, Logo), exportieren auf Wunsch Gäste und Firmen aus dem Altsystem und eröffnen das Stripe-Konto für Online-Zahlungen – die Prüfung dort dauert einige Tage.
Woche 2 · Einrichtung. clavenda richtet Zimmer, Preise, Artikel und Rechnungs-Stammdaten ein, übernimmt Gäste und Firmen, bereitet die Buchungsseite vor und füllt den Channel-Manager. Sie halten die Portalzugänge bereit, beantragen bei HRS früh den Wechsel des Channel-Managers (die Freigabe dauert mehrere Tage) und legen fest, wer welche Rolle bekommt: Admin, Sekretariat, Empfang, Housekeeping.
Woche 3 · Abnahme und Schulung. Gemeinsamer Probelauf: Testbuchung, Check-in, Posten buchen, Rechnung, Zahlung, Check-out. Einweisung des Teams für Empfang und Büro, Hilfe-Center zeigen. Sie prüfen Preise und Zimmer und geben sie frei – und bitten Ihren Mail-Anbieter, Mails von clavenda zuzulassen, damit im Start-Trubel nichts im Spamfilter hängt.
Woche 4 · Start-Tag. Bis dahin legen Sie neue Portal-Buchungen mit Anreise ab Start weiterhin auch in clavenda an; am Start-Tag gleicht clavenda sie mit den Portal-Buchungen ab. Dann gemeinsam nach der Checkliste: Portale umstellen, Buchungen abgleichen, erste Buchungen prüfen. Ab diesem Tag entstehen Rechnungen nur noch in clavenda, mit eigener lückenloser Nummer – deshalb wird im echten Betrieb vorher nicht getestet.
Danach · Abschluss. Nachbetreuung in der ersten Woche, dann übernimmt der Support (Problem melden im Benutzermenü oder support@clavenda.com, jede Anfrage mit Ticketnummer). Zum Abschluss bekommen Sie die Bestätigung mit Abnahmeprotokoll.
Portale
Portale beim Wechsel: die kritische Stelle
Die meisten Buchungsverluste bei einem Softwarewechsel entstehen nicht in der Software, sondern an den Portalen – in der Lücke zwischen „alter Channel-Manager aus“ und „neuer Channel-Manager an“. Drei Regeln verhindern das:
- Der Wechsel des Channel-Managers wird bei jedem Portal angemeldet; bei HRS früh, weil die Freigabe mehrere Tage dauert.
- Bis zum Start-Tag läuft der alte Weg weiter. Neue Buchungen mit Anreise nach dem Start-Tag werden zusätzlich in clavenda angelegt.
- Am Start-Tag werden die Portale umgestellt, Preise und Verfügbarkeit übertragen, bestehende Portal-Buchungen abgeholt und mit den Hand-Buchungen abgeglichen. Danach gibt es nur noch eine Wahrheit: den Channel-Manager in clavenda.
Wer die eigene Website gleich mitnimmt: Die Buchungsstrecke wird in Woche 2 vorbereitet und kann am Start-Tag oder später live gehen; jede Direktbuchung spart 15 bis 18 % Provision.
Start-Tag
Der Start-Tag: was vorher erledigt sein muss
Aus der Checkliste Start-Tag, die zum Onboarding-Paket gehört:
Vorher
- Zimmer und Preise freigegeben
- Team hat Zugänge und kennt seine Rolle
- Portalzugänge und HRS-Freigabe liegen vor
- Erfassungsbögen vollständig
- Mail-Freigabe beim Provider erledigt
Am Start-Tag
- Portale umstellen
- Portal-Buchungen abholen und abgleichen
- erste echte Buchung anlegen
- erste Rechnung schreiben
- Zahlung testen
- Buchungsseite freischalten (falls gewünscht)
- Ansprechpartner erreichbar halten
Die vollständige Checkliste mit Ankreuzfeldern gibt es als PDF:
Kosten
Was der Wechsel kostet
Zwei Kostenblöcke, beide planbar:
Einmalig
Einrichtung, Datenübernahme und Schulung werden nach Aufwand angeboten – abhängig von Zimmerzahl, Portalen, Umfang der Altdaten und Zahl der Häuser. Das Angebot kommt vor dem Vertrag, es gibt keine Überraschung danach.
Laufend
Festpreis je Haus nach Zimmerzahl, 249 € bis 25 Zimmer, 329 € bis 50, 429 € bis 90 Zimmer, netto; Portale ab 49 €, Zeiterfassung 49 €, Kasse & TSE 29 € je Monat. Unbegrenzt viele Benutzer, Hosting und Backups enthalten, 24 Monate Preisgarantie, danach monatlich kündbar mit 15 % Treuerabatt.
Alle Preise öffentlich auf der Preisseite; was ein kleines Haus oder eine Pension konkret zahlt: Hotelsoftware für kleine Hotels, Pensionssoftware.
Was auf der anderen Seite wegfällt: Wartungsvertrag und Schnittstellenpauschalen der Altsoftware, separate Tools für Channel-Manager und Zeiterfassung, der Rechner im Büro.
Kündigung
Die alte Software kündigen – in dieser Reihenfolge
- 1Vertrag prüfen:Laufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung. Häufig sind es drei Monate zum Laufzeitende, bei manchen Wartungsverträgen verlängert sich der Vertrag sonst um ein Jahr – es gilt, was in Ihrem Vertrag steht.
- 2Erst kündigen, wenn der Starttermin steht,mit Wirkung einige Wochen nach dem Start-Tag. So bleibt die alte Software während der vier Wochen und der Nachbetreuung erreichbar.
- 3Vollständigen Export ziehen:Rechnungen, Journal, Kassendaten (DSFinV-K) und DATEV-Daten. Rechnungen und Buchungsbelege müssen acht bzw. zehn Jahre aufbewahrt und dem Finanzamt maschinell auswertbar zugänglich bleiben (§ 147 AO, GoBD); ein Lesezugang reicht dafür nur, solange der Vertrag läuft.
- 4Export prüfen, dann Löschung verlangen.Der Altanbieter verarbeitet Ihre Daten im Auftrag; nach Vertragsende muss er sie nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Löschung erst anfordern, wenn der Export vollständig und lesbar ist; Bestätigung ablegen.
- 5Zusatzverträge nicht vergessen:Channel-Manager, Zeiterfassungs-Tool, Kartenterminal-Miete, Hosting des alten Rechners.
Zum Mitnehmen
Checkliste zum Mitnehmen
Fragen
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel der Hotelsoftware?
Vier Wochen sind der Regelfall: Kick-off, Einrichtung, Abnahme mit Schulung, Start-Tag. Wartezeiten bei Portalen (HRS-Freigabe) oder beim Zahlungsanbieter können den Start verschieben.
Gehen beim Wechsel Buchungen verloren?
Nicht, wenn die Portale sauber umgestellt werden: bis zum Start-Tag läuft der alte Weg, neue Buchungen werden parallel angelegt, am Start-Tag holt clavenda die Portal-Buchungen bei Booking.com und Expedia ab und gleicht sie ab. HRS liefert ältere Buchungen nicht nach; die werden von Hand übernommen.
Kommen meine Gäste und Firmen mit?
Ja, als Export aus dem Altsystem (zum Beispiel CSV oder Excel). clavenda übernimmt Name, Anschrift, Kontaktdaten und Firmen und führt Dubletten zusammen.
Was passiert mit den alten Rechnungen?
Sie bleiben im Altsystem. Rechnungen und Belege sind acht bzw. zehn Jahre aufzubewahren und maschinell auswertbar zu halten (§ 147 AO, GoBD); dafür ziehen Sie vor Vertragsende einen vollständigen Export, ein Lesezugang gilt nur, solange der Vertrag läuft. Ab dem Start-Tag entstehen Rechnungen nur noch in clavenda mit eigener lückenloser Nummer.
Kann ich während der Saison wechseln?
Technisch ja, empfehlenswert ist die Nebensaison: Der Start-Tag braucht Aufmerksamkeit am Empfang, und Portal-Freigaben lassen sich besser abwarten, wenn weniger Buchungen laufen.
Muss ich die Portale selbst umstellen?
Nein. Sie halten die Zugänge bereit und beantragen bei HRS den Wechsel; das Umstellen, Übertragen von Preisen und Verfügbarkeit und das Abholen der Buchungen macht clavenda am Start-Tag mit Ihnen.
Was kostet der Umstieg?
Einrichtung, Datenübernahme und Schulung nach Aufwand, mit Angebot vor dem Vertrag. Laufend ein Festpreis je Haus ab 249 € im Monat, alle Preise öffentlich.
Wann sollte ich die alte Software kündigen?
Wenn der Starttermin steht, mit Wirkung einige Wochen nach dem Start-Tag, und erst nachdem der vollständige Export für die Aufbewahrung gesichert und geprüft ist.
Zum Weiterlesen
Aus dem Ratgeber.
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