Am Tresen steht ein Stammgast und bittet um eine neue Rechnung. Die Firma ist umgezogen, die Adresse stimmt nicht mehr. Die Kollegin öffnet die alte Rechnung, tippt die neue Anschrift ein und druckt aus. Für den Gast ist die Sache erledigt. Für eine spätere Betriebsprüfung ist sie es nicht: Die ursprüngliche Rechnung existiert nicht mehr in der Form, in der sie ausgestellt wurde.
Dieser Beitrag zeigt, was bei Hotelrechnungen gesetzlich verlangt ist, was Prüfer darüber hinaus erwarten und wie Sie typische Fehler im Alltag eines kleinen Hauses vermeiden.
Was die GoBD von einem Hotel verlangen
GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), das beschreibt, wie die Finanzverwaltung die Buchführungspflichten aus Abgabenordnung und Handelsrecht auslegt. Die Grundfassung stammt vom 28. November 2019. Sie wurde zweimal geändert: am 11. März 2024 (anzuwenden ab 1. April 2024) und am 14. Juli 2025.
Die erste Änderung betraf vor allem den Datenzugriff. Aus der früheren "Datenträgerüberlassung" wurde die "Datenüberlassung", weil Daten heute auch über Austauschplattformen bereitgestellt werden können. Die zweite Änderung passt die GoBD an die E-Rechnung und an kürzere Aufbewahrungsfristen an.
Für ein Hotel lassen sich die GoBD auf einige Grundsätze herunterbrechen:
- Vollständigkeit: Jede Übernachtung, jedes Frühstück, jeder Parkplatz wird erfasst.
- Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit: Buchungen entsprechen den Tatsachen und werden zeitnah erfasst.
- Ordnung: Belege sind auffindbar und einer Buchung zuordenbar.
- Unveränderbarkeit: Eine einmal erfasste Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das steht so auch im Gesetz, in § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung.
- Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit verstehen können, wie aus einer Buchung eine Rechnung und daraus ein Buchungssatz wurde.
Der letzte Punkt führt zur Verfahrensdokumentation, dazu weiter unten mehr.
Welche Angaben gehören auf eine Hotelrechnung?
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht:
- vollständigen Namen und Anschrift des Hotels und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Hotels
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung (zum Beispiel "3 Übernachtungen Doppelzimmer")
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, im Hotel also den Aufenthaltszeitraum
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vereinbarte Entgeltminderungen
- Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz
Gerade Punkt 7 und 8 sind im Hotel anspruchsvoll, weil fast jede Rechnung mehrere Steuersätze enthält.
Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, reichen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung weniger Angaben: Name und Anschrift des Hotels, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name des Gastes und Rechnungsnummer sind hier keine Pflicht.
Im Alltag eines kleinen Hauses ist das häufig: Eine Nacht mit Frühstück für 110 Euro (Beispiel) ist eine Kleinbetragsrechnung. Viele Häuser vergeben trotzdem jeder Rechnung eine Nummer. Das ist sinnvoll, weil so eine einzige, geschlossene Nummernfolge entsteht und keine Belege "neben" dem System existieren.
Fortlaufend oder lückenlos: Was verlangt das Gesetz wirklich?
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird in Abschnitt 14.5 Abs. 10 deutlich: Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend. Entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vorkommt. Mehrere Nummernkreise, etwa einer je Haus, sind zulässig.
In der Betriebsprüfung sieht das anders aus. Eine Lücke in der Nummernfolge wirft sofort die Frage auf, ob Umsätze fehlen. Der Bundesfinanzhof hat 2023 entschieden (Beschluss vom 31. Mai 2023, X B 111/22), dass Lücken nicht automatisch zu einer Hinzuschätzung berechtigen. Er hat aber offengelassen, ob Lücken allein ausreichen können, wenn die vollständige Erfassung der Einnahmen nicht gewährleistet erscheint. Im entschiedenen Fall gab es weitere Mängel.
Die praktische Folgerung: Rechtlich dürfen Lücken entstehen, prüfungssicher ist aber nur eine Folge, in der jede Nummer erklärbar ist. Wer eine lückenlose Folge führt und jede Korrektur über eine Stornorechnung abbildet, muss in der Prüfung nichts erklären.
| Frage | Gesetz und Verwaltung | Was Prüfer erwarten |
|---|---|---|
| Muss die Folge lückenlos sein? | Nein, nur einmalig und fortlaufend | Lücken müssen erklärbar sein |
| Mehrere Nummernkreise? | Zulässig | Klare Regel, welcher Kreis wofür gilt |
| Nummer auf Kleinbetragsrechnung? | Nicht vorgeschrieben | Einheitliche Erfassung aller Umsätze |
| Nummer nachträglich ändern? | Nicht vorgesehen | Wird als Manipulationsrisiko gewertet |
Rechnungsnummer: Gesetz und Prüfungspraxis (Stand September 2026)
Warum eine falsche Rechnung storniert und nicht gelöscht wird
Zurück zum Beispiel vom Anfang. Die Adresse war falsch, also muss eine neue Rechnung her. Der richtige Weg besteht aus zwei Belegen:
- Eine Stornorechnung mit eigener, neuer Nummer. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung und hebt deren Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen auf.
- Eine neue Rechnung mit wiederum eigener Nummer und den richtigen Angaben.
Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert im System und im Archiv. So ist für jeden Prüfer sichtbar, was wann ausgestellt und warum es korrigiert wurde. Das ist die Unveränderbarkeit aus § 146 Abs. 4 AO in der Praxis.
Bei kleinen Fehlern in den Pflichtangaben erlaubt das Umsatzsteuerrecht auch eine Berichtigung durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (§ 31 Abs. 5 UStDV). In der Hotelpraxis ist die Kombination aus Storno und Neurechnung meist einfacher, weil der Gast ein vollständiges, sauberes Dokument erhält.
Wer auf einer Rechnung zu viel Umsatzsteuer ausweist, schuldet diesen Betrag nach § 14c UStG, auch wenn der Fehler offensichtlich ist. Erst eine ordnungsgemäße Berichtigung beseitigt die Schuld. Ein gelöschter Beleg berichtigt nichts.
Steuersätze auf der Hotelrechnung: 7 Prozent, 19 Prozent und der Sammelposten
Die Übernachtung selbst unterliegt dem ermäßigten Satz von 7 Prozent. Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, fallen nicht unter diese Ermäßigung (Aufteilungsgebot). Das gilt auch dann, wenn sie mit dem Zimmerpreis abgegolten sind.
Zwei Entwicklungen machen die Hotelrechnung seit 2026 komplizierter:
- Frühstück: Seit 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen wieder der ermäßigte Satz von 7 Prozent, allerdings nur für Speisen. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Das Frühstück im Hotel ist damit nicht mehr pauschal eine 19-Prozent-Position, sondern muss in Speisen und Getränke aufgeteilt werden.
- Parken, Wellness, Fitness: Der Europäische Gerichtshof hat am 5. März 2026 (verbundene Rechtssachen C-409/24 bis C-411/24) bestätigt, dass Deutschland für Parkplätze sowie Fitness- und Wellnessangebote eines Hotels den Regelsteuersatz anwenden darf, auch wenn es sich um Nebenleistungen zur Übernachtung handelt.
Für Pauschalangebote lässt die Finanzverwaltung eine Vereinfachung zu. Werden übliche Nebenleistungen als Sammelposten abgerechnet, etwa als "Business-Package", kann der darauf entfallende Entgeltanteil pauschal angesetzt werden. Mit dem BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 sank dieser Anteil von 20 auf 15 Prozent des Pauschalpreises. Der Rest wird mit 7 Prozent versteuert.
| Anteil | Betrag | Steuersatz |
|---|---|---|
| Sammelposten Nebenleistungen (15 %) | 22,50 Euro | 19 % |
| Übernachtung (85 %) | 127,50 Euro | 7 % |
| Summe | 150,00 Euro |
Beispiel: Pauschalpreis 150 Euro mit Sammelposten (Stand September 2026)
Das Beispiel zeigt nur die Aufteilung des Preises. Wie Sie die Pauschale im Einzelfall anwenden, insbesondere seit das Frühstück teilweise ermäßigt ist, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Wie lange Rechnungen aufbewahrt werden
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das betrifft § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG. Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Zehn Jahre gelten weiter für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Zu Letzteren zählt auch die Verfahrensdokumentation.
Die GoBD-Änderung vom Juli 2025 regelt außerdem die Aufbewahrung von E-Rechnungen: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Den bildhaften Teil einer hybriden Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Angaben enthält, die im Datensatz fehlen.
Verfahrensdokumentation: Wer schreibt auf, wie Ihr Haus abrechnet?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Betrieb aus einer Buchung eine Rechnung, eine Zahlung und eine Buchung in der Finanzbuchhaltung wird. Sie besteht üblicherweise aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Für ein Haus mit 30 Zimmern (Beispiel) muss das kein Aktenordner sein. Wichtig ist, dass diese Fragen beantwortet sind:
- Wer darf Rechnungen erstellen, stornieren und Zahlungen buchen?
- Wie werden Portalbuchungen und Provisionen erfasst?
- Wie laufen Anzahlungen, Kautionen und Sammelrechnungen?
- Wann und wie werden Daten an die Steuerberatung übergeben?
- Wo werden Rechnungen archiviert und wie werden sie wiedergefunden?
Fehlt eine Verfahrensdokumentation, ist die Buchführung nicht automatisch verworfen. Sie erschwert aber die Nachvollziehbarkeit, und das kann in einer Prüfung zu Diskussionen führen.
Z1, Z2, Z3: Wie der Prüfer an Ihre Daten kommt
Die Finanzverwaltung hat bei einer Außenprüfung drei Wege, auf elektronische Daten zuzugreifen:
- Z1, unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer arbeitet mit Leserechten selbst in Ihrem System.
- Z2, mittelbarer Zugriff: Sie oder ein Beauftragter erstellen nach Vorgabe des Prüfers Auswertungen im System. Laut GoBD müssen dafür nur vorhandene Funktionen genutzt werden, eine Neuprogrammierung ist nicht verlangt.
- Z3, Datenüberlassung: Sie stellen die Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereit.
Für Hotels heißt das: Ihre Rechnungsdaten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben. Auch nach einem Softwarewechsel. Ein Archiv aus PDF-Dateien allein genügt dafür in der Regel nicht.
Typische Fehler im Hotelalltag
Die Rechnung am Tresen neu geschrieben. Adresse falsch, Firmenname vergessen, Zimmer geteilt: Die alte Rechnung wird überschrieben. Richtig ist Storno plus neue Rechnung.
Eine Nummer übersprungen. Eine Rechnung wurde angelegt, dann doch nicht gebraucht und gelöscht. Zurück bleibt eine Lücke ohne Erklärung. Besser: Rechnungsnummern erst beim endgültigen Abschluss vergeben und jede ausgestellte Rechnung bestehen lassen.
Rechnungen in Excel oder Word. Eine Tabellenvorlage ist jederzeit änderbar, Nummern werden von Hand hochgezählt, Doppelvergaben fallen nicht auf. Eine solche Lösung erfüllt die Anforderung an Unveränderbarkeit nur mit erheblichem organisatorischem Aufwand.
Frühstück pauschal mit 19 Prozent. Bis Ende 2025 war das korrekt. Seit 2026 sind Speisen ermäßigt. Wer seine Artikelstammdaten nicht angepasst hat, weist zu viel Steuer aus.
Sammelrechnung ohne Leistungszeitraum. Bei Monteuren, die mehrere Wochen bleiben, fehlt häufig der genaue Zeitraum je Gast. Er ist Pflichtangabe.
Zwei Häuser, eine Nummernfolge. Führen Sie zwei Betriebe als getrennte Unternehmen, braucht jedes seine eigene Rechnungsfolge. Gemischte Nummernkreise machen die Zuordnung in der Prüfung schwierig.
Wie clavenda Rechnungen führt
In clavenda ist jedes Haus ein eigener Mandant mit eigener, lückenloser Rechnungsnummernfolge. Rechnungen werden nicht gelöscht: Korrekturen laufen über Storno- oder Korrekturrechnungen, und ein unveränderliches Aktivitätsprotokoll hält fest, wer was wann geändert hat, mit dem Zustand vorher und nachher. Steuersätze werden je Position hinterlegt, Beträge in ganzen Cent gerechnet. Am Monatsende lassen sich die Daten als DATEV-Export an die Steuerberatung übergeben.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Insbesondere die Anwendung der Sammelpostenpauschale und die Aufteilung des Frühstücks sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Stand: September 2026.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GoBD 2. Änderung (Aufbewahrung E-Rechnung, Datenzugriff) Quelle
- BMF-Schreiben vom 11.03.2024, Änderung der GoBD (Datenüberlassung, anzuwenden ab 01.04.2024) Quelle
- § 14 UStG, Pflichtangaben in Rechnungen (Stand September 2026) Quelle
- § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro Quelle
- Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE: lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern nicht zwingend (Darstellung Rechnungswesen-Portal) Quelle
- BFH, Beschluss vom 31.05.2023, X B 111/22: Lücken in Rechnungsnummern und Schätzungsbefugnis Quelle
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz: Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege 8 Jahre ab 01.01.2025 (Haufe) Quelle
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Quelle
- BMF-Schreiben vom 22.12.2025: ermäßigter Steuersatz für Speisen ab 2026, Sammelposten 15 statt 20 Prozent (PKF) Quelle
- EuGH, Urteil vom 05.03.2026, C-409/24 bis C-411/24: Regelsteuersatz für Hotelparkplätze und Wellness (NWB Experten-Blog) Quelle
