E-Rechnung im Hotel: Was ab 2027 für Firmengäste gilt

Montagmorgen, sechs Uhr. Drei Monteure einer Elektrofirma aus Bielefeld reisen für vier Wochen an. Gebucht hat das Sekretariat der Firma, die Rechnung soll am Monatsende gesammelt an die Buchhaltung gehen. Genau diese Rechnung wird ab 2027 oder 2028 nicht mehr als PDF verschickt werden dürfen, sondern als E-Rechnung.

Für ein kleines Hotel klingt das nach viel Aufwand. Die gute Nachricht: Ein großer Teil der Hotelrechnungen ist nicht betroffen. Die weniger gute: Gerade die Rechnungen an Firmen, die oft die größten Beträge ausmachen, sind es.

Welche Fristen gelten und stehen sie noch?

Die Pflicht zur E-Rechnung wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und gilt schrittweise für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen:

Zeitplan E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft (Stand September 2026)

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Eine weitere Verschiebung ist nach unserem Kenntnisstand im September 2026 nicht beschlossen. Das BMF hat zwei ausführliche Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht: vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025.

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Ein Haus mit 40 Zimmern kann diese Schwelle bereits erreichen (Beispiel: 40 Zimmer, 65 Prozent Auslastung, 85 Euro Nettopreis ergeben rund 806.000 Euro Logisumsatz im Jahr). Prüfen Sie Ihren Umsatz 2026 also früh, nicht erst im Januar 2027.

Was die EU mit ViDA plant

Auf europäischer Ebene wurde im März 2025 das Paket "VAT in the Digital Age" (ViDA) verabschiedet, die Richtlinie (EU) 2025/516. Sie ist am 14. April 2025 in Kraft getreten. Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU sollen ab 1. Juli 2030 strukturierte E-Rechnungen und ein Meldesystem verpflichtend werden. Deutschland plant ein solches Meldesystem, ein konkreter Starttermin ist bisher nicht festgelegt. Für die inländische Hotelrechnung ändert ViDA an den Fristen 2027 und 2028 nichts.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und die richtigen Angaben liefern.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: reine XML-Datei, ohne Sichtdarstellung. Behörden verlangen sie meist.
• ZUGFeRD: hybrides Format. Ein PDF für das Auge, darin eingebettet eine XML-Datei. Zulässig ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Es gilt als "sonstige Rechnung" und ist nur noch in der Übergangszeit zulässig. Das Gleiche gilt für eingescannte Papierrechnungen.

Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten: Formatfehler (die Datei entspricht nicht der Norm, dann liegt keine E-Rechnung vor), Verstöße gegen Geschäftsregeln der Norm (etwa Beträge, die rechnerisch nicht zusammenpassen) und inhaltliche Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.

Welche Hotelrechnungen sind ausgenommen?

Hier liegt die wichtigste Nachricht für kleine Häuser. Keine E-Rechnung ist nötig bei:

• Kleinbetragsrechnungen: Gesamtbetrag bis 250 Euro (§ 33 UStDV). Eine Nacht mit Frühstück liegt meist darunter.
• Fahrausweisen: für Hotels kaum relevant, allenfalls beim eigenen Shuttle mit Fahrschein.
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier bleibt es bei Papier oder PDF.
• Rechnungen an ausländische Unternehmen: Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind.
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Für Kleinbeträge und Fahrausweise dürfen Sie trotzdem eine E-Rechnung ausstellen. Die Ausnahme ist ein Wahlrecht, kein Verbot.

Viele Hotelrechnungen fallen damit aus der Pflicht heraus. Nicht aber die Wochenrechnung des Projektmitarbeiters, die Tagungspauschale oder die Monatsrechnung an die Montagefirma. Diese Beträge liegen fast immer über 250 Euro und gehen an Unternehmen.

Wer ist im Hotel eigentlich der Leistungsempfänger?

Die E-Rechnungspflicht hängt nicht daran, ob jemand beruflich unterwegs ist. Sie hängt daran, wer Ihr Vertragspartner und Leistungsempfänger ist. Das ist im Hotel nicht immer eindeutig.

Fall 1: Die Firma bucht und bekommt die Rechnung. Das Sekretariat reserviert, die Rechnung lautet auf die Firma, die Firma zahlt. Das ist ein B2B-Umsatz. Über 250 Euro braucht es ab dem jeweiligen Stichtag eine E-Rechnung.

Fall 2: Der Gast bucht privat und reicht die Rechnung beim Arbeitgeber ein. Der Gast ist Vertragspartner und zahlt selbst. Rechtlich ist das zunächst ein Umsatz an eine Privatperson, eine E-Rechnungspflicht besteht dann grundsätzlich nicht. Wie der Arbeitgeber die Kosten erstattet und ob er Vorsteuer ziehen kann, ist seine Sache.

Fall 3: Der Gast bucht selbst, verlangt am Tresen aber eine Rechnung auf die Firma. Das ist der schwierigste Fall. Lautet die Rechnung auf ein inländisches Unternehmen als Leistungsempfänger, spricht viel für eine E-Rechnungspflicht. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie diesen Fall im Haus einheitlich behandeln, und fragen Sie die Rechnungsanschrift möglichst schon bei der Buchung ab, nicht erst beim Check-out.

Die Unternehmereigenschaft Ihres Gegenübers erkennen Sie in der Praxis an einer Firmenanschrift, einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einer Buchung über einen Firmenzugang.

Praxis: Monteure, Sammelrechnung, Rechnungsanschrift

Im Boardinghouse ist der typische Firmenfall die Sammelrechnung. Die Firma schickt mehrere Mitarbeitende, einige bleiben zwei Wochen, andere sechs. Am Monatsende will die Buchhaltung eine einzige Rechnung.

Damit diese Rechnung als E-Rechnung funktioniert, brauchen Sie mehr Stammdaten als früher:

• vollständiger Firmenname und Rechnungsanschrift, nicht die Adresse der Baustelle
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls vorhanden
• E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen, oft ein eigenes Postfach der Buchhaltung
• Bestellnummer oder Kostenstelle, wenn der Kunde sie verlangt
• bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID
• je Position den Leistungszeitraum und am besten den Namen des Gastes

Die Pflichtangaben selbst ändern sich durch die E-Rechnung nicht. Neu ist, dass sie in maschinenlesbaren Feldern stehen müssen. Ein Freitext "Aufenthalt Herr M., 3. bis 28. März" im PDF genügt nicht, wenn die Zeiträume in der XML-Datei fehlen oder falsch sind.

Die Übermittlung per E-Mail ist zulässig. Laut BMF reicht auf Empfängerseite ein E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Das gilt übrigens auch für Sie: Ihr Hotel muss seit 2025 E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können, etwa vom Wäschedienst oder vom Getränkehändler.

Anzahlungen und Korrekturen

Auch Anzahlungsrechnungen und Stornorechnungen an Unternehmen folgen den Regeln der E-Rechnung. Wird eine E-Rechnung berichtigt, muss auch die Berichtigung in strukturierter Form erfolgen. Eine E-Rechnung per PDF-Nachtrag zu korrigieren, funktioniert nicht.

Aufbewahrung

E-Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt, und zwar im strukturierten Format. Nach der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt bei hybriden Rechnungen die XML-Datei, sofern das PDF keine zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben enthält. Eine Umwandlung der XML-Datei in ein Bild als einzige Archivfassung ist nicht zulässig.

Checkliste: Was Sie bis Ende 2026 erledigen sollten

1. Umsatz 2026 prüfen: Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027.
2. Rechnungen sortieren: Wie viele Rechnungen über 250 Euro gehen an inländische Firmen? Das ist Ihr E-Rechnungsvolumen.
3. Buchungsprozess anpassen: Rechnungsempfänger schon bei der Reservierung erfassen, nicht erst beim Check-out.
4. Stammdaten von Firmenkunden ergänzen: Rechnungsanschrift, USt-IdNr., E-Mail für E-Rechnungen, Bestellnummer.
5. Software prüfen: Kann Ihr System ZUGFeRD oder XRechnung nach EN 16931 erzeugen, inklusive Stornos und Anzahlungen?
6. Probelauf mit einem Stammkunden: Eine E-Rechnung testweise schicken und fragen, ob die Buchhaltung sie einlesen kann.
7. Empfang organisieren: Ein Postfach für eingehende E-Rechnungen einrichten und festlegen, wie sie geprüft und archiviert werden.
8. Verfahrensdokumentation ergänzen: Kurz beschreiben, wie E-Rechnungen erstellt, verschickt, empfangen und aufbewahrt werden.
9. Mit der Steuerberatung abstimmen: vor allem den Fall "Gast bucht privat, Rechnung auf Firma".

Wer unter der 800.000-Euro-Grenze liegt, hat ein Jahr länger Zeit. Die Umstellung trotzdem 2027 anzugehen ist sinnvoll, weil große Firmenkunden E-Rechnungen oft schon vorher verlangen werden.

E-Rechnung in clavenda

clavenda erstellt im B2B-Geschäft E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, also als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sammelrechnungen, Anzahlungsrechnungen und Splittrechnungen sind möglich, Steuersätze werden je Position geführt. Korrekturen laufen über Storno- oder Korrekturrechnungen mit fortlaufender Nummer je Haus.

Quellen

1. BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Formate, Übergangsregeln, Ausnahmen; Stand März 2026) Quelle
2. § 14 UStG, Definition der E-Rechnung und Pflichtangaben Quelle
3. § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregeln zur E-Rechnung 2025 bis 2027 Quelle
4. § 33 UStDV, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Quelle
5. BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung: Vorrang des strukturierten Teils, Fehlerarten (Baker Tilly) Quelle
6. IHK Darmstadt: E-Rechnung im B2B-Bereich, Empfang per E-Mail, Ausnahmen Quelle
7. BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GoBD 2. Änderung (Aufbewahrung von E-Rechnungen) Quelle
8. Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA), Amtsblatt der EU vom 25.03.2025 Quelle