Boardinghouse und Langzeitgäste: Monatsrechnung, Umsatzsteuer, Meldepflicht

Im Werre Quartier in Löhne bleibt kaum jemand nur eine Nacht. Die Gäste sind Monteure und Projektmitarbeiter, sie kommen für Wochen, entsendet von einer Firma. Diese Firma will keine zwölf Einzelbelege, sondern eine Rechnung am Monatsende. Und wenn der Gast abends von der Baustelle kommt, ist niemand mehr am Tresen.

Das klingt nach einem Organisationsthema. Es ist auch ein Steuer- und Meldethema. Dieser Beitrag geht die Fragen durch, die ein kleines Haus mit Langzeitgästen früher oder später beantworten muss.

Bis sechs Monate gelten 7 Prozent, darüber kann es steuerfrei werden

Die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich steuerfrei. Ausgenommen davon ist die kurzfristige Beherbergung von Fremden. Sie ist steuerpflichtig und unterliegt nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG dem ermäßigten Satz von 7 Prozent.

Was "kurzfristig" heißt, steht nicht wörtlich im Gesetz. Nach Abschnitt 4.12.9 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses kommt es auf die Absicht des Unternehmers an, die Räume nicht auf Dauer zur Verfügung zu stellen. Die Praxis orientiert sich an sechs Monaten: Soll das konkrete Nutzungsverhältnis nach den Vorstellungen des Vermieters nicht länger als sechs Monate dauern, liegt kurzfristige Beherbergung vor.

Für den typischen Monteur, der sechs Wochen bleibt, ist das eindeutig: 7 Prozent auf die Übernachtung.

Schwieriger wird es bei zwei Konstellationen:

• Ein Gast bleibt von vornherein länger als sechs Monate. Dann ist die Vermietung grundsätzlich steuerfrei. Auf die Befreiung kann bei Wohnzwecken nicht verzichtet werden, und Vorsteuer aus den zugehörigen Kosten ist anteilig nicht abziehbar.
• Dieselben Apartments werden wahlweise kurz- und langfristig angeboten. Nach Abschnitt 4.12.9 Abs. 2 UStAE sind dann sämtliche Umsätze steuerpflichtig. Steuerfrei bleibt nur, was eindeutig und leicht nachprüfbar für längere Aufenthalte bereitgehalten wird.

Welcher Steuersatz in der zweiten Konstellation auf einen Aufenthalt über sechs Monate anzuwenden ist, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Halten Sie in jedem Fall schriftlich fest, auf welche Dauer ein Vertrag angelegt ist. Denn die Absicht bei Vertragsschluss zählt, nicht die zufällige tatsächliche Dauer.

Frühstück, Parkplatz, Wäsche: Nebenleistungen gehören nicht zu den 7 Prozent

Der ermäßigte Satz gilt nur für die Überlassung des Zimmers. § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG nimmt Leistungen aus, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn sie mit dem Übernachtungspreis abgegolten sind. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass nennt als Beispiele Verpflegung, Parkmöglichkeiten, das Reinigen und Bügeln von Kleidung sowie Telefon und Internet.

Seit dem 1. Januar 2026 hat sich beim Frühstück etwas geändert. Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen unterliegen wieder dem ermäßigten Satz, Getränke ausgenommen. Für das Hotelfrühstück heißt das: Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent. Parkplatz und Wäscheservice bleiben bei 19 Prozent.

Wer einen Pauschalpreis ohne Einzelaufteilung anbietet, etwa ein "Business-Package", darf nach dem BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 vereinfachend 15 Prozent des Pauschalpreises dem Regelsatz unterwerfen und den Rest ermäßigt besteuern. Früher waren es 20 Prozent.

Steuersätze typischer Positionen im Boardinghouse, Stand September 2026

Monatsrechnung und Anzahlung: Wann die Umsatzsteuer entsteht

Viele Firmen wünschen eine Monatsrechnung. Umsatzsteuerlich ist das unproblematisch, wenn die Beherbergung als Teilleistung vereinbart ist. Das setzt nach Abschnitt 13.4 UStAE voraus, dass eine wirtschaftlich teilbare Leistung in Teilen geschuldet wird und für diese Teile ein gesondertes Entgelt vereinbart ist. Der Erlass nennt ausdrücklich die Vermietung mit monatlicher Mietzahlung als Beispiel. Ein Rahmenvertrag mit Preis je Nacht und monatlicher Abrechnung erfüllt das in der Regel.

Die Steuer für eine Teilleistung entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem der Teil erbracht wurde. Die Übernachtungen im September gehören also in die Voranmeldung für September, auch wenn die Firma erst im Oktober zahlt.

Verlangen Sie vorab Geld, gilt eine andere Regel. Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Steuer auf Anzahlungen bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Geld vereinnahmt haben. Bezieht sich eine Anzahlung auf mehrere Teilleistungen, ist sie nach Abschnitt 13.5 UStAE der jeweiligen Teilleistung zuzurechnen.

Praktisch bedeutet das:

1. Für die Anzahlung eine Anzahlungsrechnung mit Steuerausweis schreiben.
2. In der Monats- oder Schlussrechnung die Anzahlung mit ihrem Steuerbetrag absetzen.
3. Nicht vergessen, dass die Umsatzsteuer schon im Monat der Zahlung fällig war.

Sammelrechnung an die Firma: Nach Mitarbeiter aufschlüsseln

Eine Sammelrechnung ist zulässig, solange sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Für Langzeitgäste hat es sich bewährt, sie so zu gliedern, dass die Buchhaltung der Firma sie ohne Rückfrage verteilen kann.

Beispiel: Eine Firma bringt drei Monteure für den ganzen September unter. Der vereinbarte Nettopreis beträgt 60 Euro je Nacht, dazu kommt ein Stellplatz für 5 Euro netto je Nacht. Je Mitarbeiter ergibt das für 30 Nächte 1.800 Euro netto zu 7 Prozent (126,00 Euro Umsatzsteuer) und 150 Euro netto zu 19 Prozent (28,50 Euro Umsatzsteuer). Die Sammelrechnung weist die drei Blöcke nacheinander aus und summiert am Ende getrennt nach Steuersatz: 5.400 Euro netto zu 7 Prozent, 450 Euro netto zu 19 Prozent.

Bewährt hat sich folgende Gliederung:

• je Mitarbeiter ein Block mit Name, Zimmer, Zeitraum und Anzahl der Nächte,
• innerhalb des Blocks Übernachtung und Nebenleistungen getrennt nach Steuersatz,
• am Ende die Summen je Steuersatz und gegebenenfalls abgesetzte Anzahlungen,
• ein Bestell- oder Projektzeichen der Firma, wenn sie eines vergibt.

Die Aufschlüsselung nach Personen hat einen zweiten Nutzen: Sie hilft beim Nachweis des beruflichen Aufenthalts, wenn Ihre Gemeinde einen Kurbeitrag oder eine Übernachtungsteuer erhebt. Ob sie allein genügt, regelt die jeweilige Satzung.

Kurbeitrag und Bettensteuer bei Monteuren

Viele Kurbeitragssatzungen befreien Personen, die sich zur Berufsausübung am Ort aufhalten. Bei Übernachtungsteuern galt lange, dass beruflich zwingend erforderliche Übernachtungen nicht besteuert werden dürfen. Das hat das Bundesverwaltungsgericht 2012 entschieden. Seit dem Beschluss des Bundesverfassungsgerichts von 2022 ist das aber keine Pflicht mehr, und Berlin besteuert berufliche Übernachtungen seit April 2024 ausdrücklich mit.

Prüfen Sie deshalb die Satzung Ihres Ortes. Und lassen Sie sich bei Firmenbuchungen den beruflichen Zweck bestätigen. Details stehen im Beitrag zur Kurtaxe.

Ab wann ein Langzeitgast sich selbst anmelden muss

Wer in einer Beherbergungsstätte übernachtet, muss sich zunächst nicht bei der Meldebehörde anmelden. Das ändert sich mit der Dauer. Nach § 29 Abs. 1 BMG unterliegt der Meldepflicht, wer länger als sechs Monate in einer Beherbergungsstätte aufgenommen wird. Wer nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet ist, muss sich innerhalb von zwei Wochen anmelden, sobald der Aufenthalt drei Monate überschreitet.

Für einen polnischen oder rumänischen Monteur ohne deutschen Wohnsitz kann die Drei-Monats-Grenze also schnell erreicht sein. Die Pflicht trifft den Gast, nicht Sie. Ein Hinweis bei Anreise erspart der Firma aber Ärger.

Wird statt eines Hotelzimmers eine Wohnung überlassen, gilt § 27 Abs. 2 BMG mit derselben Logik: Wer im Inland gemeldet ist und eine Wohnung für nicht länger als sechs Monate bezieht, muss sich nicht an- oder abmelden. Nach sechs Monaten besteht die Anmeldepflicht binnen zwei Wochen, für Personen ohne Meldung im Inland nach drei Monaten. Ob Ihr Boardinghouse als Beherbergungsstätte oder als Wohnungsvermietung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Das offen zu klären lohnt sich, bevor der erste Gast die Grenze erreicht.

Meldeschein für ausländische Gäste, auch ohne Personal am Abend

Seit dem 1. Januar 2025 entfällt der Meldeschein für deutsche Staatsangehörige. Ausländische Gäste müssen ihn weiterhin am Tag der Ankunft unterschreiben und sich mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen. Der Betrieb bewahrt den Schein ein Jahr auf und vernichtet ihn innerhalb von drei weiteren Monaten.

Für ein Haus ohne Abendpersonal ist wichtig: § 29 Abs. 5 BMG erlaubt den elektronischen Meldeschein mit Zustimmung des Gastes. Die handschriftliche Unterschrift wird dann ersetzt, etwa durch einen kartengebundenen Zahlungsvorgang mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis. So kann der Gast die Daten vor der Anreise übermitteln und abends selbst einchecken.

Kaution, Vorautorisierung und Schlüssel

Bei wochenlangen Aufenthalten ohne Personal am Abend brauchen Sie drei Dinge geregelt:

• Kaution oder Vorautorisierung: Eine Vorautorisierung auf der Kreditkarte blockiert einen Betrag, ohne ihn abzubuchen. Sie ist bei Firmenbuchungen oft einfacher als eine Barkaution. Eine Kaution ist kein Entgelt für die Übernachtung und gehört deshalb nicht in die Umsatzsteuer, solange sie nicht mit Forderungen verrechnet wird. Die Vorautorisierung verfällt nach einer von der Kartenart abhängigen Frist, bei langen Aufenthalten muss sie gegebenenfalls erneuert werden.
• Schlüsselübergabe: Schlüsselkasten mit wechselndem Code oder Übergabe beim letzten Personal am Nachmittag. Legen Sie fest, wer bei Verlust erreichbar ist.
• Hausregeln schriftlich: Reinigungsintervall, Wäschewechsel und Ruhezeiten gehören in die Buchungsbestätigung, damit es in Woche vier keine Diskussion gibt.

Was clavenda davon abbildet

clavenda unterstützt Steuersätze je Position, Sammel- und Anzahlungsrechnungen sowie E-Rechnungen im B2B-Geschäft. Ausländische Gäste können den digitalen Meldeschein vor der Anreise ausfüllen, eine Kautionsvorautorisierung läuft über die Online-Zahlung. Rechnungsnummern sind je Haus fortlaufend, Korrekturen laufen über Storno statt Löschen. Die Frage, ob ein bestimmter Aufenthalt über sechs Monate steuerfrei ist, nimmt Ihnen die Software nicht ab.

Quellen

1. Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 4.12.9, Beherbergung in Hotels, Absicht des Unternehmers, BMF Umsatzsteuer-Handbuch Quelle
2. Beherbergungsleistungen und Umsatzsteuer: Sechs-Monats-Grenze nach BFH V R 69/90, keine Option zur Steuerpflicht (Sekundärquelle, abgerufen 09/2026) Quelle
3. Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 12.16, nicht begünstigte Leistungen bei Beherbergung Quelle
4. IHK Schleswig-Holstein, Mehrwertsteuer in Gastronomie und Hotellerie ab Januar 2026, Frühstück Quelle
5. Haufe zu BMF-Schreiben vom 22.12.2025: Pauschalanteil für nicht ermäßigte Leistungen 15 % statt 20 % Quelle
6. Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 13.4, Teilleistungen, Beispiel monatliche Miete Quelle
7. Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 13.5, Istversteuerung von Anzahlungen Quelle
8. § 29 Bundesmeldegesetz, Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten, inkl. Abs. 5 elektronisches Verfahren Quelle
9. § 27 Abs. 2 Bundesmeldegesetz, Ausnahmen von der Meldepflicht Quelle
10. IHK Rostock, Meldeschein für Beherbergungsbetriebe nach Bürokratieentlastungsgesetz IV, Stand 2025 Quelle