Meldeschein für ausländische Gäste: Pflichtangaben, Aufbewahrung, Löschung

Ein Montagmorgen im Boardinghouse: Drei Monteure aus Polen reisen an, entsendet von einem Subunternehmer, sie bleiben acht Wochen. Am Freitag davor kam ein Ehepaar aus Bielefeld für eine Nacht. Für das Ehepaar brauchen Sie seit dem 1. Januar 2025 keinen Meldeschein mehr. Für die Monteure schon, und zwar für jeden einzeln.

Dieser Beitrag vertieft, was für ausländische Gäste gilt: welche Angaben auf den Schein gehören, wie die Unterschrift ersetzt werden darf, wie lange Sie aufbewahren müssen und wann Sie vernichten müssen. Die Grundlagen zum digitalen Meldeschein finden Sie in unserem Beitrag zum digitalen Meldeschein.

Wer braucht seit 2025 noch einen Meldeschein?

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Bundestag die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten auf ausländische Personen beschränkt. Die Änderung gilt seit dem 1. Januar 2025. § 29 Abs. 2 BMG lautet jetzt: Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben.

Ausländisch heißt dabei nicht "von außerhalb der EU". Die Pflicht beruht auf Art. 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens (SDÜ). Dort ist ausdrücklich geregelt, dass sie auch Angehörige anderer Vertragsparteien und anderer EU-Mitgliedstaaten erfasst. Der Monteur aus Rumänien, die Kurgästin aus den Niederlanden und der Geschäftsreisende aus der Schweiz füllen also einen Meldeschein aus.

Für deutsche Gäste entfällt der Schein vollständig. Wer auch die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, ist melderechtlich keine ausländische Person. In der Praxis fragen Sie die Staatsangehörigkeit deshalb am besten schon bei der Buchung ab, dann wissen Sie vor der Anreise, für wen Sie einen Schein brauchen.

Ausnahmen für Mitreisende und Gruppen

Nicht jede Person im Zimmer braucht einen eigenen Schein. Das Gesetz sieht zwei Erleichterungen vor:

• Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden auf dem Meldeschein nur der Zahl nach angegeben.
• Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen unterschreibt nur der Reiseleiter. Er gibt die Anzahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit an.

Wichtig für Boardinghouses: Drei Kollegen derselben Firma sind weder Familie noch eine Reisegesellschaft von mehr als zehn Personen. Jeder von ihnen unterschreibt einen eigenen Schein.

Welche Angaben gehören auf den Meldeschein?

§ 30 Abs. 2 BMG zählt die Daten abschließend auf. Der Meldeschein enthält "ausschließlich" diese Angaben:

Pflichtangaben nach § 30 Abs. 2 BMG, Stand September 2026

Das Wort "ausschließlich" ist der Kern der Datensparsamkeit. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kfz-Kennzeichen oder Arbeitgeber gehören nicht auf den Meldeschein. Sie dürfen solche Daten für andere Zwecke erheben, etwa für die Rechnung an die entsendende Firma. Dann stützen Sie das aber auf den Beherbergungsvertrag und nicht auf das Melderecht.

Eine Öffnung gibt es: Nach § 30 Abs. 3 BMG kann Landesrecht erlauben, auf dem Meldeschein weitere Daten für Kur- und Fremdenverkehrsbeiträge zu erheben. Ob das in Ihrer Gemeinde gilt, klären Sie mit der Stelle, die den Gästebeitrag erhebt.

Ausweis zeigen, nicht kopieren

Ausländische Gäste müssen sich bei der Anmeldung mit einem gültigen Identitätsdokument ausweisen (§ 29 Abs. 3 BMG). Sie als Betrieb vergleichen die Angaben im Meldeschein mit dem Dokument (§ 30 Abs. 2 BMG). Weicht etwas ab, halten Sie das fest.

Eine Kopie des Passes verlangt das Gesetz nicht. Es verlangt nur die Seriennummer. Eine Kopie enthält dagegen Lichtbild, Größe, Augenfarbe und oft weitere Angaben, die Sie nicht brauchen. Das widerspricht dem Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO. Datenschützer raten deshalb seit Jahren davon ab, Ausweise in Hotels zu kopieren oder einzuscannen. Unser Rat: Dokument ansehen, Nummer abgleichen, Dokument zurückgeben.

Unterschrift oder elektronische Bestätigung

Der Normalfall ist die handschriftliche Unterschrift am Tag der Ankunft. § 29 Abs. 5 BMG erlaubt drei elektronische Alternativen. Voraussetzung ist immer, dass der Gast zustimmt, dass die Daten elektronisch erhoben werden und dass er ihre Richtigkeit am Tag der Ankunft bestätigt. Das geht so:

1. durch eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, bei der die zweckgebundene Zuordnungsnummer des Zahlungsmittels erhoben wird,
2. durch den elektronischen Identitätsnachweis nach § 12 eID-Karte-Gesetz oder mit dem elektronischen Aufenthaltstitel,
3. durch Vor-Ort-Auslesen der eID-Karte oder des Aufenthaltstitels.

Für Ihre Gäste aus dem Ausland ist vor allem der erste Weg realistisch. Die eID-Wege setzen eine deutsche eID-Karte für Unionsbürger oder einen deutschen elektronischen Aufenthaltstitel voraus. Ein polnischer Personalausweis gehört nicht dazu.

Meldeschein vor der Anreise per Link

Viele Häuser schicken den Gästen einige Tage vorher einen Link. Der Gast trägt Namen, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit und Passnummer selbst ein. Das spart am Tresen Zeit und Tippfehler. Rechtlich ist das nur die Vorbereitung. Die Bestätigung, also Unterschrift oder Kartenzahlung mit starker Authentifizierung, muss am Tag der Ankunft erfolgen. Eine Online-Vorauszahlung zwei Wochen vor der Anreise erfüllt diese Voraussetzung nach dem Wortlaut nicht.

Im Boardinghouse kommt ein zweites Problem hinzu: Monteure zahlen oft nicht selbst. Die Firma bekommt eine Sammelrechnung, eine Kartenzahlung des Gastes am Anreisetag gibt es dann nicht. Es bleibt die Unterschrift. Wenn abends niemand am Tresen steht, muss der Ablauf trotzdem am Anreisetag funktionieren, etwa mit einem vorbereiteten Schein, der zusammen mit dem Schlüssel bereitliegt und unterschrieben in einen verschlossenen Briefkasten kommt. Ob eine Unterschrift auf einem Tablet als "handschriftlich" genügt, ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Meldebehörde.

Wenn der Monteur länger bleibt

Bei Langzeitgästen greift zusätzlich § 29 Abs. 1 BMG. Wer nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet ist, muss sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anmelden, sobald der Aufenthalt drei Monate überschreitet. Wer länger als sechs Monate in der Beherbergungsstätte wohnt, unterliegt der allgemeinen Meldepflicht. Diese Pflicht trifft den Gast, nicht Sie. Ein kurzer Hinweis bei der Buchung eines Projekts über vier Monate erspart der Firma aber Ärger.

Ein Jahr aufbewahren, dann binnen drei Monaten vernichten

§ 30 Abs. 4 BMG legt zwei Fristen fest, die Sie beide einhalten müssen:

• Aufbewahrung: ein Jahr, gerechnet ab dem Tag der Abreise.
• Vernichtung: innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist.

Für elektronisch erhobene Daten gelten dieselben Fristen für Speicherung und Löschung.

Beispielrechnung Fristen, fiktiver Gast

Die Frist läuft ab Abreise, nicht ab Anreise. Bei einem Gast, der acht Wochen bleibt, macht das fast zwei Monate Unterschied. Wer Papierscheine in einem Ordner je Monat der Anreise ablegt, vernichtet deshalb leicht zu früh. Sortieren Sie nach Abreisemonat, dann können Sie jeden Monat einen Stapel sicher vernichten. Die Scheine gehören in einen Aktenvernichter oder zu einem Entsorger für vertrauliche Unterlagen, nicht ins Altpapier.

Die Fristen sind strenger als bei Rechnungen. Die Rechnung für denselben Aufenthalt bewahren Sie steuerlich deutlich länger auf. Halten Sie Meldeschein und Rechnung daher getrennt. Wenn Ihre Software beides in einem Datensatz speichert, muss sie die Meldedaten trotzdem nach der melderechtlichen Frist löschen können, ohne die Rechnung anzufassen.

Wer darf die Meldescheine sehen?

Während der Aufbewahrung müssen Sie die Scheine bestimmten Behörden auf Verlangen vorlegen (§ 30 Abs. 4 BMG). Dazu gehören die nach Landesrecht zuständigen Behörden sowie unter anderem Polizei- und Strafverfolgungsbehörden, Gerichte, Zoll- und Steuerbehörden. Handschriftliche Scheine legen Sie zur Einsichtnahme vor. Elektronisch erhobene Daten stellen Sie maschinenlesbar zur Verfügung.

Eine Pflicht, Meldescheine regelmäßig und ohne Anlass zu übermitteln, ergibt sich aus dem BMG nicht. Anderen Stellen, etwa einem Arbeitgeber, der wissen will, wann sein Mitarbeiter angereist ist, geben Sie den Meldeschein nicht heraus.

Was kostet ein Verstoß?

§ 54 BMG macht mehrere Fehler zur Ordnungswidrigkeit. Für den Betrieb relevant sind vor allem diese:

• keine Meldescheine bereithalten,
• Meldescheine nicht oder nicht mindestens ein Jahr aufbewahren beziehungsweise Daten nicht so lange speichern,
• Meldescheine oder Daten den Behörden nicht oder nicht rechtzeitig vorlegen.

Auch der Gast handelt ordnungswidrig, wenn er den Schein nicht oder nicht rechtzeitig unterschreibt. In diesen Fällen droht jeweils eine Geldbuße bis zu 1.000 Euro. Wer die Scheine zu lange aufhebt, verstößt nicht gegen § 54 BMG, aber gegen die Löschpflicht und damit gegen die DSGVO.

Die Beherbergungsstatistik ist eine andere Pflicht

Oft wird angenommen, mit dem Wegfall des Meldescheins für Deutsche habe sich auch die Statistik erledigt. Das stimmt nicht. Die Beherbergungsstatistik beruht auf dem Beherbergungsstatistikgesetz und nicht auf dem Melderecht. Berichtspflichtig sind Betriebe mit zehn oder mehr Schlafgelegenheiten, und zwar monatlich. Gemeldet werden Ankünfte und Übernachtungen, bei Gästen mit Wohnsitz im Ausland nach Herkunftsland.

Das hat eine praktische Folge: Für die Statistik brauchen Sie das Herkunftsland auch bei Gästen, für die es keinen Meldeschein mehr gibt. Diese Angabe kommt aus der Buchung, nicht aus dem Meldeschein. In Nordrhein-Westfalen geht die Meldung an den Landesbetrieb IT.NRW.

Checkliste für den Tresen

• Staatsangehörigkeit bei der Buchung abfragen.
• Für jede ausländische Person einen Schein, außer Ehegatten, Lebenspartner, minderjährige Kinder und Gruppen über zehn Personen.
• Nur die acht Pflichtangaben erheben.
• Ausweis ansehen, Seriennummer abgleichen, nicht kopieren.
• Unterschrift oder elektronische Bestätigung am Anreisetag.
• Ablage nach Abreisemonat, Vernichtung spätestens 15 Monate nach Abreise.

So löst clavenda den Meldeschein

In clavenda ist der Meldeschein digital. Für ausländische Gäste können Sie ihn vor der Anreise einsammeln, für deutsche Gäste fragt die Software ihn seit 2025 nicht mehr ab. Die Daten jedes Hauses liegen als eigener Mandant getrennt, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Den Export für die Beherbergungsstatistik (IDEV) erzeugt clavenda aus den Buchungen.

Quellen

1. § 29 BMG, Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten, Fassung Stand September 2026 Quelle
2. § 30 BMG, Besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten, Pflichtangaben, Aufbewahrung, Vorlage an Behörden, Stand September 2026 Quelle
3. § 54 BMG, Bußgeldvorschriften, Stand September 2026 Quelle
4. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323 Quelle
5. Deutscher Tourismusverband, Fragen und Antworten zum Meldeschein, Stand 22. Oktober 2024 Quelle
6. Wissenschaftliche Dienste des Bundestages, WD 3 - 3000 - 009/23, zu Art. 45 SDÜ Quelle
7. Stiftung Datenschutz, Ausweiskopien in Hotels, 15. August 2025
8. Statistisches Bundesamt, Tourismusstatistiken, Berichtspflicht ab zehn Schlafgelegenheiten Quelle
9. IHK Rostock, Meldeschein für Beherbergungsbetriebe seit 1. Januar 2025 Quelle