Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Rechnung ist ausgestellt und hat einen offenen Betrag. Der Zahlungseingang liegt tatsächlich vor (Kontoauszug).
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klappen Sie in Rechnungen zu dieser Buchung die Zahlungen der Rechnung auf. Unter Offen steht der Restbetrag.
Wählen Sie im unteren Block unter Zahlart den Zahlweg: Überweisung (Standard) oder Sonstige unbare Zahlart (z. B. PayPal, Lastschrift). Der Eintrag Bar (erst mit TSE, siehe #368) ist bewusst nicht wählbar.
Prüfen Sie Betrag (brutto, EUR). Vorbelegt ist der offene Rest; für eine Teilzahlung tragen Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag ein (Komma oder Punkt sind möglich).
Klicken Sie auf Zahlung vermerken. Die Zahlung erscheint unter Erfasste Zahlungen als "Extern (Überweisung)" oder "Sonstige (unbar)" mit "Erfolgreich"; der Zahlstatus wechselt auf Bezahlt oder Teilbezahlt.
Alternative Wege
- Aus der Liste Rechnungen: Unter Rechnungen öffnen Sie bei einer offenen Rechnung Zahlung erfassen und vermerken die Zahlung dort mit denselben Feldern, ohne die Buchung zu öffnen (Referenz: Rechnungen (Liste)).
- Kartenzahlung vor Ort: Nutzen Sie Am Terminal kassieren (Zahlung am Terminal).
Die Erfassung ist ein Vermerk; sie löst keine Zahlung aus und prüft kein Bankkonto. Buchen Sie nur, was eingegangen ist.
Mehr als der offene Rest ist nicht möglich: "Der Betrag ist größer als der offene Restbetrag." Überzahlungen und Guthaben behandeln Sie außerhalb der Software oder über eine Erstattung.
Das Datum der Zahlung ist der Zeitpunkt der Erfassung; ein Valutadatum lässt sich nicht eintragen. Erfassen Sie Zahlungen deshalb zeitnah.
Erfasste Zahlungen lassen sich nicht löschen. Eine irrtümliche Erfassung machen Sie über Erstatten rückgängig (Admin, Sekretariat); die Zeile bleibt als "Erstattet" sichtbar.
Barzahlungen dürfen nicht erfasst werden; sie gehören in die offene Ladenkasse. Die Auswahl "Bar" bleibt gesperrt, bis eine zertifizierte TSE angebunden ist.