Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Rechnung ist ausgestellt und hat einen offenen Betrag. Der Zahlungseingang liegt tatsächlich vor (Kontoauszug, Bargeld in der Hand). Bar setzt eine eingerichtete Kasse (TSE) voraus.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klappen Sie in Rechnungen zu dieser Buchung die Zahlungen der Rechnung auf. Unter Offen steht der Restbetrag.
Wählen Sie im unteren Block unter Zahlart den Zahlweg: Überweisung (Standard), EC-/Kreditkarte (externes Gerät) für eine Kartenzahlung am eigenen EC-Gerät ohne Stripe Sonstige unbare Zahlart (z. B. PayPal, Lastschrift) oder Bar (Bar kassieren). Ohne eingerichtete Kasse steht dort "Bar, erst mit eingerichteter Kasse (TSE)" und der Eintrag ist gesperrt. Bei einer Buchung über ein Portal steht zusätzlich Portal mit dem Namen des Portals zur Wahl, zum Beispiel Portal (Booking.com); ist die Buchung als beim Portal bezahlt markiert, ist er vorgewählt. Dazu kommt Virtuelle Kreditkarte: Sie haben die virtuelle Kreditkarte des Portals selbst belastet, zum Beispiel bei Expedia Collect.
Prüfen Sie Betrag (brutto, EUR). Vorbelegt ist der offene Rest; für eine Teilzahlung tragen Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag ein (Komma oder Punkt sind möglich).
Klicken Sie auf Zahlung vermerken. Die Zahlung erscheint unter Erfasste Zahlungen als "Extern (Überweisung)", "EC-/Kreditkarte (extern)", "Sonstige (unbar)", "Portal" oder "Virtuelle Kreditkarte" mit "Erfolgreich"; der Zahlstatus wechselt auf Bezahlt oder Teilbezahlt.
Alternative Wege
- Aus der Liste Rechnungen: Unter Rechnungen öffnen Sie bei einer offenen Rechnung Zahlung erfassen und vermerken die Zahlung dort mit denselben Feldern, ohne die Buchung zu öffnen (Referenz: Rechnungen (Liste)).
- Noch keine Rechnung: Eine Zahlung, die vor der Rechnung eingeht, erfassen Sie an der Buchung im Bereich Zahlungen am Gästekonto; die Rechnung übernimmt sie später (Zahlung am Gästekonto erfassen (vor der Rechnung)).
- Kartenzahlung vor Ort: Nutzen Sie Am Terminal kassieren (Zahlung am Terminal).
- Beim Portal bezahlt: Hat der Gast bei Booking.com, Expedia oder HRS bezahlt, wählen Sie Portal. Erfassen Sie den vollen Rechnungsbetrag, nicht die Auszahlung des Portals: die Kommission ist eine eigene Rechnung des Portals und wird nicht abgezogen. Im DATEV-Export geht die Zahlung auf das Verrechnungskonto Portale (Referenz: DATEV-Export).
- Virtuelle Kreditkarte des Portals: Zahlt das Portal über eine virtuelle Kreditkarte (VCC), die Sie selbst belasten, etwa am eigenen Kartengerät, wählen Sie Virtuelle Kreditkarte. Die Zahlung ist wie Portal kein Kassenvorgang und geht im DATEV-Export ebenfalls auf das Verrechnungskonto Portale. Beide Zahlwege gibt es nur bei Buchungen über ein Portal; sonst meldet die Software "Der Zahlweg Virtuelle Kreditkarte ist nur bei einer Buchung über ein Portal möglich."
Die Erfassung ist ein Vermerk; sie löst keine Zahlung aus und prüft kein Bankkonto. Buchen Sie nur, was eingegangen ist.
Mehr als der offene Rest ist nicht möglich: "Der Betrag ist größer als der offene Restbetrag." Überzahlungen und Guthaben behandeln Sie außerhalb der Software oder über eine Erstattung.
Das Datum der Zahlung ist der Zeitpunkt der Erfassung; ein Valutadatum lässt sich nicht eintragen. Erfassen Sie Zahlungen deshalb zeitnah.
Erfasste Zahlungen lassen sich nicht löschen. Eine irrtümliche Erfassung machen Sie über Erstatten rückgängig (Admin, Sekretariat); die Zeile bleibt als "Erstattet" sichtbar.
Mit eingerichteter Kasse (TSE) werden Zahlungen bar und mit EC-/Kreditkarte signiert; die Zahlungsbestätigung (PDF) zur Rechnung zeigt dann je Zahlung die TSE-Daten (Kassenbeleg ausgeben). Überweisung, sonstige unbare Zahlungen, Portalzahlungen und Zahlungen per virtueller Kreditkarte werden nicht signiert.