Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang kann kassieren, aber nicht erstatten. Die Zahlung hat den Status "Erfolgreich" und ist keine Online-Vorauszahlung aus dem Buchungswidget.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klappen Sie in Rechnungen zu dieser Buchung die Zahlungen der Rechnung auf. Unter Erfasste Zahlungen steht je Zahlung Zahlweg, Datum, Status und Betrag.
Klicken Sie bei der betreffenden Zahlung auf Erstatten.
Bestätigen Sie die Rückfrage "Diese Zahlung wirklich erstatten? Bei Kartenzahlung wird der Betrag über Stripe zurückgebucht. Die Rechnung wird dadurch wieder offen."
Die Meldung "Zahlung wurde erstattet." erscheint. Die Zeile zeigt jetzt "Erstattet" mit durchgestrichenem Betrag, der Zahlstatus der Rechnung wechselt zurück auf Offen oder Teilbezahlt.
Bei einer extern erfassten Zahlung überweisen Sie den Betrag jetzt an den Gast zurück. Soll der Gast nichts mehr zahlen, stornieren Sie zusätzlich die Rechnung (Rechnung stornieren und korrigieren).
Alternative Wege
- Zahlung auf andere Rechnung: Hängt eine Zahlung an einer stornierten Rechnung, übernehmen Sie sie statt einer Erstattung mit Zahlung übernehmen auf die Nachfolgerechnung.
- Kaution: Eine noch nicht eingezogene Kaution geben Sie über Freigeben frei, ohne Erstattung (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Es wird immer die ganze Zahlung erstattet; Teilerstattungen sind nicht möglich. Für eine Teilrückzahlung erstatten Sie die Zahlung vollständig und erfassen den verbleibenden Betrag neu.
Die Erstattung löscht nichts: Die Zahlung bleibt mit Originalbetrag und Zahlweg als "Erstattet" in der Liste (GoBD). Die Rechnung selbst bleibt unverändert; ihr Saldo öffnet sich nur wieder.
Online-Vorauszahlungen aus dem Buchungswidget ("Online-Vorauszahlung") lassen sich hier nicht erstatten; sie werden im Zahlungsdienstleister zurückgebucht.
Bei Kartenzahlungen dauert die Gutschrift auf dem Konto des Gastes je nach Bank einige Tage.
Eine bereits erstattete Zahlung lässt sich nicht erneut erstatten; ein zweiter Klick bleibt ohne Wirkung.