Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang kann kassieren, aber nicht erstatten. Die Zahlung hat den Status "Erfolgreich" und ist keine Online-Vorauszahlung aus dem Buchungswidget.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klappen Sie in Rechnungen zu dieser Buchung die Zahlungen der Rechnung auf. Unter Erfasste Zahlungen steht je Zahlung Zahlweg, Datum, Status und Betrag.
Ganze Zahlung: Klicken Sie bei der betreffenden Zahlung auf Erstatten und bestätigen Sie die Rückfrage "Diese Zahlung wirklich erstatten? Bei Kartenzahlung wird der Betrag über Stripe zurückgebucht. Die Rechnung wird dadurch wieder offen." Bei einer Barzahlung lautet sie "Diese Barzahlung wirklich erstatten? Den Betrag bitte bar zurückgeben; die Zahlung wird als "Bar zurückgegeben" vermerkt. Die Rechnung wird dadurch wieder offen."
Teil der Zahlung (zum Beispiel Kulanz): Klicken Sie auf Teilweise erstatten. Der Dialog nennt "Erstattbar sind höchstens ..." und belegt Betrag in Euro mit diesem Rest vor; setzen Sie den Betrag herab. Tragen Sie unter Grund einen kurzen Grund ein, zum Beispiel "Kulanz wegen Baulärm"; das Feld ist Pflicht ("Kurz und ohne Gastdaten; der Grund bleibt an der Erstattung gespeichert."). Klicken Sie auf Erstatten. Der Hinweis im Dialog sagt, wie das Geld zurückgeht: "Der Betrag wird über Stripe auf die Karte zurückgebucht.", "Den Betrag bitte bar zurückgeben; die Kasse bucht ihn aus." oder "Den Betrag bitte manuell zurücküberweisen; die Erstattung wird vermerkt."
Nach einer vollen Erstattung erscheint "Zahlung wurde erstattet."; die Zeile zeigt "Erstattet" mit dem ursprünglichen Betrag durchgestrichen. Nach einer Teilerstattung bleibt die Zahlung "Erfolgreich" und zeigt den verbleibenden Betrag. Der Zahlstatus der Rechnung wechselt zurück auf Offen oder Teilbezahlt.
Jede Erstattung steht als Unterzeile unter ihrer Zahlung: "Erstattung", Datum und Uhrzeit, der Grund ("Grund: ...") bzw. die Herkunft und der Status erstattet, ausstehend oder fehlgeschlagen mit dem Betrag als Minusbetrag.
Bei einer Barzahlung geben Sie den Betrag jetzt bar zurück. Bei einer anderen extern erfassten Zahlung überweisen Sie den Betrag an den Gast zurück. Soll der Gast nichts mehr zahlen, stornieren Sie zusätzlich die Rechnung (Rechnung stornieren und korrigieren).
Alternative Wege
- Zahlung auf andere Rechnung: Hängt eine Zahlung an einer stornierten Rechnung, übernehmen Sie sie statt einer Erstattung mit Zahlung übernehmen auf die Nachfolgerechnung.
- Storno der Buchung: Wählen Sie im Storno-Dialog Erstatten, zeigt der Dialog bei bar bezahlten Anteilen "... wurden bar bezahlt: bar zurückgeben. Die Erstattung wird an der Kasse erfasst." Die Zahlung trägt danach den Vermerk "Erstattung beim Storno der Buchung: bar zurückgegeben." (Buchung stornieren).
- Im Stripe-Dashboard erstattet: Erstatten Sie eine Kartenzahlung direkt bei Stripe, übernimmt clavenda die Erstattung automatisch. Die Unterzeile trägt dann die Herkunft "Stripe-Dashboard".
- Kaution: Eine noch nicht eingezogene Kaution geben Sie über Freigeben frei, ohne Erstattung (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Eine Teilerstattung ist höchstens so hoch wie der noch nicht erstattete Rest der Zahlung ("Der Betrag ist höher als der erstattbare Rest ..."); ohne Grund wird sie nicht ausgeführt ("Bitte einen Grund angeben."). Mehrere Teilerstattungen nacheinander sind möglich, bis der Rest 0 ist; dann gilt die Zahlung als "Erstattet".
Steht eine Kartenerstattung noch aus oder ist sie fehlgeschlagen, zeigt die Buchung oben "Die Erstattung über ... steht noch aus." bzw. "... ist fehlgeschlagen." mit dem Knopf Erneut erstatten.
Die Erstattung löscht nichts: Die Zahlung bleibt mit Originalbetrag und Zahlweg als "Erstattet" in der Liste (GoBD). Die Rechnung selbst bleibt unverändert; ihr Saldo öffnet sich nur wieder.
Online-Vorauszahlungen aus dem Buchungswidget ("Online-Vorauszahlung") erstatten Sie nicht hier, sondern beim Storno der Buchung: Wählen Sie im Storno-Dialog bei der Anzahlungsrechnung Erstatten, bucht die Software die Kartenzahlung automatisch zurück ("Die Kartenzahlung über ... wird automatisch zurückgebucht."). Nur eine Online-Zahlung ohne Anzahlungsrechnung oder an einer bereits stornierten Anzahlungsrechnung erstatten Sie im Stripe-Dashboard; der Storno-Dialog weist darauf hin.
Mit eingerichteter Kasse (TSE) ist die Erstattung einer Zahlung bar oder mit Karte ein eigener, signierter Kassenvorgang mit negativem Betrag.
Bei Kartenzahlungen dauert die Gutschrift auf dem Konto des Gastes je nach Bank einige Tage.
Eine ganz erstattete Zahlung lässt sich nicht erneut erstatten; ein zweiter Klick bleibt ohne Wirkung.