Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Kartenzahlung ist eingerichtet und ein Terminal registriert. Nur Kreditkarten und Wallets funktionieren: "Nur Kreditkarte - girocard/EC können nicht vorautorisiert werden."
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Übersicht, Karte Kaution / Vorautorisierung. Ohne Kaution steht dort "Noch keine Kaution vorbelastet."
Tragen Sie unter Kautionsbetrag (EUR) den Betrag ein, wählen Sie bei mehreren Geräten das Terminal und klicken Sie auf Kaution vorbelasten. Der Hinweis "Bitte Karte am Terminal vorhalten... Der Status aktualisiert sich automatisch." erscheint; der Gast hält die Kreditkarte vor.
Nach Bestätigung zeigt die Karte den Hold mit Betrag, Abzeichen Aktiv und "gültig bis 28.09.2026 · noch 27 Tage".
Einziehen: Nach dem Ausstellen der Rechnung wählen Sie bei mehreren Rechnungen unter Auf Rechnung die Zielrechnung, prüfen Einzug (EUR) (vorbelegt mit dem kleineren Wert aus Kaution und offenem Betrag, weniger ist möglich) und klicken auf Einziehen. Der Betrag erscheint an der Rechnung als Zahlung "Terminal (Karte)", der Hold wechselt auf Eingezogen.
Freigeben: Wird die Kaution nicht gebraucht, klicken Sie auf Freigeben. Der Hold wechselt auf Freigegeben, die Reservierung auf der Karte entfällt.
Erneuern: Erscheint "Dieser Hold läuft vor der Abreise ab. Bitte die Kaution erneuern - es wird ein neuer Hold angelegt (Karte erneut am Terminal vorhalten) und der alte Hold freigegeben. Eine Verlängerung ist technisch nicht möglich.", klicken Sie auf Kaution erneuern und lassen den Gast die Karte erneut vorhalten. Der neue Hold übernimmt den Betrag, der alte wird freigegeben.
Alternative Wege
- Abbrechen: Reagiert das Terminal nicht, klicken Sie neben dem Hinweis auf Abbrechen; der Vorgang gilt als Freigegeben und kann neu gestartet werden.
- Ohne Terminal: Ohne registriertes Gerät ist die Karte nur Anzeige ("Kein Terminal konfiguriert. Ein Administrator kann unter Terminal einen Reader registrieren."). Eine Kaution per Überweisung erfassen Sie als Anzahlungsrechnung oder außerhalb der Software.
Ein Hold ist kein Umsatz und keine Zahlung; erst der Einzug wird als Zahlung an einer Rechnung gebucht. Deshalb ist zum Einziehen eine ausgestellte Rechnung mit offenem Betrag nötig: "Zum Einziehen zuerst eine Rechnung ausstellen."
Der Einzug darf weder den autorisierten Betrag noch den offenen Rechnungsbetrag übersteigen. Ein Teileinzug gibt den Rest automatisch frei.
Holds laufen nach einer vom Kartenanbieter vorgegebenen Frist ab (in der Regel bis zu 30 Tage). Die Karte zeigt "läuft heute ab" und "Abgelaufen"; ein abgelaufener Hold lässt sich nicht mehr einziehen. Warnungen erscheinen rechtzeitig vorher.
Ein Hold kann nicht verlängert werden, nur ersetzt. Beim Erneuern wird zuerst der neue Hold angelegt, dann der alte freigegeben; schlägt der neue fehl, bleibt der alte bestehen.
Abgelehnte oder fehlgeschlagene Holds bleiben mit "Fehlgeschlagen" in der Liste stehen (Audit); ein neuer Versuch legt einen neuen Eintrag an.
Kartendaten werden nicht gespeichert. Holds erzeugen keine Kassenfunktion im Sinne der KassenSichV.