Worum es geht
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion unterliegen in Deutschland der Kassensicherungsverordnung: Sie brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), müssen für jeden Vorgang einen Beleg ausgeben, beim Finanzamt gemeldet sein und bei einer Kassen-Nachschau einen Export im vorgeschriebenen Format liefern. Ob ein System eine Kassenfunktion hat, entscheidet nach der Auslegung der Finanzverwaltung, ob es zumindest teilweise bare Zahlungen erfassen kann. Ein System, das ausschließlich unbare Zahlungen verarbeitet, braucht keine TSE.
Bar nur mit eingerichteter TSE
Ohne TSE bleibt clavenda bargeldlos: In jeder Zahlart-Auswahl steht "Bar, erst mit eingerichteter Kasse (TSE)", der Eintrag ist gesperrt, und auch die Datenbank weist eine Barzahlung ab. Richtet ein Admin die TSE ein (Kasse (TSE) einrichten), wird Bar am Gästekonto, an einer Rechnung und im Verkauf wählbar (Bar kassieren). Das gilt auch, solange die TSE im Status Ausfall steht; das Geschäft läuft dann weiter (Bei TSE-Ausfall weiterarbeiten).
Was signiert wird
Mit eingerichteter TSE ist nicht nur Bargeld ein Kassenvorgang, sondern jeder Vorgang an der Kasse. clavenda signiert:
- jeden Verkauf im Verkauf, gleich mit welcher Zahlart, auch Auf Rechnung;
- jede Zahlung am Tresen, also Bar, Karte am Terminal und EC-/Kreditkarte (externes Gerät), am Gästekonto oder an einer Rechnung;
- jede Rücknahme solcher Vorgänge als eigenen Vorgang mit negativem Betrag: Storno eines Verkaufs, Stornieren einer Zahlung am Gästekonto, Erstattung, Rückgabe beim Storno einer Buchung;
- jede Geldbewegung ohne Umsatz aus dem Kassenbuch: Einlage, Entnahme zur Bank, Privatentnahme, Ausgabe mit Beleg, Korrektur und Kassendifferenz (Kassenbuch führen).
Nicht signiert werden Überweisungen, Online-Zahlungen über die Buchungsseite und Sonstige (unbar); sie sind kein Vorgang am Tresen. Die signierten Vorgänge sehen Admin und Sekretariat auf der Seite Kasse (TSE) (Kasse (TSE)).
Beleg
Für jeden Kassenvorgang besteht Belegausgabepflicht. clavenda bietet nach dem Kassieren den Beleg an: Drucken, Herunterladen oder Kein Beleg gewünscht (Kassenbeleg ausgeben). Der Beleg trägt TSE-Seriennummer, Kassen-Seriennummer, Transaktionsnummer, Zeitpunkte, Signaturzähler, Signatur und einen QR-Code. Die Rechnung bleibt davon unberührt: Sie ist ein Beleg nach Umsatzsteuerrecht, und ihre Nummern bleiben lückenlos (Rechnungsnummern und Storno (GoBD)).
Kassenmeldung
Die Meldung der Kasse beim Finanzamt über „Mein ELSTER“ erledigen Sie selbst; alle Angaben stehen im Datenblatt Kassenmeldung auf der Seite Kasse (TSE) (Kassenmeldung ans Finanzamt). Kassenbuch, Kassensturz, Tagesabschluss und der Export für die Kassen-Nachschau (DSFinV-K) sind in clavenda enthalten (Kassenbuch führen).
Kreditkarten-Vorautorisierungen als Kaution sind steuerlich unkritisch, weil erst die tatsächliche Belastung Umsatz ist (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Dieser Artikel gibt die Einordnung wieder, auf der clavenda aufbaut, und ersetzt keine steuerliche Beratung. Die abschließende Bewertung für Ihren Betrieb trifft Ihr Steuerberater.