Worum es geht
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion unterliegen in Deutschland der Kassensicherungsverordnung: Sie brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), müssen für jeden Vorgang einen Beleg ausgeben, beim Finanzamt gemeldet sein und bei einer Kassen-Nachschau einen Export im vorgeschriebenen Format liefern. Ob ein System eine Kassenfunktion hat, entscheidet nach der Auslegung der Finanzverwaltung ein einziges Merkmal: ob es der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Ein System, das ausschließlich unbare Zahlungen verarbeitet, hat keine Kassenfunktion und braucht keine TSE; ein Onlineshop ist das klassische Beispiel.
Warum clavenda bargeldlos ist
Kreditkarte, girocard und Wallet-Zahlungen am Terminal, Kartenzahlungen aus der Buchungsmaske, Kautionen und die Erfassung von Überweisungen sind allesamt unbar. Solange die Software keine einzige Barzahlung erfasst, bleibt sie außerhalb der TSE-, Beleg- und Meldepflicht. Würde dagegen auch nur ein Betrag als "bar" gebucht, erhielte das Gesamtsystem Kassenfunktion, und alle Pflichten griffen auf einen Schlag, für jeden Betrieb, der die Software nutzt. Deshalb schließt clavenda die Zahlart Bar im Datenmodell aus und bietet keinen Weg, sie einzutragen.
Das Kartenterminal liest keine Scheine und Münzen; das Risiko entstünde allein durch eine Bar-Erfassung in der Software. Die Rechnung selbst ist davon unberührt: Sie ist ein Beleg nach Umsatzsteuerrecht, keine Kassenquittung, und die Rechnungsnummern bleiben lückenlos (Rechnungsnummern und Storno (GoBD)).
Was das für den Empfang bedeutet
Zahlt ein Gast seine Rechnung bar, erfassen Sie die Zahlung nicht in clavenda. Führen Sie Bareinnahmen organisatorisch getrennt in einer offenen Ladenkasse mit Kassenbuch oder Zählprotokoll, so wie es Ihr Steuerberater vorgibt; die Rechnung aus clavenda bleibt dabei im Status Offen und wird über das Kassenbuch ausgeglichen. Die Zahlart Sonstige unbare Zahlart ist dafür nicht gedacht; eine Bar-Erfassung unter falscher Zahlart würde genau die Kassenfunktion herstellen, die vermieden werden soll. Klären Sie den Abgleich zwischen Kassenbuch und offenen Rechnungen vor dem Start mit Ihrer Steuerberatung. Empfehlen Sie Gästen, wo möglich, die Kartenzahlung am Terminal: Sie ist in Sekunden erfasst, dem Gästekonto zugeordnet und dort belegt (Zahlung am Terminal).
Kreditkarten-Vorautorisierungen als Kaution sind steuerlich unkritisch, weil erst die tatsächliche Belastung Umsatz ist (Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben).
Wenn sich Ihr Betrieb für Bargeld entscheidet
Wer Bareinnahmen digital erfassen möchte, braucht ein Kassensystem mit TSE, Belegausgabe und Meldung über Mein ELSTER, getrennt von clavenda. Prüfen Sie außerdem, ob in Ihrem Haus heute schon Barumsätze in irgendeinem elektronischen System erfasst werden, etwa an der Hotelbar; die Pflichten bestünden dann unabhängig von clavenda.
Dieser Artikel gibt die Einordnung wieder, auf der clavenda aufbaut, und ersetzt keine steuerliche Beratung. Die abschließende Bewertung für Ihren Betrieb trifft Ihr Steuerberater.