Warum eine Rechnung unveränderlich ist
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass Buchungen und Belege nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sind. Eine Rechnung, die nachträglich geändert werden könnte, wäre als Beleg wertlos. clavenda setzt das technisch um: Eine Rechnung wird beim Erstellen mit allen Positionen, Beträgen, Steuersätzen und Empfängerdaten als PDF festgeschrieben und danach nie wieder angefasst. Auch die Software selbst ändert keinen Betrag mehr; Beträge werden intern in ganzen Cent gerechnet, damit keine Rundungsdifferenzen entstehen.
Wie Rechnungsnummern entstehen
Jeder Betrieb hat einen eigenen Nummernkreis. Die Nummer wird erst im Moment des Erstellens vergeben, deshalb verbrennt ein abgebrochener Entwurf keine Nummer, und es entstehen keine Lücken. In den Rechnungs-Stammdaten legen Sie ein Präfix (etwa "WQ-2026-"), die Startnummer und fest, ob die Zählung jährlich neu beginnt; Stornos laufen je nach Einstellung im selben Kreis oder in einem eigenen mit dem Präfix "S-". Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnungen, Sammelrechnungen und Stornorechnungen erhalten alle eine Nummer aus diesen Kreisen. Eine Änderung am Präfix wirkt nur auf künftige Rechnungen; sprechen Sie sie mit der Steuerberatung ab, weil sie eine neue Nummernfolge eröffnet.
Wie eine Korrektur läuft
Ist eine Rechnung falsch, sei es der Empfänger, ein Posten oder der Zeitraum, stornieren Sie sie und stellen eine neue aus. Das Storno erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und negativen Beträgen, die die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch aufhebt; die Posten kehren auf das Gästekonto zurück, wo Sie sie korrigieren und neu abrechnen. Beide Belege bleiben erhalten und sind im Buchungsdetail und in der Rechnungsliste sichtbar; in den Kennzahlen mindert das Storno den Umsatz der Periode, in der es ausgestellt wurde. Eine bereits erfasste Zahlung bleibt zunächst an der stornierten Rechnung hängen; über Zahlung übernehmen buchen Sie sie revisionssicher auf die neue Rechnung um, oder Sie erstatten sie, wenn der Gast nichts mehr zahlen soll (Rechnung stornieren und korrigieren, Erstattung).
Dasselbe gilt für Datumsänderungen nach der Abrechnung: Wird ein Aufenthalt verlängert oder verkürzt, nachdem die Rechnung existiert, führt der Weg über Storno und Neuausstellung (Rechnung nach Datumsänderung neu ausstellen).
Was das für den Alltag bedeutet
Prüfen Sie den Rechnungsentwurf vor dem Klick auf Rechnung erstellen sorgfältig: Empfänger, Posten, Zeitraum, Zahlungsziel. Ein Vertipper kostet danach zwei Belege statt einer Korrektur. Rechnungen an Unternehmen tragen zusätzlich die E-Rechnungsdaten (ZUGFeRD) im PDF; dafür müssen USt-IdNr. und Anschrift der Firma im Firmenprofil stimmen. Der DATEV-Export übernimmt Rechnungen und Stornos mit ihren Nummern; eine nachträgliche Änderung würde dort sofort auffallen.
Rechnungen unterliegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (je nach Unterlage acht bis zehn Jahre); clavenda löscht Rechnungen deshalb nie und pseudonymisiert bei einer DSGVO-Löschung nur die Gastdaten, nicht den Beleg (Aufbewahrung und Löschung).
Dieser Artikel beschreibt das Verhalten der Software und ersetzt keine steuerliche Beratung.