Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht alle Werte, aber gesperrt ("Nur Ansicht: Rechnungs-Stammdaten pflegen dürfen Admin und Sekretariat."). Die Karte E-Mail-Absender-Kennung auf der Seite Betriebsdaten ist nur für Admin sichtbar.
Schritte
Öffnen Sie Einstellungen, dann Rechnungs-Stammdaten. Ersteinrichtung: Solange noch nichts gespeichert ist, steht vorne der Reiter Identität und Kontakt. Füllen Sie dort die Pflichtfelder (mit Stern): Name des Hauses, Vollständige Firmierung, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land und unter Kontakt die E-Mail. Beim ersten Speichern werden Betriebsdaten und Rechnungs-Stammdaten gemeinsam angelegt. Später ändern Sie diese Angaben unter Einstellungen, Betrieb, Betriebsdaten, Tab Identität & Kontakt.
Wechseln Sie zu Bank und Zahlung: Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC sind Pflicht und erscheinen auf der Rechnung im Block Bankverbindung unter den Summen. Ein zweites Konto, etwa bei einer weiteren Bank, tragen Sie optional unter Zweite Bankverbindung ein; mit IBAN steht es auf Rechnung und Mahnung neben dem ersten. Unter Zahlungsziele pflegen Sie die Ziele, die beim Erstellen einer Rechnung zur Auswahl stehen, zum Beispiel Sofort, 14 Tage und 30 Tage. Mit Als Vorgabe legen Sie fest, welches vorausgewählt ist; neue Ziele legen Sie mit Bezeichnung und Tagen an, nicht mehr benötigte deaktivieren Sie. Beim allerersten Speichern gibt es statt der Liste das Feld Zahlungsziel (Tage); danach legt die Software die Liste automatisch an.
Prüfen Sie Nummernkreis und Steuer: vorne in der Karte Steuerliche Identifikation die Umsatzsteuer-IdNr. oder Steuernummer (mindestens eines) und gegebenenfalls Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG, danach optional ein Nummernkreis-Präfix wie "WQ-2026-", die Startnummer, Jährlicher Neustart der Nummerierung, die drei Umsatzsteuersätze (Vorgabe 7 %, 7 %, 19 %) und die Kurtaxe mit Betrag (EUR je Gast und Nacht).
Geben Sie im Reiter Optik und Texte bei Bedarf eine Abweichende Absenderzeile (Kopf) und einen Zusatz zu den Zahlungsbedingungen ein (zum Beispiel "Bitte geben Sie die Rechnungsnummer an."; die Fälligkeit druckt clavenda automatisch aus dem Zahlungsziel) und wählen Sie Layout-Variante und Farben. Die Karte Vorschau zeigt das Ergebnis mit Beispieldaten.
Klicken Sie in der Leiste unten auf Speichern. Bei einem Fehler springt die Ansicht in den betroffenen Reiter ("Bitte korrigieren: Bank und Zahlung - Bitte die IBAN eingeben."); bei Erfolg steht dort Gespeichert.
Laden Sie erst jetzt das Logo hoch: Einstellungen, Betrieb, Betriebsdaten, Tab Marke, Karte Logo, Datei wählen (JPEG, PNG, WebP oder SVG, maximal 2 MB) und Logo speichern. Vor dem ersten Speichern steht dort "Bitte zuerst die Stammdaten speichern, danach kann das Logo hochgeladen werden."
Nur Admin: Setzen Sie auf derselben Seite (Betriebsdaten, Tab Marke) in der Karte E-Mail-Absender-Kennung die Kennung (Kleinbuchstaben, Ziffern, Unterstriche, 2 bis 32 Zeichen) und klicken Sie auf Absender-Kennung speichern. Ohne Kennung versendet der Betrieb keine E-Mails.
Alternative Wege
- DATEV vorbereiten: Im Reiter DATEV und E-Rechnung tragen Sie Beraternummer, Mandantennummer, Erlöskonten und Debitoren-Sammelkonto ein; die Werte liefert der Steuerberater (DATEV-Export erstellen).
- Bestätigungsmail anpassen: Unter Optik und Texte, Karte Bestätigungsmail, ersetzen Sie Einleitung und Schlusstext der Buchungsbestätigung getrennt nach Zahlweg; leer bedeutet Standardtext.
Jede Rechnung friert die Stammdaten zum Ausstellungszeitpunkt ein. Spätere Änderungen wirken nur auf neue Rechnungen; ausgestellte Rechnungen und ihre Fälligkeit bleiben unverändert (GoBD).
Präfix, Startnummer und jährlicher Neustart sind Vorgaben für den Nummernkreis. Die Nummern selbst vergibt die Software lückenlos beim Ausstellen; nachträgliche Änderungen am Präfix erzeugen ab dann eine neue Nummernfolge. Stimmen Sie das mit dem Steuerberater ab.
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG unterdrückt den Steuerausweis auf allen Rechnungen. Nur aktivieren, wenn die Regelung tatsächlich gilt.
Akzeptierte Zahlungsmethoden sind reine Information auf der Rechnung. Ein Haken bei Barzahlung schaltet keine Barerfassung frei; die hängt allein an der eingerichteten Kasse (TSE).
Die IBAN wird nicht auf Prüfziffer geprüft; sie erscheint auf jeder Rechnung im Block Bankverbindung. Mit GiroCode / EPC-QR aufdrucken steht rechts daneben ein QR-Code mit Empfänger, IBAN, offenem Betrag und Rechnungsnummer, den der Gast mit der Banking-App scannt. Er erscheint nur bei offenem Betrag, nicht auf bezahlten Rechnungen, Stornorechnungen, Entwürfen und Aufstellungen, und nur für die erste Bankverbindung. Rechnungen vor dem 26.09.2026 bleiben ohne QR-Code. Logo entfernen löscht ohne Rückfrage.
E-Rechnung (ZUGFeRD) für Firmenkunden gewünscht erzeugt bei Firmenrechnungen ein PDF mit eingebetteter XML (EN 16931); fehlen Käuferangaben wie Straße oder PLZ, entsteht ein einfaches PDF.