Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht alle Werte, aber gesperrt ("Nur Ansicht: Rechnungs-Stammdaten pflegen dürfen Admin und Sekretariat."). Der Reiter Absender und Versand ist nur für Admin sichtbar.
Schritte
Öffnen Sie Einstellungen, dann Rechnungs-Stammdaten. Füllen Sie im Reiter Identität und Kontakt die Pflichtfelder (mit Stern): Offizieller Firmenname, Rechtsform, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land sowie Umsatzsteuer-IdNr. oder Steuernummer (mindestens eines) und unter Kontakt die E-Mail.
Wechseln Sie zu Bank und Zahlung: Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC sind Pflicht und erscheinen im Rechnungsfuß und im GiroCode. Setzen Sie Zahlungsziel (Tage), zum Beispiel 0 für sofort oder 14; daraus berechnet die Software Fälligkeit und Überfälligkeit.
Prüfen Sie Nummernkreis und Steuer: optional ein Nummernkreis-Präfix wie "WQ-2026-", die Startnummer, Jährlicher Neustart der Nummerierung, die drei Umsatzsteuersätze (Vorgabe 7 %, 7 %, 19 %) und die Kurtaxe mit Betrag (EUR je Gast und Nacht).
Geben Sie im Reiter Optik und Texte den Pflichttext Zahlungsbedingungen-Text ein (zum Beispiel "Zahlbar sofort ohne Abzug.") und wählen Sie Layout-Variante und Farben. Die Karte Vorschau zeigt das Ergebnis mit Beispieldaten.
Klicken Sie in der Leiste unten auf Speichern. Bei einem Fehler springt die Ansicht in den betroffenen Reiter ("Bitte korrigieren: Bank und Zahlung - Bitte die IBAN eingeben."); bei Erfolg steht dort Gespeichert.
Laden Sie erst jetzt das Logo hoch: Reiter Optik und Texte, Karte Logo, Datei wählen (JPEG, PNG, WebP oder SVG, maximal 2 MB) und Logo speichern. Vor dem ersten Speichern steht dort "Bitte zuerst die Stammdaten speichern, danach kann das Logo hochgeladen werden."
Nur Admin: Setzen Sie im Reiter Absender und Versand die Kennung (Kleinbuchstaben, Ziffern, Unterstriche, 2 bis 32 Zeichen) und klicken Sie auf Absender-Kennung speichern. Ohne Kennung versendet der Betrieb keine E-Mails.
Alternative Wege
- DATEV vorbereiten: Im Reiter DATEV und E-Rechnung tragen Sie Beraternummer, Mandantennummer, Erlöskonten und Debitoren-Sammelkonto ein; die Werte liefert der Steuerberater (DATEV-Export erstellen).
- Bestätigungsmail anpassen: Unter Optik und Texte, Karte Bestätigungsmail, ersetzen Sie Einleitung und Schlusstext der Buchungsbestätigung getrennt nach Zahlweg; leer bedeutet Standardtext.
Jede Rechnung friert die Stammdaten zum Ausstellungszeitpunkt ein. Spätere Änderungen wirken nur auf neue Rechnungen; ausgestellte Rechnungen und ihre Fälligkeit bleiben unverändert (GoBD).
Präfix, Startnummer und jährlicher Neustart sind Vorgaben für den Nummernkreis. Die Nummern selbst vergibt die Software lückenlos beim Ausstellen; nachträgliche Änderungen am Präfix erzeugen ab dann eine neue Nummernfolge. Stimmen Sie das mit dem Steuerberater ab.
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG unterdrückt den Steuerausweis auf allen Rechnungen. Nur aktivieren, wenn die Regelung tatsächlich gilt.
Akzeptierte Zahlungsmethoden sind reine Information auf der Rechnung. Ein Haken bei Barzahlung schaltet keine Barerfassung frei (KassenSichV).
Die IBAN wird nicht auf Prüfziffer geprüft; sie erscheint auf jeder Rechnung und im GiroCode. Logo entfernen löscht ohne Rückfrage.
E-Rechnung (ZUGFeRD) für Firmenkunden gewünscht erzeugt bei Firmenrechnungen ein PDF mit eingebetteter XML (EN 16931); fehlen Käuferangaben wie Straße oder PLZ, entsteht ein einfaches PDF.