Voraussetzungen
Admin und Sekretariat speichern. Empfang sieht alle Werte gesperrt mit dem Hinweis "Nur Ansicht: Rechnungs-Stammdaten pflegen dürfen Admin und Sekretariat. Als Empfang können Sie die Werte einsehen, aber nicht speichern."
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Rechnungs-Stammdaten, Untertitel "Demo-Hotel - gilt für alle Rechnungen dieses Betriebs." |
| Hinweis oben | "Firmierung, Anschrift, Kontakt, Logo und E-Mail-Absender pflegen Sie unter Betriebsdaten." mit Link auf die Seite Betriebsdaten. |
| Reiter | Optik und Texte (Standard), Bank und Zahlung, Nummernkreis und Steuer, DATEV und E-Rechnung. Nur in der Ersteinrichtung steht zusätzlich vorne Identität und Kontakt. Ein Reiter mit Fehler erhält ein Abzeichen. |
| Leiste unten | Status Ungespeicherte Änderungen, Wird gespeichert, Gespeichert, "Zuletzt gespeichert am 31. August 2026 um 14:05", Noch nicht gespeichert oder "Bitte korrigieren: Reiter - Meldung". Buttons Abbrechen (setzt zurück) und Speichern. |
Ersteinrichtung: Reiter Identität und Kontakt
Solange für den Betrieb noch nichts gespeichert ist, zeigt die Seite einmalig zusätzlich vorne den Reiter Identität und Kontakt mit dem Hinweis "Ersteinrichtung: Beim ersten Speichern werden Betriebsdaten und Rechnungs-Stammdaten gemeinsam angelegt. Danach pflegen Sie Firmierung, Anschrift und Kontakt unter Einstellungen, Betrieb, Betriebsdaten." Er enthält die Karten Rechtliche Identität und Kontakt mit denselben Feldern wie die Seite Betriebsdaten (Referenz: Betriebsdaten). Nach dem ersten Speichern entfällt der Reiter; alte Links auf ihn und auf den früheren Reiter Absender und Versand führen auf die Seite Betriebsdaten.
Reiter Optik und Texte
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Karte Optik | Ohne Logo; der Hinweis "Das Logo pflegen Sie unter Betriebsdaten, Marke." führt auf die Seite Betriebsdaten, Tab Marke. | |
| Akzentfarbe (HEX), Zweitfarbe (HEX) | nein | Hex-Wert wie "#7A1F2B"; leer bedeutet Farbe aus dem Logo. |
| Bevorzugte Schriftart | nein | Hausschrift, falls vorhanden. |
| Layout-Variante | ja | Klassisch (Logo links), Zentriert, Kompakt (Logo rechts). |
| Abweichende Absenderzeile (Kopf) | nein | Karte Rechnungstexte: kleiner Absender über der Empfängeradresse. |
| Kopf-/Anschreibentext, Fußzeilen-/Dankestext, Stornobedingungen-Hinweis | nein | Freitexte auf jeder Rechnung, bis 2000 Zeichen. |
| Zusatz zu den Zahlungsbedingungen | nein | Bis 1000 Zeichen, nur Zusätze wie "Bitte geben Sie die Rechnungsnummer an.". Die Fälligkeit druckt clavenda automatisch aus dem Zahlungsziel. |
| Hinweis zur Sprache | "Rechnungen werden auf Deutsch erstellt." Eine Auswahl der Sprache gibt es nicht. | |
| Bestätigungsmail | nein | Einleitung und Schlusstext, jeweils getrennt für "ohne Zahlung (Empfang, auf Rechnung)" und "bei Online-Zahlung"; leer bedeutet Standardtext. Interne Benachrichtigung an: Adresse, die eine interne Nachricht erhält, bei jeder Buchung über die Buchungsmaske und bei neuen, geänderten oder stornierten Buchungen aus den Portalen (z. B. Booking.com). Die Portal-Nachricht nennt je Zimmer Zimmerart, Ratenplan und Personenzahl, z. B. "Zimmer 1: Doppelzimmer Classic, Übernachtung inkl. Frühstück (2 Personen)"; ist die Portal-Rate keinem Ratenplan zugeordnet, steht dort der Portal-Ratenplan mit dem Hinweis "Portal-Rate nicht zugeordnet". Kommt die Bestätigung beim Gast nicht an (keine E-Mail-Adresse, Versandfehler), steht in der internen Nachricht ein Hinweis, den Gast selbst zu informieren. |
| Vorschau | Beispielrechnung mit Logo, Farben und Texten. |
Reiter Bank und Zahlung
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC | ja | Auf der Rechnung im Block Bankverbindung unter den Summen. Keine IBAN-Prüfziffernkontrolle. |
| Zweite Bankverbindung: Bank, IBAN, BIC | nein | Eigene Karte unter der ersten, "Optional. Steht mit IBAN zusätzlich auf Rechnung und Mahnung." Gleicher Kontoinhaber wie die erste. Mit IBAN druckt der Zahlungsblock beide Konten nebeneinander, jeweils mit dem Banknamen als Überschrift. Bank oder BIC ohne IBAN: "Zweite Bankverbindung: bitte auch die IBAN eingeben." Alle drei Felder leeren entfernt das zweite Konto von künftigen Belegen; ausgestellte Rechnungen behalten die Bankdaten vom Tag der Ausstellung. |
| Zahlungsziele | ja | Liste der wählbaren Zahlungsziele (Bezeichnung und Tage, 0 bis 365). Genau eines ist Vorgabe und beim Erstellen einer Rechnung vorausgewählt; eine Firma kann ein eigenes Standard-Zahlungsziel haben. Die Vorgabe lässt sich nicht deaktivieren. Vor dem ersten Speichern steht hier das Einzelfeld Zahlungsziel (Tage) (Vorgabe 0, sofort). |
| GiroCode / EPC-QR aufdrucken | nein | "QR-Code mit Betrag und Rechnungsnummer zum Scannen in der Banking-App. Nur bei offenem Betrag." Vorgabe an. Die Rechnung druckt den QR-Code rechts neben der Bankverbindung, darunter "Mit Banking-App scannen". Er enthält Kontoinhaber (ohne Kontoinhaber die Firmierung), IBAN und BIC der ersten Bankverbindung, den offenen Betrag und als Verwendungszweck "Rechnung" mit der Rechnungsnummer. Kein QR-Code bei bezahlter Rechnung, Stornorechnung, Entwurf, Aufstellung oder ohne IBAN, keiner für die zweite Bankverbindung. Rechnungen vor dem 26.09.2026 bleiben ohne QR-Code, auch beim erneuten Herunterladen. |
| Akzeptierte Zahlungsmethoden | nein | Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte, Überweisung, PayPal, Rechnung (Firmenkunden). Reine Information auf der Rechnung, keine Funktion. |
Reiter Nummernkreis und Steuer
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer-IdNr. / Steuernummer | eines von beiden | Karte Steuerliche Identifikation vorne im Reiter. Pflichtangabe nach Paragraph 14 UStG. Fehler: "Bitte USt-IdNr. ODER Steuernummer angeben (mindestens eines, Paragraph 14 UStG)."; die Ansicht springt dann in diesen Reiter. |
| Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG | nein | Karte Steuerliche Identifikation. Bei Ja kein Steuerausweis, mit gesetzlichem Hinweistext. |
| Nummernkreis-Präfix | nein | Zum Beispiel "WQ-2026-"; leer bedeutet fortlaufend ohne Präfix. |
| Startnummer | ja | Vorgabe 1; danach zählt die Software lückenlos hoch. |
| Jährlicher Neustart der Nummerierung | nein | Zum 1. Januar wieder ab Startnummer, Jahr wird Teil der Nummer. |
| Getrennter Kreis für Storno/Korrektur | nein | Eigene Nummernfolge für Stornorechnungen. |
| Übernachtung, Frühstück und Speisen, Getränke | ja | Umsatzsteuersatz je Gruppe, 7 % (ermäßigt) oder 19 % (Regelsatz); Vorgabe 7, 7, 19. In der Buchung überschreibbar. |
| Kurtaxe / Bettensteuer erheben, Betrag (EUR je Gast und Nacht), Hinweistext auf der Rechnung | nein | Durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer; Hinweistext vorbelegt "steuerfrei, durchlaufender Posten". |
Reiter DATEV und E-Rechnung
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Beraternummer, Mandantennummer | nein | Kopfdaten des DATEV-Stapels. |
| Erlöskonto Übernachtung, Erlöskonto Speisen, Erlöskonto Getränke, Erlöskonto Kurtaxe, Debitoren-Sammelkonto | nein | Kontonummern aus dem Kontenrahmen des Steuerberaters (SKR03 oder SKR04); keine Vorbelegung. Fehlende Konten blockieren nur den Export. |
| Anzahlungskonto 7 %, Anzahlungskonto 19 % | nein | Konten "Erhaltene, versteuerte Anzahlungen" für Anzahlungsrechnungen, die Absetzung in der Schlussrechnung und Zahlungen am Gästekonto, die über ein Monatsende offen bleiben: SKR03 1711 und 1718, SKR04 3260 und 3272. DATEV-Automatikkonten, der Export setzt keinen Steuerschlüssel. Nur Pflicht, wenn im Exportmonat eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung oder eine Anzahlung mit diesem Satz vorkommt. |
| Verrechnungskonto Portale | nein | Gastzahlungen über Booking.com, Expedia, HRS. Auszahlung und Kommission des Portals bucht die Buchhaltung gegen dieses Konto, zum Beispiel SKR03 1361. Nur Pflicht, wenn im Exportmonat Zahlungen mit dem Zahlweg Portal vorkommen (Referenz: DATEV-Export). |
| Kassenkonto, Geldtransitkonto, Privatentnahmen | nein | Konten für die Kasse (TSE) im DATEV-Export: Bargeld (SKR03 1000, SKR04 1600), Geldtransit für Karte im Verkauf, Bank-Einzahlung und Ausgaben mit Beleg (SKR03 1360, SKR04 1460), Privatentnahme (SKR03 1800, SKR04 2100). Nur Pflicht, wenn im Exportmonat Verkaufsbelege oder Kassenbuch-Einträge vorkommen, die das Konto brauchen. |
| E-Rechnung (ZUGFeRD) für Firmenkunden gewünscht | nein | Vorgabe an; Firmenrechnungen erhalten eine eingebettete XML nach EN 16931. |
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Profil anlegen und pflegen | Admin, Sekretariat | Rechnungs-Stammdaten anlegen und pflegen |
| Kontierung für DATEV | Admin, Sekretariat | DATEV-Export erstellen |
| Firmierung, Anschrift, Kontakt, Logo, Absender-Kennung | Admin, Sekretariat (Absender-Kennung nur Admin) | Referenz: Betriebsdaten |
Wichtig
Je Betrieb gibt es genau ein Profil. Ein Speichern der Rechnungs-Stammdaten ändert die Betriebsdaten nicht. Jede Rechnung speichert eine Kopie der Stammdaten zum Ausstellungszeitpunkt; Änderungen wirken nur auf neue Belege (GoBD).
Präfix, Startnummer und Neustart sind Vorgaben; die Nummern vergibt die Software lückenlos beim Ausstellen. Änderungen am Nummernkreis nur nach Rücksprache mit dem Steuerberater.
Ohne gespeichertes Profil lassen sich keine Rechnungen ausstellen ("Kein Rechnungs-Stammdaten-Profil hinterlegt.").
Das Profil enthält Betriebsdaten, keine Gastdaten; es unterliegt keiner Löschfrist. Jede Änderung wird im Audit-Protokoll festgehalten.
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