Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang sieht den Menüpunkt nicht. In den Rechnungs-Stammdaten sind unter DATEV und E-Rechnung Beraternummer, Mandantennummer, Debitoren-Sammelkonto und die benötigten Erlöskonten eingetragen, bei offenen Anzahlungen oder Anzahlungsrechnungen im Monat auch Anzahlungskonto 7 % und Anzahlungskonto 19 %. Exportieren Sie einen Monat erst nach Monatsende. Im Demo-Hotel ist der Export gesperrt.
Schritte
Öffnen Sie DATEV-Export (Menügruppe Berichte). Wählen Sie unter Zeitraum (Monat) den Monat, zum Beispiel Juli 2026; wählbar sind die letzten 18 Monate.
Prüfen Sie die Karte Vorschau: Rechnungen, davon Stornos, Brutto-Summe und davon Kurtaxe. Gezählt werden alle Rechnungen mit Rechnungsdatum im Monat, Stornorechnungen eingeschlossen; Anzahlungsrechnungen erst im Monat ihrer Bezahlung. Darunter stehen Anzahlungen umgebucht und Anzahlungen aufgelöst mit ihren Summen. "Keine Rechnungen in diesem Zeitraum." bei null Anzahlungen bedeutet: nichts zu exportieren. Achten Sie auf die Hinweise "Der Monat ist noch nicht abgeschlossen", "Nachträglich erfasst" und "Anzahlungsrechnung wartet auf Zahlung".
Erscheint die rote Karte Export blockiert, fehlen Angaben, zum Beispiel "DATEV-Mandantennummer", "Erlöskonto Getränke" oder "Anzahlungskonto 7 %", oder ein Automatikkonto passt nicht zum Steuersatz, zum Beispiel "Konto 8400 ist ein Automatikkonto für 19 % USt, hier werden 7 % gebucht. Bitte das Erlöskonto Speisen prüfen (SKR03: 8300)." Klicken Sie auf Rechnungs-Stammdaten ergänzen, tragen Sie die Konten ein (Werte kommen vom Steuerberater) und kehren Sie zurück.
Klicken Sie unter Download auf DATEV-CSV. Die Datei heißt zum Beispiel
EXTF_Buchungsstapel_2026-07-01_2026-07-31.csv.Klicken Sie auf Belegbild-ZIP. Die Datei
Belegbilder_2026-07-01_2026-07-31.zipenthält je Rechnung ein PDF, benannt nach der Rechnungsnummer, passend zum Belegfeld in der CSV.Übergeben Sie beide Dateien an den Steuerberater. Er importiert den Stapel testweise und gibt ihn frei; die Software selbst schreibt nichts fest.
Alternative Wege
- Einzelne Rechnung prüfen: Das PDF einer Rechnung öffnen Sie in der Liste Rechnungen über PDF.
- Kontierung vorab prüfen: Öffnen Sie DATEV-Export für einen beliebigen Monat mit Rechnungen; die Karte Export blockiert listet fehlende Angaben, bevor der Monatsabschluss ansteht.
Der Stapel enthält Forderungen (Buchung "Debitor an Erlöskonto" je Rechnung), keine Zahlungseingänge. Zahlungen bucht der Steuerberater aus dem Kontoauszug.
Erhaltene Anzahlungen: Ist eine Zahlung am Gästekonto am Ende ihres Zahlungsmonats noch nicht abgerechnet, bucht der Stapel dieses Monats sie "Debitor an Anzahlungskonto" um (je Steuersatz, ohne Kurtaxe-Anteil, ohne Steuerschlüssel). Im Monat der Rechnung wird sie mit der Rechnungsnummer wieder aufgelöst. Beispiel und Konten in der Referenz DATEV-Export, Abschnitt Erhaltene Anzahlungen.
Stornorechnungen stehen als Gegenbuchung im Stapel (Soll und Haben getauscht, Buchungstext "Storno zu 2026-0041"). Nichts wird weggelassen oder saldiert (GoBD).
Kontierung: Übernachtungen auf Erlöskonto Übernachtung, Folio-Posten je nach Steuersatz auf Erlöskonto Speisen (7 %) oder Erlöskonto Getränke (19 %), Kurtaxe ohne Steuerschlüssel auf Erlöskonto Kurtaxe. Steuerschlüssel 2 für 7 % und 3 für 19 % nach DATEV-Standardbelegung; auf DATEV-Automatikkonten (SKR03 8300/8400, 1711/1718, SKR04 4300/4400) bleibt der Steuerschlüssel leer, DATEV rechnet die Umsatzsteuer aus dem Konto. Speisen sind seit 01.01.2026 mit 7 % besteuert und gehören im SKR03 auf 8300, Getränke auf 8400.
Die CSV ist im DATEV-Format EXTF 700, Formatversion 13, Kodierung Windows-1252, Trennzeichen Semikolon; Festschreibung ist bewusst nicht gesetzt. Öffnen und speichern Sie die Datei nicht mit Excel, das verändert Kodierung und Führungsnullen.
Anzahlungsrechnungen bucht der Stapel im Monat, in dem sie vollständig bezahlt sind (Online-Anzahlung: am Rechnungsdatum, spätestens mit der Schlussrechnung), als "Debitor an Anzahlungskonto 7 %/19 %" (brutto je Steuersatz, ohne Steuerschlüssel), denn die Umsatzsteuer entsteht erst mit dem Geldeingang. Wird eine unbezahlte Anzahlungsrechnung storniert, entfallen sie und ihr Storno im Stapel; die Kurtaxe darauf geht wie gewohnt auf Erlöskonto Kurtaxe. Die Schlussrechnung bucht die volle Leistung auf die Erlöskonten und die Position "abzüglich Anzahlung(en)" als Gegenbuchung vom Anzahlungskonto zurück. Sobald eine Anzahlungs- oder Schlussrechnung im Monat liegt, braucht der Export deshalb die Anzahlungskonten der vorkommenden Steuersätze.
Die Kontonamen der Blockadeliste ("Erlöskonto Übernachtung") sind die Felder gleichen Namens in den Rechnungs-Stammdaten.