Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang sieht den Menüpunkt nicht. In den Rechnungs-Stammdaten sind unter DATEV und E-Rechnung Beraternummer, Mandantennummer, Debitoren-Sammelkonto und die benötigten Erlöskonten eingetragen. Im Demo-Hotel ist der Export gesperrt.
Schritte
Öffnen Sie DATEV-Export (Menügruppe Auswertung). Wählen Sie unter Zeitraum (Monat) den Monat, zum Beispiel Juli 2026; wählbar sind die letzten 18 Monate.
Prüfen Sie die Karte Vorschau: Rechnungen, davon Stornos, Brutto-Summe und davon Kurtaxe. Gezählt werden alle Rechnungen mit Rechnungsdatum im Monat, Stornorechnungen eingeschlossen. "Keine Rechnungen in diesem Zeitraum." bedeutet: nichts zu exportieren.
Erscheint die rote Karte Export blockiert, fehlen Angaben, zum Beispiel "DATEV-Mandantennummer" oder "Erlöskonto Getränke". Klicken Sie auf Rechnungs-Stammdaten ergänzen, tragen Sie die Konten ein (Werte kommen vom Steuerberater) und kehren Sie zurück.
Klicken Sie unter Download auf DATEV-CSV. Die Datei heißt zum Beispiel
EXTF_Buchungsstapel_2026-07-01_2026-07-31.csv.Klicken Sie auf Belegbild-ZIP. Die Datei
Belegbilder_2026-07-01_2026-07-31.zipenthält je Rechnung ein PDF, benannt nach der Rechnungsnummer, passend zum Belegfeld in der CSV.Übergeben Sie beide Dateien an den Steuerberater. Er importiert den Stapel testweise und gibt ihn frei; die Software selbst schreibt nichts fest.
Alternative Wege
- Einzelne Rechnung prüfen: Das PDF einer Rechnung öffnen Sie in der Liste Rechnungen über PDF.
- Kontierung vorab prüfen: Öffnen Sie DATEV-Export für einen beliebigen Monat mit Rechnungen; die Karte Export blockiert listet fehlende Angaben, bevor der Monatsabschluss ansteht.
Der Stapel enthält Forderungen (Buchung "Debitor an Erlöskonto" je Rechnung), keine Zahlungseingänge. Zahlungen bucht der Steuerberater aus dem Kontoauszug.
Stornorechnungen stehen als Gegenbuchung im Stapel (Soll und Haben getauscht, Buchungstext "Storno zu 2026-0041"). Nichts wird weggelassen oder saldiert (GoBD).
Kontierung: Übernachtungen auf Erlöskonto Übernachtung, Folio-Posten je nach Steuersatz auf Erlöskonto Speisen (7 %) oder Erlöskonto Getränke (19 %), Kurtaxe ohne Steuerschlüssel auf Erlöskonto Kurtaxe. Steuerschlüssel 2 für 7 % und 3 für 19 % nach DATEV-Standardbelegung; Abweichungen stimmen Sie mit dem Steuerberater ab.
Die CSV ist im DATEV-Format EXTF 700, Formatversion 13, Kodierung Windows-1252, Trennzeichen Semikolon; Festschreibung ist bewusst nicht gesetzt. Öffnen und speichern Sie die Datei nicht mit Excel, das verändert Kodierung und Führungsnullen.
Anzahlungsrechnungen laufen als normale Rechnungen mit ihrem Rechnungsdatum; eine gesonderte Anzahlungskontierung gibt es nicht.
Die Kontonamen der Blockadeliste ("Erlöskonto Übernachtung") sind die Felder gleichen Namens in den Rechnungs-Stammdaten.