Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Unter Rechnungs-Stammdaten ist das Rechnungsprofil gepflegt (Absender, Steuernummer, Bank); sonst erscheint "Keine Rechnungs-Stammdaten hinterlegt". Für die Buchung besteht keine offene Anzahlungsrechnung (dann Schlussrechnung, siehe Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung).
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Folio & Rechnung, und klicken Sie unter Rechnung erstellen auf Rechnung erstellen. Der Dialog öffnet sich mit der Belegart Standardrechnung und den Schritten Positionen, Empfänger, Zahlung, Vorschau.
Haken Sie unter "Welche Posten kommen auf diese Rechnung?" die gewünschten Positionen an. Bereits abgerechnete Posten sind ausgegraut. Für eine Teilrechnung wählen Sie nur einen Teil, zum Beispiel die Übernachtungen für die Firma und die Minibar für den Gast.
Optional: Über das Stiftsymbol einer Position ändern Sie den Preis (Preis pro Nacht (brutto, EUR) beziehungsweise Neuer Preis (brutto, EUR)) mit Grund (optional), zum Beispiel "Baustellen-Nachlass", und bestätigen mit Überschreiben. Haken Sie Kurtaxe mit abrechnen an, wenn die Kurtaxe auf diese Rechnung soll.
Prüfen Sie "Rechnungsbetrag" unten und klicken Sie auf Weiter zum Empfänger.
Wählen Sie unter "An wen geht die Rechnung?" Gast, Firma (mit Ansprechpartner (optional)) oder Abweichende Rechnungsadresse mit Name oder Firma, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land und USt-IdNr.; Tippen zeigt Vorschläge aus dem Stamm. Bei Gast und Firma steht darunter Anschrift auf der Rechnung mit der ganzen Anschrift aus den Stammdaten (Firma, Name, Straße, PLZ Ort, Land, USt-IdNr.). Optional tragen Sie unter Zusatz (nur diese Rechnung) eine Zeile ein, zum Beispiel "z. Hd. Frau Meier" (bis 60 Zeichen). Sie steht im Anschriftfeld unter dem Namen, in der Vorschau und in der E-Rechnung als Anschriftzusatz. Darunter tragen Sie optional unter Käuferreferenz / Kostenstelle die Kostenstelle oder Bestellnummer des Kunden ein, zum Beispiel "Kostenstelle 4711" (bis 60 Zeichen). Sie erscheint in der E-Rechnung als Käuferreferenz und im Kopf der Rechnung als Ihre Referenz. Beides wird nur an dieser Rechnung gespeichert, nicht bei der Firma oder beim Gast. Klicken Sie auf Weiter zur Zahlung.
Im Schritt Zahlung ("Wie wird bezahlt?") stehen unter Bereits erhalten die Zahlungen am Gästekonto, die die Rechnung übernimmt, darunter der Offener Rest. Wählen Sie für den Rest Kartenterminal, Karte extern, Überweisung erhalten oder Debitor (zahlt per Überweisung); bei einer Buchung über ein Portal zusätzlich den Zahlweg des Portals und Virtuelle Kreditkarte. Bei Debitor wählen Sie das Zahlungsziel (vorausgewählt ist das der Firma, sonst die Vorgabe des Betriebs); die Rechnung nennt dann Betrag, Frist und Konto. Ist alles bezahlt, steht dort "Bereits vollständig bezahlt. Die Rechnung vermerkt die Zahlung." Klicken Sie auf Weiter zur Vorschau.
Prüfen Sie den Entwurf ("Entwurf - noch keine ausgestellte Rechnung. Die Rechnungsnummer wird beim Erstellen vergeben.") und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Meldung "Rechnung wurde erstellt." erscheint, und das PDF öffnet sich in einem neuen Tab. Blockiert der Browser das Öffnen, klicken Sie in der Meldung auf PDF öffnen. Die Rechnung steht unter Rechnungen zu dieser Buchung mit Nummer, Zahlstatus (Offen, Teilbezahlt oder Bezahlt), PDF und E-Mail.
Alternative Wege
- Mehrere Buchungen auf einer Rechnung: Für Firmen, die mehrere Aufenthalte gesammelt zahlen, nutzen Sie die Sammelrechnung unter Rechnungen (Sammelrechnung über mehrere Buchungen).
- Nach dem Check-out ohne Rechnung: Die Liste Rechnungen zeigt solche Buchungen als "Checkout ohne Rechnung" mit dem Button Rechnung erstellen.
Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert oder gelöscht. Fehler korrigieren Sie über Storno und Neuausstellung (Rechnung stornieren und korrigieren).
Rechnungsnummern sind je Betrieb fortlaufend und lückenlos; die Nummer wird erst beim Erstellen vergeben, ein Abbruch verbrennt keine Nummer.
Ein geänderter Preis ist der neue Preis; Netto und Umsatzsteuer werden daraus berechnet. Der Grund wird im Beleg gespeichert (GoBD). Durchlaufende Posten wie die Kurtaxe lassen sich nicht ändern.
Die Kurtaxe wird je Erwachsenem und Nacht berechnet und entfällt bei Firmenbuchungen. Der Empfänger "Firma" allein befreit nicht: "Diese Buchung ist nicht als Firmenbuchung markiert - es wird Kurtaxe erhoben." Markieren Sie die Buchung dann als Firmenbuchung.
Der Gast der Buchung steht immer auf dem Beleg, auch bei abweichendem Empfänger.
Zusatz (nur diese Rechnung) und Käuferreferenz / Kostenstelle gehören zur ausgestellten Rechnung und lassen sich danach nicht mehr ändern. Sollen sie wegfallen oder anders lauten, stornieren Sie die Rechnung und stellen sie neu aus. Die Stornorechnung trägt dieselbe Käuferreferenz wie die Rechnung. Beide Felder gibt es auch bei Anzahlung und Schlussrechnung.
Übernommene Zahlungen stehen auf der Rechnung als "Betrag dankend erhalten am ... per ..." mit dem Offener Betrag; die Positionen zeigen Bruttopreise mit der Steuer je Satz darunter (Rechnung mit Bruttopreisen und Steuer je Satz).
Die Rechnung enthält nur Positionen dieser Buchung; abgerechnete Posten sind im Gästekonto gesperrt.