Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Ein Rechnungs-Stammdaten-Profil ist hinterlegt, sonst bleibt Sammelrechnung erstellen gesperrt ("Kein Rechnungs-Stammdaten-Profil hinterlegt."). Die Buchungen sind nicht storniert und haben noch nicht abgerechnete Posten.
Schritte
Öffnen Sie Rechnungen und klicken Sie rechts oben auf Neue Sammelrechnung.
Wählen Sie unter Buchungen auswählen Buchungen einer Firma und suchen Sie die Firma, oder Buchungen ohne Firma und geben Sie den Gastnamen ein. Prüfen Sie Aufenthalt von und bis (vorbelegt: Vormonat und aktueller Monat) und klicken Sie auf Buchungen anzeigen. Angeboten werden die Buchungen, von denen mindestens ein Zimmer im Zeitraum liegt.
Die Seite listet unter Posten auswählen jede dieser Buchungen mit offenen Posten als eigenen Block "Buchung B00061 · Name · Firma". Haken Sie die gewünschten Posten an. Übernachtungen erscheinen als "Übernachtung Doppelzimmer (01.09.2026 bis 03.09.2026)" mit Preis, Folio-Posten als "Frühstück · Menge 2" mit Betrag. Bereits abgerechnete Posten werden gar nicht angeboten.
Wählen Sie unter Empfänger den Rechnungsempfänger: Gast: Name oder Firma: Name aus den beteiligten Buchungen, oder Abweichende Rechnungsadresse mit den Feldern Name (Pflicht), Firma (optional), Straße, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr.
Prüfen Sie die Vorschau mit Nettobetrag, "zzgl. USt 7 %", "zzgl. USt 19 %", gegebenenfalls Steuerfrei (durchlaufende Posten) und Gesamtbetrag. Die Kurtaxe steuern Sie mit Kurtaxe als durchlaufenden Posten einbeziehen; das Feld erscheint nur, wenn Kurtaxe in den Stammdaten aktiv ist. Unter Zahlungsziel wählen Sie, bis wann die Rechnung zu zahlen ist; vorausgewählt ist das Standard-Zahlungsziel der Empfänger-Firma, sonst die Vorgabe des Betriebs. Darunter steht das Fälligkeitsdatum.
Klicken Sie auf Sammelrechnung erstellen. Sie landen wieder in der Liste Rechnungen; die neue Rechnung steht oben, bei mehreren Herkunftsbuchungen mit dem Zusatz "Sammelrechnung" statt eines Buchungslinks.
Alternative Wege
- Alle Posten einer Buchung: Für eine einzelne Buchung nutzen Sie Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse) im Tab Folio & Rechnung (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)); die Sammelrechnung braucht es nur bei mehreren Buchungen.
- PDF und Versand: Das PDF öffnen Sie in der Liste Rechnungen über PDF. Der Mailversand läuft über den Tab Belege & Versand einer beteiligten Buchung (Rechnung per Mail senden).
Bei Posten aus mehreren Buchungen ist ein Empfänger Pflicht: "Bei einer Sammelrechnung über mehrere Buchungen ist ein Empfänger anzugeben." Alle Buchungen müssen zum selben Betrieb gehören.
Die Rechnung ist nach dem Ausstellen unveränderlich (GoBD). Falsche Auswahl korrigieren Sie über Storno und eine neue Sammelrechnung; das Storno gibt die Posten wieder frei (Rechnung stornieren und korrigieren).
Eine echte Sammelrechnung über mehrere Buchungen hat keinen Buchungsbezug im Kopf. Deshalb steht sie nicht im Tab Folio & Rechnung der Einzelbuchungen, sondern nur in der Liste Rechnungen; und Zahlung übernehmen nach einem Storno funktioniert bei ihr nicht.
Die Kurtaxe in der Vorschau ist bei gemischter Auswahl aus Privat- und Firmenbuchungen ein Näherungswert; maßgeblich ist der Betrag auf der ausgestellten Rechnung. Firmenbuchungen erhalten keine Kurtaxe.
Erscheint "Mindestens ein ausgewählter Posten ist bereits auf einer aktiven Rechnung abgerechnet.", hat jemand parallel eine Rechnung ausgestellt. Laden Sie die Seite neu und wählen Sie erneut.