Rolle Admin oder Sekretariat. Die Firma ist unter Firmen angelegt oder wird beim Anlegen der Buchung neu erfasst. Für die Buchung existiert noch keine Rechnung, auch keine stornierte.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung. Im Tab Überblick zeigt die Karte Gast rechts die Zeile Firma mit "Keine Firma (Privatgast)" und dem Button Zuweisen.
Klicken Sie auf Zuweisen. Ein Auswahlfeld Firma suchen erscheint.
Wählen Sie die Firma aus der Liste. Der Eintrag "-- Keine Firma (Privatgast) --" hebt eine bestehende Zuordnung wieder auf.
Klicken Sie auf Speichern. Die Karte zeigt jetzt den Firmennamen mit Link auf das Firmenprofil und "Geschäftsgast · Nordbau Muster GmbH" unter dem Gastnamen; in der Buchungsliste steht die Firma oben und der Gast als Ansprechpartner darunter. Zum Wechseln klicken Sie auf Ändern.
Alternative Wege
- Firma noch nicht angelegt: In Schritt 3 steht unter den Treffern (oder statt "Keine Firma gefunden") der Eintrag Neue Firma anlegen: „…“ mit Ihrer Eingabe. Er öffnet den Dialog Neue Firma anlegen: Der Firmenname ist mit der Eingabe vorbelegt. Hat der Gast eine Anschrift, ist der Schalter Anschrift vom Gast übernehmen an und Straße, PLZ, Ort und Land sind ausgefüllt, zum Beispiel bei Portalbuchungen, die die Firmenanschrift am Gast mitbringen. Optional tragen Sie eine E-Mail ein. Mit Firma anlegen wird die Firma angelegt und sofort der Buchung zugewiesen; Schritt 4 entfällt. Die Anschrift am Gast bleibt unverändert. Schlägt der Dialog unter Vorhandene Firmen eine ähnlich benannte Firma vor, übernehmen Sie diese per Klick statt eine doppelte anzulegen.
- Beim Anlegen: Im Dialog "Neue Buchung" schalten Sie Auf Firma buchen ein und wählen Neue Firma oder Bestehende Firma; der Gast ist dann optional (Buchung anlegen).
- Im Dialog "Buchung bearbeiten": Klicken Sie in der Karte Zimmer & Zeitraum auf Buchung bearbeiten und schalten Sie unter 1 Gast Auf Firma buchen ein. Dort lässt sich auch eine neue Firma direkt anlegen (Buchung bearbeiten).
- Aus dem Belegungsplan: Im Buchungspanel unter Gast / Firma über die Karte Firma zuweisen beziehungsweise das Stiftsymbol Firma ändern; auch dort gibt es Neue Firma anlegen.
- Im Gastprofil: Beim Bearbeiten des Gastes bietet die Auswahl Firma (optional) ebenfalls Neue Firma anlegen an. Das ordnet die Firma dem Gast zu, nicht der Buchung.
- Firmenrate: Die Zuordnung ändert den Ratenplan nicht. Soll die Firmenrate gelten, wählen Sie sie im Dialog "Buchung bearbeiten" unter Ratenplan (gesamte Buchung) (Ratenplan ändern (Buchung, Aufenthalt, je Nacht)).
Sobald eine Rechnung zu dieser Buchung existiert, ist die Firma hier gesperrt: "Nach Rechnung nicht mehr änderbar." Das gilt auch für stornierte Rechnungen, weil der Rechnungsempfänger revisionssicher bleiben muss (GoBD). Soll eine andere Firma zahlen, wählen Sie beim Ausstellen der Rechnung den Empfänger Firma oder eine freie Rechnungsadresse (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)).
Besteht schon eine Anzahlungsrechnung, zum Beispiel nach einer Online-Zahlung, stellen Sie sie mit Empfänger korrigieren im Tab Folio & Rechnung an die Firma neu aus; die Firma wird dabei an der Buchung hinterlegt (Rechnungsempfänger nach Anzahlung korrigieren).
Die Zuordnung gilt für die ganze Buchung, nicht je Zimmer. Für Namen je Zimmer nutzen Sie den Zimmergast (Gast am Aufenthalt wechseln).
Bei Firmenbuchungen wird keine Kurtaxe erhoben; die Schlussrechnung behandelt sie entsprechend.
Die Firma des Gastprofils wird nicht automatisch übernommen. Maßgeblich ist allein die Zuordnung an der Buchung.