Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht die Firmenliste und die Firmenansicht, kann aber nur Notizen anlegen; statt des Formulars steht "Kein Schreibrecht im aktiven Mandanten. Firmen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Schritte
Öffnen Sie Firmen und klicken Sie auf Neue Firma. Tragen Sie den Firmenname ein. Ab zwei Zeichen prüft die Software den Bestand: "Eine Firma mit diesem Namen existiert bereits:" oder "Ähnliche Firmen sind bereits angelegt:" mit Link Öffnen zur vorhandenen Firma.
Füllen Sie Anschrift (optional): Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land. Bei deutscher PLZ wird der Ort vorgeschlagen. Die Anschrift erscheint auf Firmenrechnungen.
Ergänzen Sie unter Kontakt & Steuer (optional) die USt-IdNr. (wird auf die Rechnung gedruckt und für die E-Rechnung genutzt), die E-Mail (wird die Primäradresse) und Telefon.
Lassen Sie Aktiv gesetzt und klicken Sie auf Firma anlegen. Sie landen in der Firmenliste.
Pflegen: Klicken Sie in der Liste im Zeilenmenü auf Bearbeiten. Die Seite Firma bearbeiten enthält das Formular sowie darunter die Karten E-Mail-Adressen und Notizen. Änderungen am Formular speichern Sie mit Änderungen speichern.
E-Mail-Adressen: Fügen Sie unter E-Mail-Adresse weitere Adressen hinzu, zum Beispiel mit Bezeichnung (optional) "Buchhaltung", und markieren Sie die richtige mit Primär. Die Primäradresse nutzen automatische Sendungen wie Rechnungen an die Firma.
Notizen: Wählen Sie Kategorie (Vertrieb, Buchhaltung, Sonstiges), schreiben Sie die Notiz und klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Notizen sind interne Hinweise zur Zusammenarbeit, neueste zuerst.
Alternative Wege
- Aus der Buchung: Im Dialog Neue Buchung legen Sie unter Neue Firma eine Firma direkt mit an; auch dort erscheinen die Dublettenvorschläge mit Übernehmen (Buchung einer Firma zuordnen).
- Firma deaktivieren: Klicken Sie in der Liste im Zeilenmenü auf das Deaktivieren-Symbol oder entfernen Sie im Formular den Haken Aktiv. Die Firma bleibt mit Status inaktiv in der Liste und an alten Buchungen, wird aber nicht mehr vorgeschlagen. Reaktivieren geht jederzeit.
Der Firmenname ist je Betrieb eindeutig: "Ein Firmenname ist je Mandant nur einmal erlaubt." Die Vorschlagsliste findet auch Schreibvarianten ("muster gmbh" zu "Muster GmbH"); prüfen Sie sie, bevor Sie eine zweite Firma anlegen.
Erfassen Sie keine benannten Ansprechpartner als Firmendaten. Die Firma ist ein Betriebsdatensatz ohne Personenbezug und wird deshalb nicht anonymisiert; Personen legen Sie als Gäste mit Firmenzuordnung an. Für Notizen gilt: "Keine personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern erfassen (nur betriebliche Hinweise zur Firma)."
Die USt-IdNr. wird nicht auf Format oder Gültigkeit geprüft. Prüfen Sie sie sorgfältig; sie steht auf jeder Firmenrechnung.
Firmenbuchungen erhalten keine Kurtaxe (Buchung einer Firma zuordnen).
Adressänderungen wirken nur auf neue Rechnungen; ausgestellte Rechnungen behalten die alte Anschrift (GoBD).
Fehler beim Entfernen einer E-Mail oder Notiz werden derzeit nicht angezeigt; prüfen Sie das Ergebnis in der Karte.