Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht die Firmenliste und die Firmenansicht, kann aber nur Notizen anlegen; statt des Formulars steht "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Firmen pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Schritte
Öffnen Sie Firmen (Rubrik Kontakte) und klicken Sie auf Neue Firma. Tragen Sie den Firmenname ein. Passende vorhandene Firmen erscheinen unter "Gibt es schon:"; öffnen führt zu ihr.
Füllen Sie Anschrift (optional): Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land. Bei deutscher PLZ wird der Ort vorgeschlagen. Die Anschrift erscheint auf Firmenrechnungen.
Ergänzen Sie unter Kontakt & Steuer (optional) die USt-IdNr. (für Rechnung und E-Rechnung), die E-Mail (wird die Primäradresse) und Telefon.
Lassen Sie Aktiv gesetzt und klicken Sie auf Firma anlegen. Sie landen in der Firmenliste.
Pflegen: Klicken Sie in der Liste im Zeilenmenü auf Bearbeiten. Die Seite Firma bearbeiten enthält das Formular sowie die Karten Zahlungsziel, E-Mail-Adressen und Notizen. Speichern Sie mit Änderungen speichern.
E-Mail-Adressen: Fügen Sie unter E-Mail-Adresse weitere Adressen hinzu, zum Beispiel mit Bezeichnung (optional) "Buchhaltung", und markieren Sie die richtige mit Primär. Die Primäradresse nutzen automatische Sendungen wie Rechnungen an die Firma.
Notizen: Wählen Sie Kategorie (Vertrieb, Buchhaltung, Sonstiges), schreiben Sie die Notiz und klicken Sie auf Notiz hinzufügen. Neueste Notizen stehen oben.
Alternative Wege
- Aus der Buchung: Im Dialog Neue Buchung legen Sie unter Neue Firma eine Firma direkt mit an; auch dort erscheinen die Vorschläge, mit übernehmen (Buchung einer Firma zuordnen).
- Firma archivieren: Wählen Sie in der Liste im Zeilenmenü Archivieren oder entfernen Sie im Formular den Haken Aktiv. Die Firma steht dann im Archiv, bleibt an alten Buchungen und wird nicht mehr vorgeschlagen; Wieder aktivieren holt sie zurück.
- Firma aus dem Archiv entfernen (Admin): Im Archiv bietet das Zeilenmenü Anonymisieren und, wenn nichts an der Firma hängt, Endgültig löschen; sonst nennt es, was dranhängt (Referenz: Firmen (Liste)).
Der Firmenname ist je Betrieb eindeutig: "Ein Firmenname ist je Betrieb nur einmal erlaubt." Die Vorschlagsliste findet auch Schreibvarianten ("muster gmbh" zu "Muster GmbH"); prüfen Sie sie, bevor Sie eine zweite Firma anlegen.
Erfassen Sie keine benannten Ansprechpartner als Firmendaten. Personen legen Sie als Gäste mit Firmenzuordnung an. Anonymisieren überschreibt Name, Anschrift und Kontaktdaten; Buchungen und ausgestellte Rechnungen bleiben. Für Notizen gilt: "Keine personenbezogenen Daten von Ansprechpartnern erfassen (nur betriebliche Hinweise zur Firma)."
Die USt-IdNr. wird nicht auf Format oder Gültigkeit geprüft; sie steht auf jeder Firmenrechnung.
Firmenbuchungen erhalten keine Kurtaxe (Buchung einer Firma zuordnen).
Adressänderungen wirken nur auf neue Rechnungen; ausgestellte Rechnungen behalten die alte Anschrift (GoBD).
Fehler beim Entfernen einer E-Mail oder Notiz werden derzeit nicht angezeigt; prüfen Sie das Ergebnis in der Karte.