Gäste und Firmen
Gastakten und Firmen anlegen und pflegen, Notizen, Tags und die Löschanfrage. 14 Artikel.
Anleitungen
- Gast anlegen und bearbeitenSie legen einen Gast im Kundenstamm an oder ändern seine Stammdaten. Erfasst wird nur, was für Vertrag und Rechnung nötig ist: Name, Anschrift, Kontakt, Sprache und optional die Firma. Geburtsdatum und Ausweisdaten gehören nicht hierher, sondern in den Meldeschein.Anleitung
- E-Mail-Adressen eines Gastes verwaltenEin Gast kann mehrere E-Mail-Adressen haben, zum Beispiel privat und für Rechnungen. Genau eine davon ist die Primäradresse; an sie gehen automatische Sendungen wie Buchungsbestätigung und Rechnung. Sie pflegen die Adressen im Gastprofil, nicht im Bearbeiten-Formular.Anleitung
- Gast-Notizen und Check-in-HinweiseSie halten Wünsche und Hinweise zu einem Gast für das Team fest, zum Beispiel "Zimmer im Erdgeschoss" oder "Rechnung immer an Firma". Notizen hängen am Gast, nicht an der Buchung, und gelten damit für jeden künftigen Aufenthalt. Eine Notiz mit Beim Check-in anzeigen erscheint zusätzlich dort, wo das Team eincheckt: im Buchungsdetail, im Buchungsdialog nach der Gastauswahl, im Belegungsplan und in der Hausliste der Tageslisten.Anleitung
- Gast-Tags vergebenSie verschlagworten einen Gast mit kurzen Merkmalen wie "VIP", "Stammgast" oder "Frühanreise", damit das Team Vorlieben und Hinweise auf einen Blick sieht. Tags kommen aus einem betriebsweiten Vorrat, der beim Tippen mitwächst: Gibt es das Wort noch nicht, wird es angelegt.Anleitung
- Gast-Tags pflegen (umbenennen, einfärben, deaktivieren)Sie pflegen den Vorrat an Gast-Tags Ihres Betriebs: Namen vereinheitlichen, eine Farbe vergeben oder Tags aus den Vorschlägen nehmen. Neue Tags entstehen nicht hier, sondern beim Verschlagworten im Gastprofil.Anleitung
- Gast anonymisieren (DSGVO)Sie entfernen die personenbezogenen Daten eines Gastes endgültig, zum Beispiel auf sein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO. Die Software löscht den Datensatz nicht, sondern überschreibt Name, Anschrift, Kontakt und Sprache, löscht Notizen und Tags und sperrt den Gast für jede Bearbeitung. Aufenthalte und Rechnungen bleiben erhalten, lassen sich aber keiner Person mehr zuordnen.Anleitung
- Firma anlegen und pflegenSie legen einen Firmenkunden an, damit Buchungen und Rechnungen auf die Firma laufen können. Nicht mehr benötigte Firmen archivieren Sie; löschen lässt sich eine Firma nur, solange nichts an ihr hängt.Anleitung
- Dubletten vermeiden (Gäste und Firmen)Ein Gast, der zweimal im Kundenstamm steht, verteilt seine Aufenthalte, Notizen und Tags auf zwei Profile. Eine Zusammenführen-Funktion gibt es nicht; deshalb lohnt sich die Prüfung vor dem Anlegen. Beim Anlegen von Gästen und Firmen zeigt die Software vorhandene Einträge unter "Gibt es schon:".Anleitung
Referenz
- Gäste (Liste)Die Liste Gäste (Rubrik Kontakte) ist der Kundenstamm des Betriebs. Von hier aus suchen Sie einen Gast, öffnen sein Profil, legen neue Gäste an, archivieren Gäste und stoßen die Anonymisierung an.Referenz
- Gast anlegen und bearbeiten (Formular)Das Formular unter Gäste, Neuer Gast (Titel Gast anlegen, Brotkrume "Kontakte › Gäste › Gast anlegen") und über Bearbeiten (Titel Gast bearbeiten, Brotkrume "Kontakte › Gäste › Thomas Krüger › Bearbeiten") ist dasselbe. Über den Namen in der Brotkrume geht es ohne Speichern zurück ins Profil, über Gäste in die Liste. Es folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit: "Nur die für Vertrag und Rechnung nötigen Angaben (Datensparsamkeit)."Referenz
- GastprofilDas Gastprofil (Klick auf den Namen in Gäste) bündelt alles zu einer Person: Kontakt, Kennzahlen, Stammdaten, Tags, E-Mail-Adressen, Aufenthalte und Notizen. Es ist die Sicht für die Vorbereitung einer Anreise und die Pflege der Gastbeziehung.Referenz
- Firmen (Liste)Die Liste Firmen (Rubrik Kontakte) zeigt die Firmenkunden des Betriebs. Von hier legen Sie Firmen an, öffnen die Seite Firma bearbeiten, archivieren nicht mehr benötigte Firmen und räumen das Archiv auf.Referenz
- Firma anlegen und bearbeiten (Formular)Unter Firmen, Neue Firma (Titel Firma anlegen, Brotkrume "Kontakte › Firmen › Firma anlegen") erfassen Sie die Stammdaten einer Firma. Die Seite Firma bearbeiten (über Bearbeiten im Zeilenmenü, Brotkrume "Kontakte › Firmen › Firma bearbeiten", Untertitel ist der Firmenname) zeigt dasselbe Formular und darunter die Karten Zahlungsziel, E-Mail-Adressen und Notizen; eine getrennte Ansichtsseite gibt es nicht. Firmen in der Brotkrume führt ohne Speichern zurück zur Liste.Referenz
- Gast-Tags (Katalog)Der Tab Gast-Tags (Standard) der Seite Tags & Labels (Einstellungen, Gruppe Buchung & Gäste, Punkt Tags & Labels) listet alle Schlagworte des Betriebs, die Gästen zugewiesen werden können. Untertitel: "Katalog der Schlagworte (Name + optionale Farbe), die einem Gast zugewiesen werden können. Neue Tags entstehen beim Verschlagworten im Gastprofil; hier werden sie gepflegt." Über Bearbeiten öffnet sich die Seite Gast-Tag bearbeiten.Referenz
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