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Gastakten und Firmen anlegen und pflegen, Notizen, Tags und die Löschanfrage.
Sie legen einen Gast im Kundenstamm an oder ändern seine Stammdaten. Erfasst wird nur, was für Vertrag und Rechnung nötig ist: Name, Anschrift, Kontakt, Sprache und optional die Firma. Geburtsdatum und Ausweisdaten gehören nicht hierher, sondern in den Meldeschein.
Ein Gast kann mehrere E-Mail-Adressen haben, zum Beispiel privat und für Rechnungen. Genau eine davon ist die Primäradresse; an sie gehen automatische Sendungen wie Buchungsbestätigung und Rechnung. Sie pflegen die Adressen im Gastprofil, nicht im Bearbeiten-Formular.
Sie halten Wünsche und Hinweise zu einem Gast für das Team fest, zum Beispiel "Zimmer im Erdgeschoss" oder "Rechnung immer an Firma". Notizen hängen am Gast, nicht an der Buchung, und gelten damit für jeden künftigen Aufenthalt. Eine Notiz mit Beim Check-in anzeigen wird zusätzlich als Hinweis markiert.
Sie verschlagworten einen Gast mit kurzen Merkmalen wie "VIP", "Stammgast" oder "Frühanreise", damit das Team Vorlieben und Hinweise auf einen Blick sieht. Tags kommen aus einem betriebsweiten Vorrat, der beim Tippen mitwächst: Gibt es das Wort noch nicht, wird es angelegt.
Sie pflegen den Vorrat an Gast-Tags Ihres Betriebs: Namen vereinheitlichen, eine Farbe vergeben oder Tags aus den Vorschlägen nehmen. Neue Tags entstehen nicht hier, sondern beim Verschlagworten im Gastprofil.
Sie entfernen die personenbezogenen Daten eines Gastes endgültig, zum Beispiel auf sein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO. Die Software löscht den Datensatz nicht, sondern überschreibt Name, Anschrift, Kontakt und Sprache, löscht Notizen und Tags und sperrt den Gast für jede Bearbeitung. Aufenthalte und Rechnungen bleiben erhalten, lassen sich aber keiner Person mehr zuordnen.
Sie legen einen Firmenkunden an, damit Buchungen und Rechnungen auf die Firma laufen können. Die Firma bekommt eine Anschrift, optional eine USt-IdNr., mehrere E-Mail-Adressen und interne Notizen. Firmen werden nicht gelöscht, sondern deaktiviert.
Ein Gast, der zweimal im Kundenstamm steht, verteilt seine Aufenthalte, Notizen und Tags auf zwei Profile. Eine Zusammenführen-Funktion gibt es nicht; deshalb lohnt sich die Prüfung vor dem Anlegen. Bei Firmen hilft die Software mit Vorschlägen, bei Gästen mit der Suche.
Die Liste Gäste (Menügruppe Kontakte) ist der Kundenstamm des Betriebs. Von hier aus suchen Sie einen Gast, öffnen sein Profil, legen neue Gäste an und stoßen die Anonymisierung an.
Das Formular unter Gäste, Neuer Gast (Titel Gast anlegen) und über Bearbeiten (Titel Gast bearbeiten) ist dasselbe. Es folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit: "Nur die für Vertrag und Rechnung nötigen Angaben (Datensparsamkeit)."
Das Gastprofil (Klick auf den Namen in Gäste) bündelt alles zu einer Person: Kontakt, Kennzahlen, Stammdaten, Tags, E-Mail-Adressen, Aufenthalte und Notizen. Es ist die Sicht für die Vorbereitung einer Anreise und die Pflege der Gastbeziehung.
Die Liste Firmen (Menügruppe Kontakte) zeigt alle Firmenkunden des Betriebs, aktive und inaktive. Von hier legen Sie Firmen an, öffnen die Firmenansicht zum Bearbeiten und schalten Firmen aktiv oder inaktiv.
Unter Firmen, Neue Firma (Titel Firma anlegen) erfassen Sie die Stammdaten einer Firma. Die Seite Firma bearbeiten (über Bearbeiten im Zeilenmenü) zeigt dasselbe Formular und darunter die Karten E-Mail-Adressen und Notizen; eine getrennte Ansichtsseite gibt es nicht.
Die Seite Gast-Tags (Einstellungen, Gruppe Stammdaten) listet alle Schlagworte des Betriebs, die Gästen zugewiesen werden können. Untertitel: "Katalog der Schlagworte (Name + optionale Farbe), die einem Gast zugewiesen werden können. Neue Tags entstehen beim Verschlagworten im Gastprofil; hier werden sie gepflegt." Über Bearbeiten öffnet sich die Seite Gast-Tag bearbeiten.