Alle Rollen sehen und durchsuchen die Liste. Neuer Gast und das Zeilenmenü erscheinen nur für Admin und Sekretariat. Endgültig löschen und den Hinweis, was an einem archivierten Gast hängt, sieht nur der Admin.
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Titel Gäste, Untertitel "Kundenstamm des aktiven Betriebs verwalten.", rechts Neuer Gast. Die Brotkrume in der Kopfleiste zeigt "Kontakte › Gäste". |
| Nach Name, E-Mail oder Ort suchen | Filtert sofort nach Teilstring in Nachname, Vorname, E-Mail, Ort und Firmenname. Telefon, Straße und PLZ werden nicht durchsucht; Umlaute müssen exakt passen. Anonymisierte Gäste findet nur der Begriff "Anonymisierter Gast". |
| Ansicht | Umschaltung Aktiv, Archiv, Alle. Die Liste startet auf Aktiv; archivierte und anonymisierte Gäste stehen unter Archiv. Die Wahl steht in der Adresse (?ansicht=archiv) und bleibt beim Sprung ins Profil und zurück erhalten. |
| Leerzustand | Ohne Gäste: "Noch keine Gäste erfasst" mit "Legen Sie den ersten Gast an. Ein Gast mit Buchungen oder Belegen wird nicht gelöscht, sondern anonymisiert; Belege bleiben erhalten." und Ersten Gast anlegen. Leeres Archiv: "Das Archiv ist leer", "Archivierte und anonymisierte Gäste erscheinen hier." Ohne Treffer: "Keine Treffer", "Kein Gast passt zur aktuellen Suche oder Ansicht." |
Spalten
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | "Nachname, Vorname" als Link ins Gastprofil; anonymisierte Gäste heißen Anonymisierter Gast. Sortierung alphabetisch nach Nachname, dann Vorname. |
| Primäradresse des Gastes, "–" ohne Adresse. | |
| Ort | Wohnort. |
| Firma | Zugeordnete Firma bei Geschäftsgästen. |
| Status | aktiv, archiviert oder Anonymisiert. |
| Aktionen | Zeilenmenü Aktionen für Nachname, Vorname, siehe unten. |
Zeilenmenü
| Eintrag | Wann | Wirkung |
|---|---|---|
| Bearbeiten | nicht anonymisiert | Öffnet Gast bearbeiten. |
| Archivieren | aktiver Gast | Ohne Rückfrage; der Gast wechselt ins Archiv und wird bei Buchungen nicht mehr vorgeschlagen. |
| Wieder aktivieren | archivierter Gast | Holt den Gast zurück in die Ansicht Aktiv. |
| Anonymisieren | nicht anonymisiert | Öffnet Anonymisieren bestätigen (Gast anonymisieren (DSGVO)). |
| Endgültig löschen | nur Admin, nur im Archiv, nichts verknüpft | Öffnet Gast löschen mit "Anna Müller endgültig löschen?" und dem Hinweis, dass der Gast mit seinen E-Mail-Adressen entfernt wird. Endgültig löschen bestätigt, Abbrechen bricht ab. |
| Sperrhinweis | nur Admin, im Archiv, etwas verknüpft | Statt Endgültig löschen steht im Klartext, was dranhängt: "Löschen nicht möglich, daran hängt: 3 Buchungen, 1 Rechnung, 3 Zimmerbelegungen. Anonymisieren ist möglich." Bei anonymisierten Gästen endet der Satz mit "Der Gast bleibt anonymisiert im Archiv." |
Als Verknüpfung zählen Buchungen, Rechnungen, Zimmerbelegungen, Zahlungen, Anfragen der Buchungsseite, Meldescheine, Notizen und Merkmale. Ein anonymisierter Gast bietet nur noch Endgültig löschen beziehungsweise den Sperrhinweis an.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Gast suchen und Profil öffnen | alle | Referenz: Gastprofil |
| Gast anlegen | Admin, Sekretariat | Gast anlegen und bearbeiten |
| Gast bearbeiten | Admin, Sekretariat | Gast anlegen und bearbeiten |
| Gast archivieren oder wieder aktivieren | Admin, Sekretariat | Gast anlegen und bearbeiten |
| Gast anonymisieren | Admin, Sekretariat | Gast anonymisieren (DSGVO) |
| Gast endgültig löschen | Admin | Gast anonymisieren (DSGVO) |
| Dubletten finden | alle | Dubletten vermeiden (Gäste und Firmen) |
Die Liste lädt alle Gäste des Betriebs auf einmal, ohne Seiten; bei sehr großen Beständen dauert das Laden entsprechend.
Löschen geht nur bei einem archivierten Gast, an dem nichts hängt, etwa einem versehentlich angelegten. Die Datenbank prüft das beim Klick erneut; kam inzwischen eine Verknüpfung dazu, nennt der Dialog sie ("Löschen nicht möglich, daran hängt: ...") und der Gast bleibt erhalten.
Hängt etwas am Gast, ist Anonymisieren der Weg für eine DSGVO-Löschung. Anonymisierte Gäste bleiben als Zeile erhalten, damit Buchungen und Rechnungen ihren Bezug behalten.
Gäste aus Online-Buchungen und Portalen erscheinen hier wie manuell angelegte; eine Herkunftsspalte gibt es nicht.
Die Firma in der Liste ist die Stammdaten-Zuordnung des Gastes, nicht die Firma einer einzelnen Buchung.