Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht die Gästeliste und das Profil, aber statt des Formulars den Hinweis "Kein Schreibrecht im aktiven Mandanten. Gäste pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Schritte
Öffnen Sie Gäste und prüfen Sie zuerst über Nach Name, E-Mail oder Ort suchen, ob der Gast schon existiert; eine automatische Dublettenprüfung gibt es nicht.
Klicken Sie auf Neuer Gast. Tragen Sie unter Grunddaten Vorname und Nachname ein; mindestens eines der beiden ist Pflicht ("Bitte mindestens Vor- oder Nachnamen angeben."). Anrede (optional) ist Freitext, zum Beispiel "Herr", "Frau", "Divers".
Füllen Sie Anschrift: Straße und Hausnummer (optional), PLZ (optional), Ort (optional) und das Pflichtfeld Land (vorbelegt Deutschland). Bei einer deutschen PLZ schlägt die Software den Ort vor; Sie können ihn überschreiben.
Ergänzen Sie unter Kontakt (optional) die E-Mail (wird die erste Primäradresse des Gastes), Telefon und die Korrespondenzsprache als Kürzel wie "de" oder "en".
Ordnen Sie unter Zuordnung bei Geschäftsgästen über Firma (optional) eine bestehende Firma zu; Vorgabe ist Keine Firma (Privatgast). Gibt es noch keine Firma, steht dort "Keine aktive Firma vorhanden. Firmen lassen sich unter "Firmen" anlegen."
Klicken Sie auf Gast anlegen. Sie landen in der Gästeliste; der neue Gast steht alphabetisch nach Nachname einsortiert.
Bearbeiten: Öffnen Sie im Zeilenmenü Aktionen für Nachname, Vorname den Punkt Bearbeiten oder im Gastprofil den Button Bearbeiten. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf Änderungen speichern. E-Mail-Adressen ändern Sie nicht hier, sondern im Gastprofil (E-Mail-Adressen eines Gastes verwalten).
Alternative Wege
- Aus der Buchung: Im Dialog Neue Buchung legen Sie einen Gast direkt mit an (Buchung anlegen); er erscheint danach ebenfalls im Kundenstamm.
- Gast inaktiv setzen: Entfernen Sie im Formular den Haken Aktiv. Der Gast bleibt in der Liste (Status inaktiv), wird aber bei neuen Buchungen nicht mehr vorgeschlagen.
Gäste werden nie gelöscht, sondern anonymisiert (Gast anonymisieren (DSGVO)). Belege und Aufenthalte bleiben erhalten.
Erfassen Sie keine Angaben zu Gesundheit, Religion oder anderen besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO), auch nicht in Anrede oder Sprache. Für Hinweise an das Team nutzen Sie Notizen und Tags mit demselben Vorbehalt.
Das Land wird als Ländercode gespeichert (DE, AT, CH) und für die Beherbergungsstatistik gebraucht; deshalb ist es das einzige Pflichtfeld neben dem Namen.
Nach dem Speichern führt die Software zur Gästeliste, nicht zurück ins Profil.
Eine Firma lässt sich nur zuordnen, wenn sie aktiv ist. Firmen legen Sie unter Firmen an (Firma anlegen und pflegen).
Adressänderungen wirken nur auf künftige Rechnungen; ausgestellte Rechnungen behalten die alte Anschrift (GoBD).