Rolle Admin oder Sekretariat. Empfang sieht die Gästeliste und das Profil, aber statt des Formulars den Hinweis "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Gäste pflegen dürfen nur Admin und Sekretariat."
Schritte
Öffnen Sie Gäste (Rubrik Kontakte) und prüfen Sie zuerst über Nach Name, E-Mail oder Ort suchen, ob der Gast schon existiert.
Klicken Sie auf Neuer Gast. Tragen Sie unter Grunddaten Vorname und Nachname ein; der Nachname ist Pflicht, der Vorname optional ("Nachname ist Pflicht, Vorname optional."). Fehlt der Nachname, springt der Cursor beim Absenden dorthin, und unter dem Feld steht "Bitte einen Nachnamen angeben (Pflichtfeld).". Anrede (optional) ist Freitext, zum Beispiel "Herr", "Frau", "Divers". Passt ein vorhandener Gast, erscheint er unter "Gibt es schon:"; öffnen führt in sein Profil.
Füllen Sie Anschrift: Straße und Hausnummer (optional), PLZ (optional), Ort (optional) und das Pflichtfeld Land (vorbelegt Deutschland). Bei einer deutschen PLZ schlägt die Software den Ort vor; Sie können ihn überschreiben.
Ergänzen Sie unter Kontakt (optional) die E-Mail (wird Primäradresse), Telefon und die Korrespondenzsprache als Kürzel wie "de" oder "en".
Ordnen Sie unter Zuordnung bei Geschäftsgästen über Firma (optional) eine bestehende Firma zu; Vorgabe ist Keine Firma (Privatgast). Gibt es noch keine Firma, steht dort "Keine aktive Firma vorhanden. Firmen lassen sich unter "Firmen" anlegen."
Klicken Sie auf Gast anlegen. Bei exakt gleichem Namen fragt die Software einmal nach; Trotzdem neu anlegen legt an. Sie landen in der Gästeliste; der neue Gast steht alphabetisch nach Nachname einsortiert.
Bearbeiten: Öffnen Sie im Zeilenmenü Aktionen für Nachname, Vorname den Punkt Bearbeiten oder im Gastprofil den Button Bearbeiten. Die Brotkrume "Kontakte › Gäste › Thomas Krüger › Bearbeiten" führt über den Namen ohne Speichern zurück. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf Änderungen speichern. E-Mail-Adressen ändern Sie nicht hier, sondern im Gastprofil (E-Mail-Adressen eines Gastes verwalten). Unter dem Formular steht die Karte Notizen; eine Notiz speichern Sie dort mit Notiz hinzufügen (Gast-Notizen und Check-in-Hinweise).
Alternative Wege
- Aus der Buchung: Im Dialog Neue Buchung legen Sie einen Gast direkt mit an (Buchung anlegen); er erscheint danach ebenfalls im Kundenstamm.
- Gast archivieren: Wählen Sie in der Gästeliste im Zeilenmenü Archivieren oder entfernen Sie im Formular den Haken Aktiv. Der Gast steht dann in der Ansicht Archiv und wird nicht mehr vorgeschlagen; Wieder aktivieren holt ihn zurück.
Ein Gast mit Buchungen oder Belegen wird nicht gelöscht, sondern anonymisiert (Gast anonymisieren (DSGVO)). Nur einen archivierten Gast, an dem nichts hängt, kann ein Admin endgültig löschen.
Erfassen Sie keine Angaben zu Gesundheit, Religion oder anderen besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO), auch nicht in Notizen und Tags.
Das Land ist Pflicht, weil die Beherbergungsstatistik es braucht.
Eine Firma lässt sich nur zuordnen, wenn sie aktiv ist. Firmen legen Sie unter Firmen an (Firma anlegen und pflegen).
Adressänderungen wirken nur auf künftige Rechnungen; ausgestellte Rechnungen behalten die alte Anschrift (GoBD).