Rolle Admin oder Sekretariat; Empfang sieht die Adressen nur. Der Gast ist nicht anonymisiert.
Schritte
Öffnen Sie Gäste, klicken Sie auf den Namen und scrollen Sie im Gastprofil zur Karte E-Mail-Adressen. Jede Zeile zeigt die Adresse, bei der Primäradresse das Abzeichen "Primäradresse", und darunter die Bezeichnung.
Hinzufügen: Tragen Sie unter E-Mail-Adresse die Adresse ein und optional unter Bezeichnung (optional) einen Zweck wie "Rechnung". Soll sie die neue Primäradresse werden, setzen Sie Als Primäradresse setzen. Klicken Sie auf E-Mail hinzufügen.
Primäradresse wechseln: Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Adresse auf Primär. Die bisherige Primäradresse bleibt als weitere Adresse bestehen.
Ändern: Klicken Sie auf das Stift-Symbol der Zeile, korrigieren Sie E-Mail-Adresse oder Bezeichnung (optional) und klicken Sie auf Speichern. Der Primärstatus ändert sich dabei nicht.
Entfernen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie "Diese E-Mail wirklich entfernen?". Entfernen Sie die Primäradresse, wird automatisch die älteste verbleibende Adresse zur Primäradresse.
Alternative Wege
- Beim Anlegen: Die im Formular Gast anlegen eingetragene E-Mail wird automatisch die erste Primäradresse.
- Aus der Buchung: In der Karte Gast des Buchungsdetails (und im Buchungspanel des Belegungsplans) steht die E-Mail mit einem Stift E-Mail ändern. Tragen Sie die neue Adresse ein und klicken Sie auf Speichern: Sie wird die Primäradresse des Gastes. Praktisch bei Portalbuchungen, die nur eine Weiterleitungsadresse wie "…@guest.booking.com" mitbringen. Spätere Änderungen vom Portal überschreiben die von Hand geänderte Adresse nicht.
- Abweichender Empfänger für eine einzelne Sendung: Im Tab Belege & Versand der Buchung können Sie die Empfängeradresse je Versand anpassen (Rechnung per Mail senden).
Der Kopf des Gastprofils zeigt die Primäradresse mit dem Zusatz "Primäradresse (+1 weitere)", wenn mehrere Adressen hinterlegt sind.
Dieselbe Adresse kann je Gast nur einmal vorkommen: "Diese E-Mail ist für den Gast bereits hinterlegt." Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Eine Adresse wird nicht auf Erreichbarkeit geprüft; ob eine Mail ankommt, sehen Sie im Postausgang (Postausgang prüfen).
Adressen sind bis 254 Zeichen, Bezeichnungen bis 60 Zeichen lang.
Nach dem Anonymisieren sind die Adressen überschrieben und nicht mehr bearbeitbar ("E-Mails wurden anonymisiert").
Für Firmen gilt dieselbe Verwaltung in der Firmenansicht (Firma anlegen und pflegen).