Alle Rollen. Es gibt nichts zu bearbeiten.
Schritte
Öffnen Sie Postausgang (Menügruppe Auswertung). Die Tabelle zeigt die letzten 500 Versandvorgänge, neueste zuerst, mit Zeitpunkt, Typ, Status, Empfänger und Referenz.
Suchen Sie den Vorgang: Tragen Sie unter Empfänger suchen einen Teil der E-Mail-Adresse ein, oder schränken Sie mit Typ auf Bestätigungen oder Rechnungen und mit Von und Bis auf einen Zeitraum ein. Der Zähler "3 von 128 Einträgen" zeigt die Treffer.
Lesen Sie den Status: Versendet heißt, der Mailanbieter hat die Nachricht angenommen; Zugestellt ist vom Empfängerserver bestätigt; Unzustellbar bedeutet Bounce, meist eine falsche Adresse; Fehlgeschlagen heißt, der Versand kam gar nicht zustande; In Warteschlange ist noch unterwegs.
Ordnen Sie den Eintrag zu: Die Referenz nennt die Buchungsreferenz (B00061) oder die Rechnungsnummer (2026-0041). Mahnungen erscheinen unter dem Typ Rechnung mit der gemahnten Rechnungsnummer.
Bei Unzustellbar oder Fehlgeschlagen korrigieren Sie die E-Mail-Adresse am Gast oder an der Firma und senden aus der Buchung erneut: Tab Belege & Versand für Bestätigung und Rechnung (Buchungsbestätigung erneut senden, Rechnung per Mail senden).
Alternative Wege
- Direkt an der Buchung: Der Tab Belege & Versand zeigt die Versandhistorie der einzelnen Buchung; der Postausgang ist die betriebsweite Sicht.
- Zustellung ohne Eintrag: Fehlt ein erwarteter Eintrag ganz, wurde der Versand nicht ausgelöst, zum Beispiel weil keine Absender-Kennung gesetzt ist (Administrator, Rechnungs-Stammdaten, Absender und Versand).
Aus dem Postausgang heraus lässt sich nichts erneut senden; der Nachversand läuft immer über die Buchung oder Rechnung.
Protokolliert werden nur Metadaten: Typ, Referenz, Empfänger, Status. Betreff, Text und Anhang werden nicht gespeichert (DSGVO, Datensparsamkeit). Gast- oder Firmennamen erscheinen bewusst nicht.
Versendet ist keine Zustellgarantie. Erst Zugestellt bestätigt den Empfang beim Server des Gastes; ob der Gast die Mail liest oder sie im Spam landet, sieht die Software nicht.
Ein späterer Bounce überschreibt Zugestellt nicht mehr. Ältere Einträge aus der Zeit vor dem Zustell-Tracking stehen pauschal auf Versendet.
Einträge werden 12 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.
Im Demo-Hotel gehen Mails nur an freigegebene Adressen; Versuche an andere Adressen werden still übersprungen.