Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Der Gast oder die Firma hat eine E-Mail-Adresse, sonst tragen Sie sie im Dialog ein.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung und wechseln Sie in den Tab Belege & Versand. Oben steht die Karte Reservierungsbestätigung; unter dem Button steht "Zuletzt gesendet: 31.08.2026, 10:12", falls schon versendet wurde.
Klicken Sie auf Bestätigung senden. Der Dialog "Reservierungsbestätigung senden" öffnet sich: "Buchungsnummer, Zeitraum und Betrag werden automatisch angehängt. Empfänger, Betreff und Einleitungstext können vor dem Senden angepasst werden."
Prüfen Sie An (vorbelegt mit der Adresse der Firma bei Firmenbuchungen, sonst des Gastes), Betreff und Einleitungstext. Darunter folgen automatisch Buchungsnummer, Zeitraum, Zimmer und Gesamtbetrag.
Wählen Sie unter Zimmer in der Bestätigung zwischen Zusammengefasst ("z. B. 9 Zimmer in einer Zeile") und Einzeln je Zimmer ("jede Zimmernummer in einer eigenen Zeile"); relevant bei Gruppenbuchungen.
Klicken Sie auf Senden. Die Meldung "Bestätigung wurde an gast@example.com gesendet." erscheint, der Dialog schließt sich, und die Karte Versandhistorie zeigt den Eintrag mit Zeitpunkt, Empfänger und Status (zum Beispiel "Versendet" oder "Zugestellt").
Alternative Wege
- Automatisch: Bei Online-Buchungen über das Widget verschickt die Software die Bestätigung selbst, nach Zahlungseingang oder bei Buchung auf Rechnung. Diese Sendungen stehen ebenfalls in der Versandhistorie.
- Gesamtübersicht: Alle Mails des Betriebs (Bestätigungen, Rechnungen, Mahnungen) finden Sie unter Postausgang (Postausgang prüfen).
Der Versand ist beliebig oft möglich; jede Sendung wird protokolliert. Die Historie speichert nur Zeitpunkt, Empfänger und Status, nicht den Text der Mail.
Die Standardtexte für Betreff, Einleitung und Abschluss pflegen Sie unter Rechnungs-Stammdaten. Änderungen im Dialog gelten nur für diese eine Mail.
Erscheint "Bitte eine gültige E-Mail-Adresse angeben.", fehlt oder stimmt die Adresse nicht. Ergänzen Sie sie im Gast- oder Firmenprofil, damit sie künftig vorbelegt ist.
Der Status "Unzustellbar" oder "Fehlgeschlagen" in der Historie bedeutet, dass die Mail den Empfänger nicht erreicht hat; prüfen Sie die Adresse und senden Sie erneut.
Im Demo-Betrieb gehen Mails nur an freigegebene Adressen.