Rolle Admin oder Sekretariat. Mindestens eine aktive Zimmerkategorie und ein aktiver Ratenplan mit Preisen für den Zeitraum. Empfang sieht den Button Neue Buchung ebenfalls, erhält im Dialog aber den Hinweis, dass nur Admin und Sekretariat Buchungen anlegen dürfen.
Schritte
Öffnen Sie Buchungen und klicken Sie oben rechts auf Neue Buchung. Der Dialog "Neue Buchung" öffnet sich am rechten Rand.
Der Dialog beginnt mit 1 Zeitraum und Zimmer. Tragen Sie in der Zeile Zimmer 1 zuerst den Zeitraum ein (erst Anreise, dann Abreise; die Abreise ist der Tag nach der letzten Nacht), dann die Zimmerkategorie, und stellen Sie Zimmer, Erwachsene und Kinder ein. Die Zeile zeigt dann die Verfügbarkeit, zum Beispiel "4 von 4 frei" und "ab 199,00 €/Nacht".
Optional je Zeile: unter Zimmer-Ratenplan einen abweichenden Ratenplan wählen (Standard Wie Buchung (Kopf-Plan)), unter Freie Zimmer und konkrete Wahl ein Bestimmtes Zimmer festlegen (Standard Automatisch zuweisen) oder über das Stiftsymbol neben Zimmerpreis pro Nacht einen eigenen Preis eintragen und mit Überschreiben bestätigen.
Wählen Sie unter den Zimmer-Zeilen den Ratenplan (gesamte Buchung). Er gilt für alle Zimmer-Zeilen, solange Sie dort nichts anderes einstellen. Für weitere Zimmer klicken Sie auf Zimmer hinzufügen (Gruppenbuchung); jede Zeile hat eigene Kategorie, eigenen Zeitraum und eigene Belegung.
Unter 2 Gast ist Neuer Gast vorausgewählt: Tragen Sie Vorname, Nachname und Land ein (Nachname ist Pflicht, Vorname optional). Für einen bereits erfassten Gast klicken Sie auf Bestehender Gast und wählen ihn unter Gast suchen; die Box "Beim Check-in beachten" zeigt dann seine Check-in-Hinweise.
Optional ergänzen Sie im Abschnitt 2 Gast eine Notiz zum Gast mit Kategorie (wird am Gast gespeichert und gilt für jeden Aufenthalt; mit Beim Check-in anzeigen erscheint sie beim Check-in und in der Hausliste).
Für eine Firmenbuchung schalten Sie Auf Firma buchen ein und wählen Neue Firma (Feld Firmenname, Adresse unter Rechnungsadresse (optional) mit Land, vorbelegt Deutschland; bei deutscher PLZ schlägt die Software den Ort vor) oder Bestehende Firma (Feld Firma suchen). Der Gast ist dann optional.
Interne Hinweise zu dieser Buchung tragen Sie in den farbig hinterlegten Kasten Notiz zur Buchung über der Buchungsart ein. Sie erscheinen im Buchungsdetail und im Panel hervorgehoben.
Wählen Sie unter Buchungsart zwischen Verbindlich buchen (Status Bestätigt) und Option bis Datum. Bei einer Option tragen Sie unter Option bis das Datum ein, bis zu dem das Zimmer unverbindlich freigehalten wird.
Prüfen Sie Summe (Vorschau) und klicken Sie auf Buchung anlegen. Der Dialog schließt sich, die Meldung "Buchung angelegt. Buchungsreferenz: B00061" erscheint, und das Buchungsdetail der neuen Buchung öffnet sich. Dort senden Sie die Bestätigung oder buchen Posten auf das Gästekonto.
Alternative Wege
- Aus dem Belegungsplan: Ein Klick auf eine freie Zelle öffnet denselben Dialog; oben steht "Aus dem Plan: Einzelzimmer, 03.09. bis 04.09.", Zimmerkategorie und Zeitraum sind vorbelegt (eine Nacht) und lassen sich anpassen. Auch dort gibt es oben rechts Neue Buchung.
- Aus der Übersicht: Unter Schnellzugriffe öffnet Neue Buchung die Seite Buchungen direkt mit dem Dialog "Neue Buchung".
- Über das Buchungswidget auf Ihrer Website legen Gäste selbst Buchungen an; sie erscheinen wie manuelle Buchungen in der Liste. Siehe Buchungsmaske einrichten und So bucht der Gast online.
Eine Buchung wird nie gelöscht. Findet sie nicht statt, stornieren Sie sie (Buchung stornieren); der Vorgang bleibt im Verlauf nachvollziehbar.
Das letzte freie Zimmer wird beim Anlegen verbindlich reserviert; zwei gleichzeitige Buchungen desselben Zimmers sind ausgeschlossen. Reicht die Verfügbarkeit nicht, bleibt Buchung anlegen gesperrt, und der Dialog schlägt freie Alternativen vor (Übernehmen).
Ein manuell überschriebener Preis gilt nur für diese Buchung; die Preis-Matrix bleibt unverändert.
Eine Option, die bis zum Datum unter Option bis nicht zugesagt wurde, storniert die Software nachts automatisch (Status "Option verfallen").