Rolle Admin oder Sekretariat. Genug freie Zimmer je Kategorie im Zeitraum; die Buchung wird nur angelegt, wenn alle Zeilen erfüllbar sind.
Schritte
Öffnen Sie Buchungen, klicken Sie auf Neue Buchung und erfassen Sie unter 1 Gast den Hauptgast oder die Firma wie bei einer Einzelbuchung.
Wählen Sie unter 2 Zeitraum und Zimmer den Ratenplan (gesamte Buchung). Er gilt für alle Zimmer, solange eine Zeile nichts anderes bestimmt.
Füllen Sie Zimmer 1 aus: Zimmerkategorie, Zeitraum, Zimmer, Erwachsene, Kinder. Brauchen Sie mehrere gleiche Zimmer mit gleicher Belegung, erhöhen Sie Zimmer statt neue Zeilen anzulegen.
Klicken Sie auf Zimmer hinzufügen (Gruppenbuchung). Die neue Zeile Zimmer 2 übernimmt den Zeitraum der ersten Zeile; ändern Sie Kategorie, Belegung oder Zeitraum nach Bedarf. Wiederholen Sie das je Zimmertyp (höchstens 50 Zeilen).
Optional je Zeile: unter Zimmer-Ratenplan einen abweichenden Ratenplan wählen (etwa Firmenrate nur für das Zimmer des Fahrers), unter Freie Zimmer und konkrete Wahl ein Bestimmtes Zimmer festlegen (nur bei einem Zimmer) oder den Preis über das Stiftsymbol überschreiben. Nicht mehr benötigte Zeilen entfernen Sie mit Entfernen.
Prüfen Sie je Zeile die Verfügbarkeitsanzeige, zum Beispiel "4 von 4 frei". Zeigt eine Zeile "Angefragt: 3 - nicht genug freie Zimmer im gewählten Zeitraum.", bleibt Buchung anlegen gesperrt.
Prüfen Sie Summe (Vorschau) und klicken Sie auf Buchung anlegen. In der Buchungsliste erscheint die Buchung einmal, in der Spalte Zimmer mit den Zimmernummern bzw. "3 Zimmer"; im Buchungsdetail listet Zimmer & Zeitraum jeden Aufenthalt einzeln.
Alternative Wege
- Getrennte Buchungen: Für getrennte Abrechnung legen Sie je Zimmer eine eigene Buchung an. Der Storno gilt immer für die ganze Buchung.
- Zimmergast je Zimmer: Unter Gast für dieses Zimmer (Gast am Aufenthalt wechseln).
- Zimmer nachträglich hinzufügen oder entfernen: Über Buchung bearbeiten im Buchungsdetail (Buchung bearbeiten).
Alle Zimmer werden in einem Schritt reserviert. Ist eine Zeile nicht erfüllbar, wird nichts angelegt; die Meldung nennt die Zeile, etwa "Kein Kontingent frei am 07.09.2026 (belegt 4 von 4, angefragt 2) für Kategorie Familienzimmer." In Meldungen steht "Zimmer 2:" für die zweite Zeile im Formular, nicht für die Zimmernummer.
Die automatische Zuordnung vergibt für jedes gebuchte Zimmer ein anderes, aufsteigend nach Zimmernummer. Reicht es nicht für alle, landen die restlichen Aufenthalte in der Ablage des Belegungsplans.
Inklusivleistungen des Ratenplans werden einmal je Buchung auf das Gästekonto gebucht, nicht je Zimmer oder Nacht. Prüfen Sie das Gästekonto bei Gruppen und ergänzen Sie Artikel bei Bedarf.
Eine Gruppenbuchung hat ein Gästekonto und eine Buchungsbestätigung. Beim Versand können Sie zwischen Zusammengefasst und Einzeln je Zimmer wählen.