Voraussetzungen
Admin und Sekretariat. Für Empfang zeigt der Dialog statt des Formulars den Hinweis "Kein Schreibrecht im aktiven Mandanten. Buchungen anlegen dürfen nur Admin und Sekretariat." Ohne aktive Zimmerkategorie oder aktiven Ratenplan erscheint "Vor der ersten Buchung bitte mindestens einen Ratenplan und eine Zimmerkategorie anlegen."
Abschnitt 1: Gast
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Neuer Gast / Bestehender Gast | Umschalter der Gastart. Standard ist Neuer Gast. | |
| Vorname, Nachname | Name des neuen Gastes. Hinweis: "Bitte mindestens Vor- oder Nachnamen angeben." | mindestens eines |
| Land | Land des Gastes, Standard Deutschland. Bei Firmenbuchung optional. | ja (ohne Firma) |
| Gast suchen | Bei Bestehender Gast: Auswahl aus den erfassten Gästen ("Name eingeben"). Der Eintrag Neuen Gast anlegen wechselt zurück. | |
| Auf Firma buchen | Schalter "Rechnung an eine Firma statt an den Privatgast." Danach ist der Gast optional: "Bei einer Firmenbuchung ist der Gast optional. Sie können ihn leer lassen und beim Check-in oder je Zimmer ergänzen." | |
| Neue Firma / Bestehende Firma | Umschalter der Firmenart. | |
| Firmenname | Name der neuen Firma; bekannte Namen werden als Vorschlag angezeigt. Adresse unter Rechnungsadresse (optional): Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land. | ja (neue Firma) |
| Firma suchen | Bei Bestehende Firma: Auswahl aus den Firmen, Eintrag Keine Firma hebt die Wahl auf. |
Abschnitt 2: Zeitraum und Zimmer
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Ratenplan (gesamte Buchung) | Ratenplan für alle Zimmer-Zeilen. | ja |
| Zimmer 1, Zimmer 2 ... | Eine Zeile je Zimmertyp und Zeitraum. Zimmer hinzufügen (Gruppenbuchung) fügt eine Zeile hinzu, Entfernen löscht sie (ab zwei Zeilen). Höchstens 50 Zeilen. | |
| Zimmerkategorie | Kategorie der Zeile. | ja |
| Zimmer-Ratenplan | Abweichender Ratenplan nur für diese Zeile; Standard Wie Buchung (Kopf-Plan). Erscheint nur bei mehr als einem Ratenplan. | nein |
| Zeitraum | Anreise und Abreise in einem Kalender. "Erst Anreise, dann Abreise wählen. Abreise ist der Tag nach der letzten Nacht (Check-out exklusiv)." | ja |
| Einheiten | Anzahl gleicher Zimmer dieser Zeile, 1 bis 50. | ja |
| Erwachsene, Kinder | Belegung je Zimmer, 1 bis 20 Erwachsene, 0 bis 20 Kinder. | ja |
| Verfügbarkeit | Nach Wahl von Kategorie und Zeitraum: "4 von 4 frei" mit "ab 199,00 €/Nacht". Bei zu wenig Zimmern: "Angefragt: 2 - nicht genug freie Zimmer im gewählten Zeitraum." Bei ausgebuchter Kategorie: "Wunschkategorie ausgebucht. Freie Alternativen:" mit Übernehmen. | |
| Freie Zimmer und konkrete Wahl | Aufklappbar bei einer Einheit: Liste Freie Zimmer und Feld Bestimmtes Zimmer mit Standard Automatisch zuweisen. | nein |
| Zimmerpreis pro Nacht | Berechneter Preis ("199,00 €/Nacht", bei unterschiedlichen Nächten "Ø"). Das Stiftsymbol öffnet Preis pro Nacht überschreiben (Euro) mit Überschreiben und Zurücksetzen; ein überschriebener Preis trägt den Chip "manuell". | nein |
Buchungsart
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Verbindlich buchen | Standard. Die Buchung erhält den Status Bestätigt. | |
| Option bis Datum | Die Buchung erhält den Status Option und hält das Zimmer bis zum Datum frei. | |
| Option bis | Datum, bis zu dem die Option gilt; heute oder später. Wird die Option bis dahin nicht zugesagt, storniert die Software sie automatisch. | ja (Option) |
Weitere Angaben (Notizen)
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Buchungsnotiz (an der Buchung) | Interne Notiz, im Buchungsdetail unter Notiz zur Buchung sichtbar. |
| Gast-Notiz (am Gast gespeichert) | Kategorie und Notiz (bis 2.000 Zeichen); wird im Gastprofil und im Belegungsplan angezeigt. Beim Check-in anzeigen hebt sie hervor. Hinweis: "Keine Gesundheits- oder Art.-9-DSGVO-Daten eintragen." |
Fuß
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Summe (Vorschau) | Summe aller Zeilen ohne Kurtaxe und Artikel. |
| Buchung anlegen | Legt die Buchung an. Während der Prüfung "Buchung wird geprüft...". Gesperrt, solange eine Zeile nicht genug freie Zimmer hat. Danach schließt der Dialog und die Meldung "Buchung angelegt. Buchungsreferenz: B00061" erscheint. |
Fehlermeldungen in diesem Dialog
Meldungen erscheinen als rotes Banner über dem Fuß. Häufige Fälle:
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Bitte einen Gast wählen (mindestens Vor- oder Nachname oder bestehender Gast) oder eine Firma angeben. | Weder Gast noch Firma erfasst. |
| Bitte ein Land angeben (Pflichtfeld für neue Gäste). | Neuer Gast ohne Land bei Privatbuchung. |
| Bitte einen Ratenplan wählen. | Kopf-Ratenplan leer. |
| Bitte für jede Zimmer-Zeile eine Kategorie wählen. | Zeile ohne Kategorie. |
| Die Abreise muss nach der Anreise liegen (je Zimmer-Zeile). | Zeitraum ohne Nacht. |
| Bitte ein Optionsdatum wählen (Option bis). / Das Optionsdatum muss heute oder später liegen. | Option ohne oder mit vergangenem Datum. |
| Für Zimmer-Zeile 1 (Zeitraum/Ratenplan/Kategorie) ist kein Preis hinterlegt. Bitte Preise pflegen oder den Preis manuell setzen. | Preis-Matrix hat für die Kombination keinen Preis. |
| Eine Firma mit diesem Namen existiert bereits. Bitte 'Bestehende Firma' wählen. | Dublette bei neuer Firma. |
| Kein Kontingent frei am 07.09.2026 (belegt 4 von 4, angefragt 1) für Kategorie Familienzimmer. | Zwischenzeitlich ausgebucht. |
| Zimmer 2: Mindestaufenthalt nicht erreicht: 1 Nächte gebucht, min. 2 ab dem 07.09.2026. | Restriktion aus Inventar & Restriktionen; "Zimmer 2" meint die zweite Zeile. |