Voraussetzungen
Admin und Sekretariat. Für Empfang zeigt der Dialog statt des Formulars den Hinweis "Kein Schreibrecht im aktiven Betrieb. Buchungen anlegen dürfen nur Admin und Sekretariat." Ohne aktive Zimmerkategorie oder aktiven Ratenplan erscheint "Vor der ersten Buchung bitte mindestens einen Ratenplan und eine Zimmerkategorie anlegen."
Abschnitt 1: Zeitraum und Zimmer
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Zimmer 1, Zimmer 2 ... | Eine Zeile je Zimmertyp und Zeitraum. Zimmer hinzufügen (Gruppenbuchung) fügt eine Zeile hinzu, Entfernen löscht sie (ab zwei Zeilen). Höchstens 50 Zeilen. | |
| Zeitraum | Anreise und Abreise in einem Kalender, als erstes Feld der Zeile. "Erst Anreise, dann Abreise wählen. Abreise ist der Tag nach der letzten Nacht (Check-out exklusiv)." | ja |
| Zimmerkategorie | Kategorie der Zeile. | ja |
| Zimmer-Ratenplan | Abweichender Ratenplan nur für diese Zeile; Standard Wie Buchung (Kopf-Plan). Erscheint nur bei mehr als einem Ratenplan. | nein |
| Zimmer | Anzahl gleicher Zimmer dieser Zeile, 1 bis 50. | ja |
| Erwachsene, Kinder | Belegung je Zimmer, 1 bis 20 Erwachsene, 0 bis 20 Kinder. | ja |
| Verfügbarkeit | Nach Wahl von Kategorie und Zeitraum: "4 von 4 frei" mit "ab 199,00 €/Nacht". Bei zu wenig Zimmern: "Angefragt: 2 - nicht genug freie Zimmer im gewählten Zeitraum." Bei ausgebuchter Kategorie: "Wunschkategorie ausgebucht. Freie Alternativen:" mit Übernehmen. | |
| Freie Zimmer und konkrete Wahl | Aufklappbar bei einem Zimmer: Liste Freie Zimmer und Feld Bestimmtes Zimmer mit Standard Automatisch zuweisen. | nein |
| Zimmerpreis pro Nacht | Berechneter Preis ("199,00 €/Nacht", bei unterschiedlichen Nächten "Ø"). Das Stiftsymbol öffnet Preis pro Nacht überschreiben (Euro) mit Überschreiben und Zurücksetzen; ein überschriebener Preis trägt den Chip "manuell". | nein |
| Ratenplan (gesamte Buchung) | Ratenplan für alle Zimmer-Zeilen. Steht beim Anlegen unter den Zimmer-Zeilen, beim Bearbeiten darüber. | ja |
Abschnitt 2: Gast
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Neuer Gast / Bestehender Gast | Umschalter der Gastart. Standard ist Neuer Gast. | |
| Vorname, Nachname | Name des neuen Gastes. Hinweis: "Nachname ist Pflicht, Vorname optional." Fehlt der Nachname, steht am Feld "Bitte einen Nachnamen angeben (Pflichtfeld)." Bei einer Firmenbuchung heißt das Feld Nachname (optional). | Nachname ja (ohne Firma) |
| Land | Land des Gastes, Standard Deutschland. Bei Firmenbuchung optional. | ja (ohne Firma) |
| Adresse (optional) | Aufklappbar beim neuen Gast: Straße und Hausnummer, PLZ, Ort (je bis 200 Zeichen). Wird am Gast gespeichert. | nein |
| Gast suchen | Bei Bestehender Gast: Auswahl aus den erfassten Gästen ("Name eingeben"). Der Eintrag Neuen Gast anlegen wechselt zurück. Darunter steht die hinterlegte Adresse; fehlt sie, "Keine Adresse hinterlegt." mit dem Link In der Gästekartei ergänzen (neuer Tab). Hat der Gast Notizen mit Beim Check-in anzeigen, folgt die Box "Beim Check-in beachten"; der Link Notizen (n) öffnet das Gastprofil (neuer Tab). | |
| Notiz zum Gast (optional) | Notiz zum Gast (bis 2.000 Zeichen, Zähler), Kategorie und Beim Check-in anzeigen. Wird beim Speichern als Gast-Notiz angelegt, auch beim Bearbeiten der Buchung. Hinweis: "Keine Angaben zu Gesundheit oder anderen besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO)." | nein |
| Auf Firma buchen | Schalter "Rechnung an eine Firma statt an den Privatgast." Danach ist der Gast optional: "Bei einer Firmenbuchung ist der Gast optional. Sie können ihn leer lassen und beim Check-in oder je Zimmer ergänzen." | |
| Neue Firma / Bestehende Firma | Umschalter der Firmenart. | |
| Firmenname | Name der neuen Firma; bekannte Namen werden als Vorschlag angezeigt. Adresse unter Rechnungsadresse (optional): Straße und Hausnummer, Adresszusatz (z. Hd. / c/o), PLZ, Ort, Land. | ja (neue Firma) |
| Firma suchen | Bei Bestehende Firma: Auswahl aus den Firmen, Eintrag Keine Firma hebt die Wahl auf. |
Notiz zur Buchung
Farbig hinterlegter Kasten (wie der Notiz-Kasten im Buchungsdetail) direkt über der Buchungsart.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Notiz zur Buchung (optional) | Interne Notiz, auch mehrzeilig. "Erscheint im Buchungsdetail und im Panel hervorgehoben." Beim Bearbeiten einer Buchung steht das Feld weiter unten im aufklappbaren Bereich Notiz zur Buchung. |
Buchungsart
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Verbindlich buchen | Standard. Die Buchung erhält den Status Bestätigt. | |
| Option bis Datum | Die Buchung erhält den Status Option und hält das Zimmer bis zum Datum frei. | |
| Option bis | Datum, bis zu dem die Option gilt; heute oder später. Wird die Option bis dahin nicht zugesagt, storniert die Software sie automatisch. | ja (Option) |
Fuß
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Summe (Vorschau) | Summe aller Zeilen ohne Kurtaxe und Artikel. |
| Buchung anlegen | Legt die Buchung an. Während der Prüfung "Buchung wird geprüft...". Gesperrt, solange eine Zeile nicht genug freie Zimmer hat. Danach schließt der Dialog, die Meldung "Buchung angelegt. Buchungsreferenz: B00061" erscheint und das Buchungsdetail der neuen Buchung öffnet sich. |
Fehlermeldungen in diesem Dialog
Meldungen erscheinen als rotes Banner über dem Fuß. Häufige Fälle:
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Bitte einen bestehenden Gast wählen, einen Nachnamen angeben oder eine Firma angeben. | Weder Gast noch Firma erfasst, zum Beispiel Bestehender Gast ohne Auswahl. |
| Bitte einen Nachnamen angeben (Pflichtfeld). | Neuer Gast ohne Nachnamen bei Privatbuchung, oder bei Firmenbuchung nur ein Vorname. Die Meldung steht am Feld Nachname, nicht im Banner. |
| Bitte ein Land angeben (Pflichtfeld für neue Gäste). | Neuer Gast ohne Land bei Privatbuchung. |
| Bitte einen Ratenplan wählen. | Kopf-Ratenplan leer. |
| Bitte für jede Zimmer-Zeile eine Kategorie wählen. | Zeile ohne Kategorie. |
| Die Abreise muss nach der Anreise liegen (je Zimmer-Zeile). | Zeitraum ohne Nacht. |
| Bitte ein Optionsdatum wählen (Option bis). / Das Optionsdatum muss heute oder später liegen. | Option ohne oder mit vergangenem Datum. |
| Für Zimmer-Zeile 1 (Zeitraum/Ratenplan/Kategorie) ist kein Preis hinterlegt. Bitte Preise pflegen oder den Preis manuell setzen. | Preis-Matrix hat für die Kombination keinen Preis. |
| Eine Firma mit diesem Namen existiert bereits. Bitte 'Bestehende Firma' wählen. | Dublette bei neuer Firma. |
| Kein Kontingent frei am 07.09.2026 (belegt 4 von 4, angefragt 1) für Kategorie Familienzimmer. | Zwischenzeitlich ausgebucht. |
| Zimmer 2: Mindestaufenthalt nicht erreicht: 1 Nächte gebucht, min. 2 ab dem 07.09.2026. | Restriktion aus Inventar & Restriktionen; "Zimmer 2" meint die zweite Zeile. |
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