Rolle Admin oder Sekretariat. Eine Option blockiert das Zimmer wie eine feste Buchung; legen Sie sie nur an, wenn Sie das Zimmer wirklich freihalten wollen.
Schritte
Öffnen Sie Buchungen, klicken Sie auf Neue Buchung und erfassen Sie Gast, Ratenplan, Zimmer und Zeitraum wie in Buchung anlegen.
Wählen Sie unter Buchungsart den Eintrag Option bis Datum. Das Feld Option bis erscheint.
Tragen Sie unter Option bis das Datum ein, bis zu dem Sie das Zimmer freihalten. Es muss heute oder später liegen ("Bis zu diesem Tag wird das Zimmer unverbindlich freigehalten. Das Datum muss heute oder später liegen.").
Klicken Sie auf Buchung anlegen. Die Buchung erscheint in der Liste und im Belegungsplan mit dem Abzeichen Option (im Plan dunkelgelb).
Sagt der Gast zu, öffnen Sie die Buchung und klicken Sie in der Kopfzeile auf Option zusagen. Bestätigen Sie im Dialog "Option zusagen" mit Option zusagen. Die Buchung steht danach auf Bestätigt, das Optionsdatum entfällt.
Sagt der Gast ab, klicken Sie stattdessen auf Option verwerfen und bestätigen Sie mit Option verwerfen. Die Option wird storniert, das Zimmer ist sofort wieder frei.
Alternative Wege
- Aus dem Belegungsplan: Klick auf den Optionsbalken öffnet das Buchungspanel; dort stehen Option zusagen als Hauptaktion und Option verwerfen unter Weitere Aktionen, jeweils mit Bestätigung.
- Bestätigte Buchung nachträglich zur Option machen: Öffnen Sie die Buchung und wählen Sie in der Kopfzeile unter Aktionen den Eintrag Zur Option machen (im Belegungsplan im Buchungspanel unter Weitere Aktionen). Wählen Sie im Dialog das Datum Option bis (vorausgefüllt mit dem Tag vor der Anreise) und klicken Sie auf Zur Option machen. Die Buchung steht danach auf Option und verfällt wie jede Option, wenn sie bis dahin nicht zugesagt ist. Der Eintrag erscheint nur, wenn die Buchung bestätigt ist, die Anreise nach heute liegt, es keine Rechnung (auch keine Anzahlungsrechnung) und keine Zahlung gibt und die Buchung nicht von einem Portal kommt.
- Automatisch: Optionen, deren Datum verstrichen ist, storniert die Software im nächtlichen Lauf. Sie erscheinen in der Liste mit dem Abzeichen Option verfallen und bleiben im Verlauf nachvollziehbar.
Eine Option zählt bei der Verfügbarkeit wie eine feste Buchung. Sie blockiert das Zimmer für Website, Portale und andere Buchungen; ein Doppelverkauf ist ausgeschlossen. Beim Zusagen ändert sich an der Belegung deshalb nichts.
Eine verworfene oder verfallene Option lässt sich nicht reaktivieren. Legen Sie bei Bedarf eine neue Buchung an.
Optionen stehen in der Buchungsliste in der Ansicht Kommend, mit der Frist "bis 10.10." unter dem Abzeichen; über Filter, Status Option, zeigen Sie nur Optionen.
Das Optionsdatum lässt sich nach dem Anlegen nicht ändern. Brauchen Sie eine längere Frist, sagen Sie die Option zu und machen Sie die Buchung mit Zur Option machen und neuem Datum wieder zur Option (geht nur ohne Rechnung und Zahlung).
Option bis muss zwischen heute und dem Tag vor der Anreise liegen. Hat sich die Buchung zwischen Anzeige und Klick geändert, nennt die Meldung den Grund, z. B. "Es gibt schon eine Rechnung zu dieser Buchung. Eine Buchung mit Rechnung kann nicht zur Option gemacht werden."
Erscheint beim Zusagen "Nur Buchungen im Status option können zugesagt werden (aktueller Status: bestaetigt).", wurde die Option bereits zugesagt oder ist verfallen; laden Sie die Seite neu.