Buchung stornieren

Schritte

1. Öffnen Sie Buchungen, suchen Sie die Buchung über die Suche oberhalb der Liste und öffnen Sie sie mit einem Klick auf die Zeile. Alternativ wählen Sie im "…"-Menü der Zeile Stornieren …; dann öffnet sich die Buchung direkt mit dem Storno-Dialog (weiter mit Schritt 3).

   

2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Stornieren. Der Dialog "Buchung stornieren" prüft zuerst die Rechnungen der Buchung.

3. Gibt es keine aktive Rechnung, bestätigen Sie mit Buchung stornieren. Gibt es welche, zeigt der Dialog jede Rechnung mit ihrem Zahlstand (Bezahlt, Teilbezahlt oder Offen). Alle Rechnungen werden mit storniert: für jede entsteht eine Stornorechnung, die Forderung entfällt. Unbezahlte Rechnungen brauchen keine weitere Angabe.

4. Wählen Sie für jede bezahlte Rechnung, was mit dem Geld geschieht. Bei Erstatten werden Kartenzahlungen am Terminal automatisch zurückgebucht; Barzahlungen geben Sie bar zurück ("... wurden bar bezahlt: bar zurückgeben. Die Erstattung wird an der Kasse erfasst."); Überweisungen und andere Zahlungen kann die Software nicht zurückbuchen, sie werden als erstattet vermerkt, und Sie überweisen den Betrag selbst zurück. Bei Stornogebühr berechnen wird die Rechnung storniert, und die Software stellt einen eigenen Beleg über die Stornogebühr aus (siehe unten); die Zahlung wird auf diesen Beleg übertragen, ein Überschuss erstattet. Bei Auf eine neue Rechnung übertragen bleibt die Zahlung vorgemerkt und wird beim nächsten Ausstellen einer Rechnung für diese Buchung zur Übernahme angeboten.

5. Unter den Wahlen fasst der Dialog zusammen, wohin jeder gezahlte Betrag geht. Bestätigen Sie mit Buchung stornieren. Sie landen in der Buchungsliste; die Buchung steht dort in der Ansicht Storniert mit dem Abzeichen Storniert. Muss Geld manuell zurücküberwiesen werden oder ist eine Rückbuchung fehlgeschlagen, bleiben Sie auf der Buchung und sehen einen Hinweis; bei Bargeld lautet er "... bar zurückgegeben. Die Erstattung ist an der Kasse erfasst."

Stornogebühr berechnen

Wählen Sie bei einer bezahlten Rechnung Stornogebühr berechnen, erscheinen der Betrag, die Belegart und beim Entgelt der Steuersatz:

• Stornogebühr in Euro: vorbelegt mit dem bezahlten Betrag dieser Rechnung. Der Betrag muss größer als 0 sein und darf den Rechnungsbetrag nicht übersteigen.
• Entgelt (mit USt, empfohlen): ist vorgewählt. Eine Stornogebühr, die der Gast bei seiner Stornierung zahlt, ist nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs in der Regel steuerbares Entgelt. Der Beleg weist die Umsatzsteuer aus.
• Schadensersatz (ohne USt): nur, wenn die Gebühr echter Schadensersatz ist. Der Beleg weist keine Umsatzsteuer aus.

Beim Entgelt wählen Sie zusätzlich den Steuersatz:

• Wie Originalrechnung (vorgewählt): Die Gebühr wird im Verhältnis der Steuersätze der stornierten Rechnung aufgeteilt, zum Beispiel ein Anteil zu 7 % für Übernachtung und Frühstück und ein Anteil zu 19 % für Getränke.
• Nur Übernachtung (7 %): Der Satz in Klammern kommt aus dem Betriebsprofil. Die ganze Gebühr wird zum Steuersatz der Übernachtung berechnet und steht als eine Position auf dem Beleg.

Darunter steht die Aufteilung in Klartext, zum Beispiel "120,00 € werden übertragen, 40,00 € erstattet (Karte, automatisch)." Die Software füllt die Gebühr mit den Zahlungen in der Reihenfolge ihres Zahlungsdatums. Die Zahlung, die über die Gebühr hinausgeht, wird übertragen und um den Überschuss teilweise erstattet; alle späteren Zahlungen werden ganz erstattet. Ist die Gebühr höher als das Gezahlte, bleibt der Rest auf dem Beleg offen.

Für eine Sammelrechnung, die auch andere Buchungen enthält, ist keine Stornogebühr möglich; wählen Sie dort Erstatten oder Auf eine neue Rechnung übertragen.

Der Beleg über die Stornogebühr erscheint im Tab Folio & Rechnung und in der Rechnungsliste mit einer eigenen, fortlaufenden Rechnungsnummer. Er vermerkt die übertragenen Zahlungen als erhalten.

Teilerstattung und "Erneut erstatten"

Den Überschuss einer Kartenzahlung bucht die Software nach der Stornierung automatisch über Stripe zurück. Bei einer Barzahlung geben Sie ihn bar zurück. Bei einer Überweisung wird er als erstattet vermerkt, und Sie überweisen ihn selbst zurück. Schlägt die Rückbuchung über Stripe fehl, zeigt die Buchung einen Hinweis mit dem Betrag und dem Knopf Erneut erstatten. Jeder Versuch wird einzeln festgehalten; ein fehlgeschlagener Versuch bleibt im Verlauf sichtbar.

Alle Anzeigen zu Bezahlt, Offen und Saldo rechnen mit dem Betrag, der nach einer Teilerstattung tatsächlich bleibt.

Alternative Wege

• Option verwerfen: Bei einer Buchung mit Status Option heißt die Aktion Option verwerfen (in der Kopfzeile neben Option zusagen). Der Dialog "Option verwerfen" fragt nach und behandelt Rechnungen wie oben beschrieben.
• Automatisch: Optionen, deren Datum unter Option bis verstrichen ist, storniert die Software nachts von selbst. Sie erscheinen mit dem Abzeichen Option verfallen.
• Nachträglich entscheiden: Wird eine Buchung über einen Buchungskanal oder die Online-Zahlung storniert, bleiben ihre Rechnungen zunächst stehen. Die Übersicht zeigt dann die Aufgabe "Stornierte Buchungen mit offener Rechnung"; über Rechnungen entscheiden treffen Sie dieselben Wahlen wie im Storno-Dialog. Denselben Knopf zeigt die Buchung auch, wenn Rechnungen früher bewusst behalten wurden; so lässt sich nachträglich eine Stornogebühr berechnen.