Betrieb

Sie legen eine neue Buchung für einen Gast oder eine Firma an, mit einem oder mehreren Zimmern, wahlweise verbindlich oder als befristete Option. Die Buchung erscheint anschließend in der Buchungsliste und im Belegungsplan.

Sie halten Zimmer für einen Gast unverbindlich bis zu einem Datum frei. Bis dahin sagt der Gast zu (die Option wird eine bestätigte Buchung) oder ab (Sie verwerfen die Option). Läuft das Datum ab, storniert die Software die Option nachts automatisch.

Sie legen eine Buchung mit mehreren Zimmern an, zum Beispiel für eine Familie mit zwei Zimmern oder eine Reisegruppe. Alle Zimmer hängen an einer Buchungsreferenz, einem Gast oder einer Firma und einem gemeinsamen Gästekonto; jedes Zimmer kann eigene Kategorie, eigenen Zeitraum und eigene Belegung haben.

Sie legen eine Buchung an und stellen dem Gast vor der Anreise eine Anzahlungsrechnung über den vollen Betrag, einen Prozentsatz oder einen festen Betrag aus. Nach dem Aufenthalt erstellen Sie die Schlussrechnung, die die Anzahlung absetzt und nur den Rest ausweist.

Sie melden einen angereisten Gast an. Die Buchung wechselt vom Status Bestätigt zu Eingecheckt, der Gast gilt ab dann als im Haus (In-House), und das Zimmer zählt im Dashboard unter "Im Haus".

Sie schließen den Aufenthalt eines abreisenden Gastes ab. Die Buchung wechselt von Eingecheckt zu Ausgecheckt, der Gast zählt nicht mehr als im Haus, und das Zimmer wird für den Folgetag frei.

Sie kennzeichnen eine Buchung, deren Gast nicht angereist ist. Die Buchung erhält den Status No-Show, bleibt mit allen Daten erhalten und kann weiterhin abgerechnet werden, etwa für eine No-Show-Gebühr.

Sie nehmen einen versehentlich gesetzten Status zurück: einen Check-in, einen Check-out oder einen No-Show. Die Korrektur geht immer genau einen Schritt zurück und wird im Verlauf der Buchung protokolliert.

Sie ändern Anreise oder Abreise eines Aufenthalts, zum Beispiel wenn der Gast verlängert oder früher abreist. Der Preis wird für den neuen Zeitraum neu berechnet; Zimmer, Kategorie und Ratenplan bleiben erhalten.

Sie wechseln den Ratenplan einer Buchung auf drei Ebenen: für die ganze Buchung, für einen einzelnen Aufenthalt (Zimmer) oder für einzelne Nächte eines Aufenthalts. Der Preis wird jeweils automatisch neu berechnet.

Sie hinterlegen für ein einzelnes Zimmer einer Buchung einen eigenen Gast, zum Beispiel bei einer Firmenbuchung mit mehreren Mitarbeitern oder wenn ein anderer Gast als der Bucher anreist. Ohne eigenen Zimmergast gilt der Buchungsgast für alle Zimmer.

Sie verknüpfen eine Buchung mit einer Firma, damit die Rechnung an die Firma geht und die Buchung in der Liste als Firmenbuchung erscheint. Das geht beim Anlegen oder nachträglich im Buchungsdetail, solange noch keine Rechnung ausgestellt ist.

Sie kennzeichnen eine Buchung mit farbigen Labels wie "VIP", "Frühanreise" oder "Rechnung an Firma". Labels erscheinen in der Buchungsliste, im Belegungsplan und im Buchungsdetail und lassen sich dort filtern.

Sie schicken dem Gast oder der Firma eine Reservierungsbestätigung per E-Mail, zum Beispiel nach einer telefonischen Buchung, nach einer Änderung oder weil die erste Mail nicht angekommen ist. Empfänger, Betreff und Einleitungstext passen Sie vor dem Senden an.

Sie sagen eine Buchung ab, die nicht stattfindet. Die Buchung erhält den Status Storniert, das zugeordnete Zimmer wird sofort wieder frei, und der Vorgang bleibt in der Buchungsliste und im Verlauf sichtbar.

Sie schicken dem Gast eine unverbindliche Aufstellung aller Positionen seines Gästekontos, zum Beispiel als Zwischenstand während des Aufenthalts oder zur Kontrolle vor der Rechnung. Die Aufstellung ist keine Rechnung und hat keine Rechnungsnummer.

Sie erfassen für einen ausländischen Gast den gesetzlich vorgeschriebenen Meldeschein, drucken ihn zur Unterschrift aus und bestätigen die Unterschrift in der Software. Für Gäste mit Wohnsitz in Deutschland ist seit dem 01.01.2025 kein Meldeschein mehr nötig; der Tab zeigt das dann an.

Sie ordnen einem Aufenthalt ein konkretes Zimmer zu, wechseln das Zimmer oder lösen die Zuordnung wieder. Das geschieht im Belegungsplan durch Ziehen des Buchungsbalkens.

Sie legen fest, dass ein Aufenthalt in genau diesem Zimmer bleibt, zum Beispiel weil der Gast es ausdrücklich gewünscht hat. Fixierte Aufenthalte lassen sich im Belegungsplan nicht mehr versehentlich verschieben.

Sie nehmen ein Zimmer für einen Zeitraum aus dem Verkauf, zum Beispiel für Renovierung oder nach einem Wasserschaden. Das gesperrte Zimmer erscheint im Belegungsplan rot-weiß schraffiert, wird bei der automatischen Zuordnung übersprungen und mindert die verkaufbare Kapazität der Kategorie.

Sie hinterlegen zu einem Tag einen kurzen betrieblichen Hinweis, den alle im Team im Belegungsplan sehen, zum Beispiel "Stadtfest", "Küchen-Wartung" oder "Anreise Gruppe X". Je Tag gibt es eine Bemerkung.

Sie drucken die Tagesliste mit Anreisen, Gästen im Haus und Abreisen, zum Beispiel abends für den nächsten Tag, für die Frühschicht oder das Housekeeping. Die Liste enthält je Zimmer Gast, Buchung, Kategorie, Zeitraum, Preis je Nacht und Status.

Sie planen die Schichten Ihrer Mitarbeiter wochenweise, orientiert an den Anreisen, Bleiben und Abreisen je Tag, und drucken den Plan für das Team aus.