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Das Tagesgeschäft: Belegungsplan, Buchungen, Anreisen und Abreisen, Dienstplan. 39 Artikel.

Anleitungen

Buchung anlegenSie legen eine neue Buchung für einen Gast oder eine Firma an, mit einem oder mehreren Zimmern, wahlweise verbindlich oder als befristete Option. Die Buchung erscheint anschließend in der Buchungsliste und im Belegungsplan; nach dem Anlegen öffnet sich ihr Buchungsdetail.Anleitung
Buchung mit Option anlegen und Option bestätigenSie halten Zimmer für einen Gast unverbindlich bis zu einem Datum frei. Bis dahin sagt der Gast zu (die Option wird eine bestätigte Buchung) oder ab (Sie verwerfen die Option). Läuft das Datum ab, storniert die Software die Option nachts automatisch.Anleitung
Mehrzimmerbuchung anlegenSie legen eine Buchung mit mehreren Zimmern an, zum Beispiel für eine Familie mit zwei Zimmern oder eine Reisegruppe. Alle Zimmer hängen an einer Buchungsreferenz, einem Gast oder einer Firma und einem gemeinsamen Gästekonto; jedes Zimmer kann eigene Kategorie, eigenen Zeitraum und eigene Belegung haben.Anleitung
Buchung mit Anzahlung anlegenSie legen eine Buchung an und stellen dem Gast vor der Anreise eine Anzahlungsrechnung über den vollen Betrag, einen Prozentsatz oder einen festen Betrag aus. Nach dem Aufenthalt erstellen Sie die Schlussrechnung, die die Anzahlung absetzt und nur den Rest ausweist.Anleitung
Buchung bearbeitenSie ändern eine bestehende Buchung in einem Dialog: Gast und Firma, Ratenplan, Notiz sowie je Zimmer Kategorie, Zeitraum, Personen, Zimmergast und Preis. Zimmer lassen sich auch hinzufügen oder entfernen. Gespeichert wird alles in einem Schritt.Anleitung
EincheckenSie melden einen angereisten Gast an. Die Buchung wechselt vom Status Bestätigt zu Eingecheckt, der Gast gilt ab dann als im Haus (In-House), und das Zimmer zählt im Dashboard unter "Im Haus".Anleitung
AuscheckenSie schließen den Aufenthalt eines abreisenden Gastes ab. Die Buchung wechselt von Eingecheckt zu Ausgecheckt, der Gast zählt nicht mehr als im Haus, und das Zimmer wird für den Folgetag frei.Anleitung
No-Show erfassenSie kennzeichnen eine Buchung, deren Gast nicht angereist ist. Die Buchung erhält den Status No-Show, bleibt mit allen Daten erhalten und kann weiterhin abgerechnet werden, etwa für eine No-Show-Gebühr.Anleitung
Status korrigierenSie nehmen einen versehentlich gesetzten Status zurück: einen Check-in, einen Check-out oder einen No-Show. Die Korrektur geht immer genau einen Schritt zurück und wird im Verlauf der Buchung protokolliert.Anleitung
Aufenthaltsdaten ändernSie ändern Zeitraum, Zimmerkategorie oder Personenzahl eines Aufenthalts, zum Beispiel wenn der Gast verlängert, früher abreist, ein Upgrade bekommt oder mit einer Person mehr anreist. Das geschieht im Dialog "Buchung bearbeiten"; über den Preis entscheiden Sie dabei selbst.Anleitung
Ratenplan ändern (Buchung, Aufenthalt, je Nacht)Sie wechseln den Ratenplan einer Buchung auf drei Ebenen: für die ganze Buchung, für einen einzelnen Aufenthalt (Zimmer) oder für einzelne Nächte eines Aufenthalts. Buchung und Aufenthalt ändern Sie im Dialog "Buchung bearbeiten", einzelne Nächte direkt in der Karte.Anleitung
Gast am Aufenthalt wechselnSie hinterlegen für ein einzelnes Zimmer einer Buchung einen eigenen Gast, zum Beispiel bei einer Firmenbuchung mit mehreren Mitarbeitern oder wenn ein anderer Gast als der Bucher anreist. Ohne eigenen Zimmergast gilt der Buchungsgast für alle Zimmer, außer bei Firmenbuchungen: Dort zeigt ein Zimmer ohne eigenen Gast "Gast noch offen". Im selben Dialog wechseln Sie auch den Buchungsgast selbst, solange keine Rechnung existiert.Anleitung
Buchung einer Firma zuordnenSie verknüpfen eine Buchung mit einer Firma, damit die Rechnung an die Firma geht und die Buchung in der Liste als Firmenbuchung erscheint. Das geht beim Anlegen oder nachträglich im Buchungsdetail, solange noch keine Rechnung ausgestellt ist.Anleitung
Labels vergebenSie kennzeichnen eine Buchung mit farbigen Labels wie "VIP", "Frühanreise" oder "Rechnung an Firma". Labels erscheinen in der Buchungsliste, im Belegungsplan und im Buchungsdetail und lassen sich dort filtern.Anleitung
Buchungsbestätigung erneut sendenSie schicken dem Gast oder der Firma eine Reservierungsbestätigung per E-Mail, zum Beispiel nach einer telefonischen Buchung, nach einer Änderung oder weil die erste Mail nicht angekommen ist. Empfänger, Betreff und Einleitungstext passen Sie vor dem Senden an.Anleitung
Buchung stornierenSie sagen eine Buchung ab, die nicht stattfindet. Die Buchung erhält den Status Storniert, das zugeordnete Zimmer wird sofort wieder frei, und der Vorgang bleibt in der Buchungsliste und im Verlauf sichtbar. Gibt es zur Buchung schon Rechnungen, werden sie mit storniert, und Sie legen für jede bezahlte Rechnung fest, was mit dem Geld geschieht: erstatten, als Stornogebühr berechnen oder auf eine neue Rechnung übertragen.Anleitung
Kontoauszug per Mail sendenSie schicken dem Gast eine unverbindliche Aufstellung aller Positionen seines Gästekontos, zum Beispiel als Zwischenstand während des Aufenthalts oder zur Kontrolle vor der Rechnung. Die Aufstellung ist keine Rechnung und hat keine Rechnungsnummer.Anleitung
Meldeschein erfassen, unterschreiben, druckenSie erfassen für einen ausländischen Gast den gesetzlich vorgeschriebenen Meldeschein, drucken ihn zur Unterschrift aus und bestätigen die Unterschrift in der Software. Für Gäste mit Wohnsitz in Deutschland ist seit dem 01.01.2025 kein Meldeschein mehr nötig; der Tab zeigt das dann an.Anleitung
Zimmer zuweisen und Zuweisung ändernSie ordnen einem Aufenthalt ein konkretes Zimmer zu, wechseln das Zimmer oder lösen die Zuordnung wieder. Das geschieht im Belegungsplan durch Ziehen des Buchungsbalkens.Anleitung
Zimmer fixieren (Schloss)Sie legen fest, dass ein Aufenthalt in genau diesem Zimmer bleibt, zum Beispiel weil der Gast es ausdrücklich gewünscht hat. Fixierte Aufenthalte lassen sich im Belegungsplan nicht mehr versehentlich verschieben.Anleitung
Zimmer sperren (außer Betrieb)Sie nehmen ein Zimmer für einen Zeitraum aus dem Verkauf, zum Beispiel für Renovierung oder nach einem Wasserschaden. Das gesperrte Zimmer erscheint im Belegungsplan rot-weiß schraffiert, wird bei der automatischen Zuordnung übersprungen und mindert die verkaufbare Kapazität der Kategorie.Anleitung
Tagesbemerkung im BelegungsplanSie hinterlegen zu einem Tag einen kurzen betrieblichen Hinweis, den alle im Team im Belegungsplan sehen, zum Beispiel "Stadtfest", "Küchen-Wartung" oder "Anreise Gruppe X". Je Tag gibt es eine Bemerkung.Anleitung
Anreise-/Abreiseliste druckenSie drucken die Tagesliste mit Anreisen, Gästen im Haus und Abreisen, zum Beispiel abends für den nächsten Tag, für die Frühschicht oder das Housekeeping. Die Liste enthält je Zimmer Gast, Buchung, Kategorie, Zeitraum, Preis je Nacht und Status, darunter die Summe der Zimmerpreise. Sie können auch nur eine der drei Listen drucken.Anleitung
Dienstplan pflegenSie planen die Dienste Ihrer Mitarbeiter wochenweise, orientiert an den Anreisen, Bleiben und Abreisen je Tag, tragen Krank, Urlaub und Schule ein, halten Wünsche und Termine Ihrer Mitarbeiter fest, sperren Wünsche und drucken den Plan für den Aushang.Anleitung
Tageslisten ansehen und druckenUnter Rezeption › Tageslisten drucken Sie morgens die Listen für den Tag: die Hausliste für Nachtrunde und Brandschutz, die Frühstücksliste für die Küche, die Bleiberliste für das Housekeeping, die Zimmerbelegung auf einer Seite, die offenen Folios für die Abreisen und die offenen Meldescheine.Anleitung
Zimmerstatus pflegenUnter Rezeption › Zimmerstatus sieht das Housekeeping, welche Zimmer heute gereinigt werden müssen, und hakt sie ab: von Schmutzig über Sauber bis Geprüft. Die Rezeption sieht denselben Stand und weiß so, welches Zimmer für die Anreise bereit ist. Die Seite funktioniert am PC und am Handy.Anleitung

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