Alle Rollen sehen den Plan, ändern darf nur der Admin. Sekretariat und Empfang bekommen die Lesesicht (siehe unten). Drucken dürfen Admin und Sekretariat. Die Tabs Monat und Besetzung sehen Admin und Sekretariat (Referenz: Personal-Listen). Mitarbeiter legen Sie unter Einstellungen › Team › Mitarbeiter an (nur Admin).
Aufbau
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Kopf | Dienstplan, "Wochen-Schichtplan je Mitarbeiter mit Auslastung je Tag."; rechts Drucken (Admin), beim Sekretariat das Abzeichen Nur ansehen und Drucken, beim Empfang nur Nur ansehen. Die Brotkrume oben zeigt "Team › Dienstplan". |
| Tabs | Woche (dieses Raster), Monat (Monatsblatt zum Aushängen) und Besetzung (wer an welchem Tag eingeteilt ist). Nur für Admin und Sekretariat; der Empfang sieht nur die Woche. |
| Wochen-Umschalter | Pfeil Vorherige Woche, Datumsfeld (springt auf die Woche des gewählten Tags), Pfeil Nächste Woche, Diese Woche; daneben "KW 39 · 21. bis 27. September 2026". Die Adresse trägt die Woche (?woche=2026-09-21). |
| Spalte Mitarbeiter | Farbpunkt, Name und Funktion. Nur aktive Mitarbeiter. |
| Tageskopf | Wochentag und Datum, darunter Anreisen, Bleiben und Abreisen, gezählt je Zimmer nach dem gebuchten Zeitraum. Optionen, bestätigte, eingecheckte und ausgecheckte Buchungen zählen mit, Stornos und No-Shows nicht. Heute ist rot markiert, Wochenenden sind hinterlegt. |
| Zelle mit Dienst | Der Beginn fett, mit Ende als Spanne ("7:00–15:00"), ohne Ende nur der Beginn ("7:00"). Darunter der Vermerk. Klick öffnet den Editor. |
| Zelle mit Wunsch | Schloss und "Wunsch" unter dem Dienst oder unter "Frei": ein gesperrter Wunsch-Dienst bzw. Wunsch-Frei. |
| × an der Zelle | Nur Admin: erscheint beim Überfahren und wenn die Zelle den Tastaturfokus hat ("Schicht entfernen" mit Name und Datum). Entfernt den Eintrag sofort, ebenso die Taste Entf (oder die Rücktaste) auf der Zelle. Die Meldung "Schicht entfernt." bietet etwa zehn Sekunden Rückgängig. Gesperrte Wünsche haben kein ×. |
| × an einer Markierung | Nur Admin: entfernt den Wunsch oder Termin sofort, Meldung "Eintrag gelöscht." mit Rückgängig. |
| Zelle Krank, Urlaub oder Schule | Gestreift mit Symbol und "Krank", "Urlaub" beziehungsweise "Schule" (Doktorhut), ohne Stempel und Ampel. |
| Leere Zelle | Plus beim Überfahren oder mit der Tastatur; Klick legt einen Eintrag an. |
| Zelle "keine Schicht" | Gestrichelt: gestempelt, obwohl keine Schicht geplant war. Klick legt einen Dienst an. |
| Hinweiszeile | Nur mit Zeiterfassung: unten in der Zelle rot oder gelb ein Kurztext wie "Ruhezeit 9:30 h" oder "Schicht 11:00 h". |
| Legende | Nur mit Zeiterfassung: Stempel-Zustände mit Beispielen wie in der Zeiterfassung (gelb: über 8 h, Ruhezeit unter 11 h, ohne Schicht gestempelt; rot: über 10 h, Pause fehlt, Gehen fehlt, geplant und nicht gestempelt), mit Ampel auch die Ampel-Symbole, dazu "Der Stempel-Kreis ist nur Anzeige. Stempel ändern den Plan nicht. Zeiten bearbeiten Sie unter Zeiterfassung, beim Mitarbeiter." |
| Karte Notizen | Unter dem Raster, nur für den Admin: "Gilt für alle Wochen, nur für Administratoren sichtbar." Freitext für feste Absprachen, Notizen speichern. Die Notizen werden nicht gedruckt. |
| Leerzustand | "Noch keine aktiven Mitarbeiter" mit Mitarbeiter anlegen. |
| Fehlerzustand | "Der Dienstplan konnte nicht geladen werden" mit Erneut versuchen. |
Stempel-Kreis
Mit Zeiterfassung steht unten rechts in der Zelle ein kleiner Kreis. Überfahren mit der Maus oder Fokus per Tastatur zeigt den Text, zum Beispiel "Lücke oder Verstoß: nicht gestempelt. Schicht seit 08:00, kein Kommen gestempelt (Toleranz 15 Minuten)."
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Haken, grün | Stempel passt zur Schicht, zum Beispiel "Ist 7:32 h". |
| Uhr, blau | Läuft gerade: eingestempelt, noch kein Gehen ("seit 06:54"). |
| Dreieck, gelb | Abweichung oder Warnung: über 8 Stunden, Ruhezeit unter 11 Stunden oder gestempelt ohne Schicht. |
| Kreis mit Ausrufezeichen, rot | Lücke oder Verstoß: nicht gestempelt (nach Schichtbeginn plus Toleranz), Gehen fehlt ab dem Folgetag, über 10 Stunden, ohne Pause, Ruhezeit unter der Mindestruhezeit, Jugendschutz. |
| Minus, grau | Keine Zeiterfassung für diese Person. |
Kein Kreis erscheint an künftigen Tagen, vor Schichtbeginn plus Toleranz, bei Frei, Krank, Urlaub und Schule sowie an Tagen vor dem Eintritt und nach dem Austritt des Mitarbeiters.
Editor
Im Kopf stehen Farbpunkt und Name des Mitarbeiters, darunter der Tag. Welche Felder erscheinen, hängt von der Art ab.
| Feld | Bedeutung | Pflicht |
|---|---|---|
| Art des Eintrags | Dienst, Frei, Krank, Urlaub oder Schule (Berufsschule); vorbelegt nach dem bestehenden Eintrag. | ja |
| Beginn | Uhrzeit des Dienstbeginns. Eine Bezeichnung wie "Früh" gibt es nicht mehr; ältere Einträge zeigen ihre Bezeichnung nur noch im Hinweis beim Überfahren. | ja (Dienst) |
| Ende (optional) | Uhrzeit des Dienstendes. "Das Ende steht mit im Plan und zählt für Ampel und Stunden." Liegt das Ende vor dem Beginn, steht "Endet am Folgetag" mit Wochentag. | nein |
| Vorschläge | "Zuletzt genutzt, zum Übernehmen:" mit bis zu fünf Zeiten aus der Woche, zum Beispiel "07:00 bis 15:00"; ein Klick setzt Beginn und Ende. | |
| Prüfbox | Nur mit Zeiterfassung: "Plan wird geprüft …", dann gegebenenfalls "Hinweis, kein Stopp" mit Ruhezeit zum Vortag oder Folgetag und Schichten über 10 Stunden, "Sie können trotzdem speichern." | |
| Wunsch-Dienst (gesperrt) bzw. Wunsch-Frei (gesperrt) | Haken bei Dienst oder Frei: der Eintrag ist ein Wunsch des Mitarbeiters und wird gesperrt. Im Ausdruck steht er mit "(W)". | nein |
| Vermerk (optional) | Bei Dienst und Frei: kurzer betrieblicher Hinweis, bis 300 Zeichen, mit Zähler. | nein |
| Von, Bis bei Krank, Urlaub oder Schule | Zeitraum als Datum, vorbelegt mit dem Tag der Zelle. "Höchstens 62 Tage am Stück. Je Tag ein Eintrag ohne Uhrzeiten. Tage mit „Frei“ werden übersprungen." Gesperrte Wünsche bleiben stehen ("2 gesperrte Wunsch-Tage bleiben unverändert."). Bei Krank zusätzlich: "Keine Diagnose und keine Bescheinigung eintragen. Im Ausdruck steht „Abwesend“." | ja |
| Ersetzt-Liste | Bei Krank, Urlaub oder Schule, wenn im Zeitraum schon Einträge stehen: "3 Einträge werden ersetzt:" mit Tag und Zeit (höchstens sieben, dann "und 2 weitere"). | |
| Speichern | Meldung "Dienst gespeichert.", "Frei gespeichert." beziehungsweise "Krank für 3 Tage eingetragen." | |
| Überschreiben | Steht statt Speichern, sobald die Ersetzt-Liste erscheint; ersetzt die genannten Einträge. | |
| Entfernen | Nur bei bestehendem, nicht gesperrtem Eintrag; löscht ohne Rückfrage, Meldung "Schicht entfernt." mit Rückgängig. Schneller geht es mit dem × an der Zelle. | |
| Abbrechen | Schließt ohne Änderung (auch Escape oder Klick daneben). |
Gesperrter Wunsch
Ein Wunsch-Dienst oder Wunsch-Frei zeigt im Editor "Dieser Dienst ist ein Wunsch und gesperrt." beziehungsweise "Dieser freie Tag ist ein Wunsch und gesperrt." Die Felder sind dann nicht bearbeitbar. Sperre aufheben fragt "Sperre wirklich aufheben? Danach kann der Tag geändert oder entfernt werden." und hebt nach Ja, Sperre aufheben die Sperre auf (Meldung "Sperre aufgehoben."). Krank, Urlaub und Schule sind nie ein Wunsch.
Lesesicht für Sekretariat und Empfang
Sekretariat und Empfang sehen dasselbe Raster ohne Bearbeitung. Der Untertitel ergänzt "Ändern können nur Administratoren.", rechts steht das Abzeichen Nur ansehen. Die Zellen zeigen nur Beginn und Ende der Dienste; Frei, Krank, Urlaub und Schule erscheinen ohne Grund als "abwesend". Vermerke, Wünsche, Notizen, Stempel, Ampel und Hinweise fehlen. Das Sekretariat kann die Woche drucken (siehe Druckansicht), der Empfang nicht. Zurück geht es höchstens zwei Wochen (ab Montag der Vorvorwoche), nach vorn beliebig weit. Eine ältere Woche zeigt "Ältere Wochen sieht nur die Verwaltung" mit Zur aktuellen Woche. Ohne Mitarbeiter oder Dienste steht "Noch kein Dienstplan".
Ampel im Dienstplan
Der Admin schaltet sie unter Einstellungen › Team › Zeitregeln, Abschnitt Ampel im Dienstplan, ein (ab Werk aus) und legt die Toleranz in Minuten fest (0 bis 60, Vorgabe 15). Die Toleranz gilt auch für den Stempel-Kreis. Die Ampel steht links neben dem Stempel-Kreis, nur an vorbeigegangenen Diensten mit Beginn und Ende. Verglichen wird die Anwesenheit (erstes Kommen bis letztes Gehen) mit der Dienstdauer, beide mit Pause.
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Haken | Erbracht (innerhalb der Toleranz). |
| Pfeil hoch | Zu viel gearbeitet. |
| Pfeil runter | Zu wenig gearbeitet. |
| Kreuz | Nicht erschienen: Schicht vorbei, kein Stempel. |
Der Text beim Überfahren nennt die Werte, zum Beispiel "Zu wenig gearbeitet · Plan 8:00 h, Ist 7:40 h".
Druckansicht
Drucken (Admin und Sekretariat) gibt die Woche auf einem Blatt im Querformat aus: Kopf "Dienstplan" mit Betrieb, rechts KW und Zeitraum; Tagesköpfe ausgeschrieben mit Anreisen, Bleiben und Abreisen; Zellen mit Beginn, Ende und Vermerk; unten "Stand:" mit Datum und Uhrzeit. Krank erscheint als "Abwesend" und nie mit Vermerk, Urlaub bleibt Urlaub mit Vermerk, Schule bleibt Schule. Wünsche tragen "(W)", der Fuß dann "W = Wunsch". Stempel, Ampel, Hinweise und Notizen werden nicht gedruckt. Das Sekretariat druckt die Lesesicht: Dienste mit Beginn und Ende, jede Abwesenheit nur als "Abwesend", ohne Vermerk und ohne Wunsch. Das Monatsblatt und die Besetzungsliste drucken Sie aus den Tabs Monat und Besetzung (Personal-Listen drucken).
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|
| Dienst, Frei, Krank, Urlaub, Schule eintragen, ändern, entfernen | Admin | Dienstplan pflegen |
| Wunsch sperren, Sperre aufheben | Admin | Dienstplan pflegen |
| Schicht, Wunsch oder Termin schnell entfernen (×, Entf) | Admin | Dienstplan pflegen |
| Woche drucken | Admin, Sekretariat | Dienstplan pflegen |
| Plan ansehen | alle Rollen | Dienstplan pflegen |
| Monatsblatt und Besetzungsliste drucken | Admin, Sekretariat | Personal-Listen drucken |
| Mitarbeiter anlegen, archivieren | Admin | Mitarbeiter für den Dienstplan anlegen |
Je Mitarbeiter und Tag gibt es genau einen Eintrag; erneutes Speichern überschreibt. Beginn und Ende werden nicht gegeneinander gesperrt, ein Nachtdienst "23:00 bis 07:00" ist zulässig. Jede Änderung steht im Audit-Protokoll.
Frei, Krank, Urlaub und Schule sind in der Zeiterfassung nie eine Lücke.
Schule (Berufsschule, § 15 BBiG) zählt wie Urlaub: bezahlte Freistellung, ganze Tage, keine Stunden. Im Ausdruck steht "Schule", denn es ist keine Gesundheitsangabe.
Der Dienstplan schreibt nie Zeiten. Stempel ändern den Plan nicht; Zeiten tragen Sie unter Team › Zeiterfassung nach.
Archivierte Mitarbeiter verschwinden aus dem Raster; ihre früheren Einträge bleiben gespeichert. Tragen Sie in Vermerk und Notizen keine privaten Angaben ein.
Fehlermeldungen: "Bitte den Beginn des Dienstes eintragen.", "Bitte eine gültige Uhrzeit (HH:MM) eingeben.", "Das Bis-Datum liegt vor dem Von-Datum.", "Alle Tage im Zeitraum sind mit 'Frei' oder einem gesperrten Wunsch belegt.", "Der Wunsch ist gesperrt. Erst die Sperre aufheben.", "Nur Administratoren dürfen den Dienstplan bearbeiten."