Die drei Rollen
Administrator ("Volle Rechte inkl. Benutzerverwaltung") kann alles, was Sekretariat und Empfang können, und zusätzlich: Benutzer einladen, Rollen ändern und Zugänge entziehen; Mitarbeiter-Stammdaten und Dienstplan pflegen; die Buchungsmaske freischalten und gestalten (Widget-Optionen); das Kartenterminal registrieren; Schließzeiten in den Betriebszeiten anlegen. Jeder Betrieb braucht mindestens einen Administrator; der letzte ist geschützt.
Sekretariat ("Buchungen und Rechnungen") ist die Rolle für das Backoffice: Buchungen anlegen, ändern und stornieren; Gäste und Firmen anlegen und pflegen, Gäste anonymisieren; alle Stammdaten außer Mitarbeitern pflegen (Kategorien, Zimmer, Ratenpläne, Saisons, Preise, Inventar, Artikel, Labels, Tags, Rechnungs-Stammdaten, Mahnstufen); Rechnungen stornieren, Mahnungen erzeugen, DATEV-Export, Kennzahlen und Beherbergungsstatistik; den Channel-Manager bedienen.
Empfang ("Tagesgeschäft (Check-in/-out, Zahlungen)") arbeitet mit bestehenden Buchungen: Zimmer zuweisen, ein- und auschecken, No-Show erfassen, Meldescheine, Posten auf das Folio buchen, Zahlungen am Terminal oder extern erfassen, Kautionen, Rechnungen und Sammelrechnungen ausstellen und versenden, Gast-Notizen, Tags und Labels vergeben, Zimmer sperren und fixieren, Tagesbemerkungen schreiben. Der Empfang legt keine neuen Buchungen an, ändert keine Stammdaten und storniert weder Buchungen noch Rechnungen.
Wie die Software Rechte durchsetzt
Rechte wirken auf drei Ebenen. Erstens blendet die Navigation aus, was der Rolle nicht zusteht: Der Empfang sieht weder Dienstplan noch DATEV-Export, Kennzahlen, Beherbergungsstatistik oder Channel-Manager; Kacheln in den Einstellungen tragen das Abzeichen Nur Admin oder Nur Admin/Sekretariat und erscheinen nur für diese Rollen. Zweitens verbergen Bildschirme ihre Schreib-Bedienelemente: Der Empfang sieht Stammdaten wie Kategorien oder Preise lesend, ohne Buttons zum Anlegen und Speichern; Seiten wie Mitarbeiter oder Widget-Optionen leiten andere Rollen ganz zum Dashboard um. Drittens, und das ist die harte Grenze, prüft die Datenbank jede Schreiboperation selbst (Row Level Security). Selbst wer eine Aktion technisch auslöst, erhält ohne passende Rolle eine Fehlermeldung wie "Keine Berechtigung für diesen Betrieb (nur Administrator)."
Die Rechte sind bewusst grob geschnitten: Es gibt keine Einzelrechte, keine Rechte je Bildschirm und keine eigenen Rollen. Wer mehr braucht als der Empfang, bekommt Sekretariat; wer Benutzer verwalten soll, Administrator.
Rechte am Folio und im Tagesgeschäft
Auf dem Gästekonto darf der Empfang alles, was das Tagesgeschäft erfordert: Posten buchen, ändern und entfernen, Zahlungen erfassen, Rechnungen ausstellen und senden. Was nach der Ausstellung einer Rechnung passiert, ist dagegen Backoffice: Stornieren und neu Ausstellen, Erstatten und Mahnen bleiben Sekretariat und Administrator vorbehalten, weil sie in den Rechnungsnummernkreis und die Buchhaltung eingreifen (Rechnungsnummern und Storno (GoBD)).
Betriebsübergreifende Angaben
Anzeigename, Profilbild, E-Mail-Adresse und Passwort gehören zum Konto und gelten in allen Betrieben. Rolle und Standard-Betrieb gehören zur Mitgliedschaft. Wer den Zugang zu einem Betrieb verliert, behält Konto und andere Mitgliedschaften; Konten werden nicht gelöscht.
Plattform-Administratoren
Mitarbeitende von clavenda können einen Betrieb zu Support-Zwecken betreten. Das ist keine vierte Rolle im Betrieb, sondern ein eigener Zugang, der für höchstens acht Stunden Administratorrechte im betretenen Betrieb gibt, einen Grund verlangt und protokolliert wird. Während einer solchen Sitzung sieht die Support-Person selbst einen roten Balken Plattform-Modus mit Grund und Ablaufzeit; die Nutzer des Betriebs werden in der Software nicht benachrichtigt. Jedes Betreten steht im Plattform-Protokoll.
Grenzen
Es gibt keine Zwei-Faktor-Anmeldung, keine Anmeldung über Fremdkonten, kein automatisches Abmelden nach Inaktivität und keine Übersicht aktiver Sitzungen. Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen haben; weitere Regeln erzwingt die Software nicht. Änderungen an Buchungen, Rechnungen, Stammdaten und Mitgliedschaften werden mit der handelnden Person im Audit-Protokoll festgehalten (Audit-Trail und Nachvollziehbarkeit).