Was protokolliert wird
Jede Änderung an Mandantendaten, also an Buchungen, Aufenthalten, Gästekonten, Rechnungen, Zahlungen, Gästen, Firmen, Stammdaten und Mitgliedschaften, erzeugt einen Eintrag mit dem Zustand vor und nach der Änderung, der Art der Änderung (angelegt, geändert, gelöscht), dem Zeitpunkt und dem Konto der handelnden Person. Der Eintrag entsteht nicht in der Oberfläche, sondern durch die Datenbank selbst; er lässt sich weder umgehen noch nachträglich bearbeiten oder löschen. Läuft eine Änderung ohne angemeldete Person, etwa durch einen nächtlichen Lauf oder eine Portalbuchung, steht statt der Person "System".
Getrennt davon führt die Software Protokolle mit eigener Frist: Sicherheitsereignisse wie Passwortänderungen, den Versand von Rechnungen und Buchungsbestätigungen (sichtbar im Postausgang), die Läufe der Portalanbindung (sichtbar unter Letzte Pushes und Zuletzt empfangen im Channel-Manager) und die Support-Zugriffe von clavenda auf Betriebe.
Wo Sie es sehen
Für die tägliche Arbeit ist der Tab Verlauf einer Buchung die wichtigste Stelle: Er zeigt Anlage, Statuswechsel, Zimmerzuordnung, Zeitraum- und Ratenplanänderungen, Gast- und Firmenzuordnung, Notizen und Labels mit Zeitpunkt und Person in lesbarer Form; automatische Vorgänge stehen dort als "System" (Referenz: Buchungsdetail, Tab Verlauf). Rechnungen, Zahlungen und Belegversand haben ihre eigenen Protokolle in den Tabs Folio & Rechnung und Belege & Versand. Gast-Notizen stehen mit Verfasser und Datum im Gastprofil. Im Gästekonto sehen Sie Stornorechnungen neben den Originalen; im Postausgang jeden Versandversuch mit Ergebnis. Das vollständige technische Protokoll mit Vorher-Nachher-Zuständen ist nicht in der Oberfläche sichtbar; bei einer Prüfung oder einem Streitfall stellt clavenda es auf Anfrage für Ihren Betrieb bereit.
Warum das wichtig ist
Für die Buchhaltung verlangen die GoBD, dass Änderungen an steuerrelevanten Daten nachvollziehbar sind; das Protokoll ist zusammen mit unveränderlichen Rechnungen und lückenlosen Nummern der Nachweis dafür (Rechnungsnummern und Storno (GoBD)). Für den Datenschutz belegt es, wer wann Gastdaten geändert hat. Im Team ersetzt es Diskussionen darüber, wer eine Buchung umgelegt oder einen Preis geändert hat: Es steht im Verlauf.
Was das Protokoll nicht ist
Das Protokoll ist kein Rückgängig-Knopf. Eine versehentliche Änderung machen Sie fachlich rückgängig, etwa mit Status korrigieren, einer neuen Zuweisung oder einem Storno; der Fehler und seine Korrektur bleiben beide sichtbar. Es ist auch kein Vier-Augen-Prinzip: Die Software verlangt für keine Aktion eine zweite Freigabe, und viele Aktionen laufen ohne Rückfrage. Verlassen Sie sich deshalb auf klare Rollen (Rollen und Rechte) und persönliche Konten. Gemeinsam genutzte Logins am Empfang machen das Protokoll wertlos, weil dann jede Änderung "vom Empfang" stammt; legen Sie für jede Person einen eigenen Zugang an (Benutzer einladen (auch in mehrere Betriebe)).
Reine Lesezugriffe, also wer wann eine Gastakte geöffnet hat, werden nicht protokolliert. Die Aufbewahrung des Audit-Trails folgt der Aufbewahrung der Daten, auf die er sich bezieht; gelöscht wird er nicht.