Hintergrund und Recht
Warum die Software sich so verhält: GoBD, Datenschutz, Melderecht, Aufbewahrung, Rollen. 9 Artikel.
Hintergrund
- Rollen und Rechteclavenda kennt vier Rollen je Betrieb: Administrator, Sekretariat, Empfang und Housekeeping. Die Rolle wird pro Betrieb vergeben; dieselbe Person kann in einem Haus Administrator und in einem anderen Empfang sein. Dieser Artikel erklärt, was die Rollen unterscheidet und wie die Software Rechte durchsetzt.Hintergrund
- Rechnungsnummern und Storno (GoBD)Wer eine ausgestellte Rechnung ändern möchte, stößt in clavenda auf eine feste Grenze: Es gibt keinen Bearbeiten-Knopf und kein Löschen. Dieser Artikel erklärt, warum das so ist, wie Rechnungsnummern entstehen und wie eine Korrektur richtig läuft.Hintergrund
- Datenschutz und AufbewahrungsfristenEin Hotel verarbeitet täglich personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Ausweisnummern ausländischer Gäste, Zahlungsdaten. clavenda ist so gebaut, dass die Software nur erhebt, was Vertrag, Steuer, Kurtaxe oder Melderecht verlangen, und dass jede Datenart ihre eigene Frist hat. Dieser Artikel erklärt die Grundsätze, damit Sie Gästeanfragen und Fragen Ihrer Datenschutzbeauftragten beantworten können.Hintergrund
- Aufbewahrung und Löschungclavenda löscht personenbezogene Daten nicht pauschal nach einer Frist, sondern je Datenklasse mit eigener Regel. Ein nächtlicher Lauf setzt die Regeln um, die bereits scharf geschaltet sind; andere Klassen warten bewusst auf eine Klärung mit dem Datenschutz. Dieser Artikel sagt, was heute automatisch passiert, was manuell bleibt und was nie gelöscht wird.Hintergrund
- Meldeschein und KurtaxeDrei Pflichten hängen am Aufenthalt eines Gastes, die nichts mit dem Zimmerpreis zu tun haben: der Meldeschein nach Bundesmeldegesetz, die Kurtaxe oder Bettensteuer der Kommune und die monatliche Beherbergungsstatistik. clavenda bildet alle drei ab, jede an ihrem Platz. Dieser Artikel erklärt die Logik dahinter.Hintergrund
- Audit-Trail und NachvollziehbarkeitWer hat die Buchung storniert, wann wurde der Preis geändert, wer hat den Gast anonymisiert? clavenda beantwortet solche Fragen aus einem unveränderlichen Protokoll, das die Datenbank selbst schreibt. Dieser Artikel erklärt, was protokolliert wird, wo Sie es sehen und was das Protokoll nicht kann.Hintergrund
- Automatik im HintergrundEiniges in clavenda passiert ohne Klick: Optionen verfallen, Meldescheine werden gelöscht, Portale erhalten Preise, Zahlungen werden zugeordnet, Bestätigungen verschickt. Dieser Artikel listet die Automatiken, damit Sie einordnen können, was "System" im Verlauf bedeutet, und wissen, worauf Sie sich verlassen können und worauf nicht.Hintergrund
- Kassenfunktion und Barzahlung (KassenSichV)Barzahlung ist in clavenda möglich, sobald für den Betrieb eine Kasse (TSE) eingerichtet ist. Ab dann signiert die TSE jeden Kassenvorgang, bar wie unbar, und der Gast bekommt einen Beleg mit den TSE-Daten. Dieser Artikel erklärt, warum das so ist und was als Kassenvorgang zählt.Hintergrund
- Rechnung mit Bruttopreisen und Steuer je SatzGäste kennen Hotelpreise als Endpreise. Die Rechnung zeigt deshalb bei jeder Position den Bruttobetrag, also den Preis, den der Gast auch im Angebot und im Gästekonto gesehen hat. Dieser Artikel erklärt, wie der Beleg aufgebaut ist und warum ältere Rechnungen anders aussehen.Hintergrund
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