Hintergrund und Recht

clavenda kennt drei Rollen je Betrieb: Administrator, Sekretariat und Empfang. Die Rolle wird pro Betrieb vergeben; dieselbe Person kann in einem Haus Administrator und in einem anderen Empfang sein. Dieser Artikel erklärt, was die Rollen unterscheidet und wie die Software Rechte durchsetzt.

Wer eine ausgestellte Rechnung ändern möchte, stößt in clavenda auf eine feste Grenze: Es gibt keinen Bearbeiten-Knopf und kein Löschen. Dieser Artikel erklärt, warum das so ist, wie Rechnungsnummern entstehen und wie eine Korrektur richtig läuft.

Ein Hotel verarbeitet täglich personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Ausweisnummern ausländischer Gäste, Zahlungsdaten. clavenda ist so gebaut, dass die Software nur erhebt, was Vertrag, Steuer, Kurtaxe oder Melderecht verlangen, und dass jede Datenart ihre eigene Frist hat. Dieser Artikel erklärt die Grundsätze, damit Sie Gästeanfragen und Fragen Ihrer Datenschutzbeauftragten beantworten können.

clavenda löscht personenbezogene Daten nicht pauschal nach einer Frist, sondern je Datenklasse mit eigener Regel. Ein nächtlicher Lauf setzt die Regeln um, die bereits scharf geschaltet sind; andere Klassen warten bewusst auf eine Klärung mit dem Datenschutz. Dieser Artikel sagt, was heute automatisch passiert, was manuell bleibt und was nie gelöscht wird.

Drei Pflichten hängen am Aufenthalt eines Gastes, die nichts mit dem Zimmerpreis zu tun haben: der Meldeschein nach Bundesmeldegesetz, die Kurtaxe oder Bettensteuer der Kommune und die monatliche Beherbergungsstatistik. clavenda bildet alle drei ab, jede an ihrem Platz. Dieser Artikel erklärt die Logik dahinter.

Wer hat die Buchung storniert, wann wurde der Preis geändert, wer hat den Gast anonymisiert? clavenda beantwortet solche Fragen aus einem unveränderlichen Protokoll, das die Datenbank selbst schreibt. Dieser Artikel erklärt, was protokolliert wird, wo Sie es sehen und was das Protokoll nicht kann.

Einiges in clavenda passiert ohne Klick: Optionen verfallen, Meldescheine werden gelöscht, Portale erhalten Preise, Zahlungen werden zugeordnet, Bestätigungen verschickt. Dieser Artikel listet die Automatiken, damit Sie einordnen können, was "System" im Verlauf bedeutet, und wissen, worauf Sie sich verlassen können und worauf nicht.

Wer in clavenda eine Zahlung erfasst, findet Karte am Terminal, Online-Vorauszahlung, Überweisung und sonstige unbare Zahlarten; der Eintrag Bar (erst mit TSE, siehe #368) ist ausgegraut. Das ist kein Versehen, sondern eine bewusste Entscheidung mit steuerlichem Hintergrund. Dieser Artikel erklärt sie und sagt, wie Sie Bargeld trotzdem sauber handhaben.