Meldeschein nur noch für ausländische Gäste
Seit dem 1. Januar 2025 entfällt die besondere Meldepflicht für Gäste mit Wohnsitz in Deutschland; der Hotelmeldeschein ist nur noch für Personen mit Wohnsitz im Ausland auszufüllen. clavenda richtet sich danach: Der Tab Meldeschein einer Buchung ist nur aktiv, wenn das Land im Gastprofil nicht Deutschland ist. Bei deutschen Gästen zeigt der Tab den Hinweis, dass kein Meldeschein nötig ist. Deshalb ist das Feld Land am Gast so wichtig: Es steuert den Meldeschein, die Buchungsmaske (dort öffnet sich bei ausländischem Wohnsitz ein zusätzlicher Block) und die Beherbergungsstatistik.
Der Meldeschein erfasst Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Ausweisdaten des Hauptreisenden sowie Name, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum mitreisender ausländischer Personen. Er wird ausgedruckt, vom Gast unterschrieben, und die Unterschrift wird in der Software bestätigt (Meldeschein erfassen, unterschreiben, drucken). Das Dashboard erinnert unter Zu erledigen an offene Meldescheine anreisender und anwesender Gäste. Diese Daten liegen ausschließlich im Meldeschein, nicht im Gastprofil, und werden zwölf Monate nach Abreise plus höchstens drei Monate automatisch gelöscht (Aufbewahrung und Löschung). Gemeinden können die Vorlage bei Kontrollen verlangen; bewahren Sie den unterschriebenen Ausdruck entsprechend auf und vernichten Sie ihn mit derselben Frist.
Kurtaxe als durchlaufender Posten
Kurtaxe, Kurbeitrag oder Bettensteuer erhebt das Hotel im Auftrag der Kommune; der Betrag ist kein Umsatz des Hauses und trägt keine Umsatzsteuer. In den Rechnungs-Stammdaten schalten Sie Kurtaxe / Bettensteuer erheben ein und hinterlegen den Betrag (EUR je Gast und Nacht) sowie den Hinweistext für die Rechnung, vorbelegt mit "steuerfrei, durchlaufender Posten". Die Software berechnet die Kurtaxe je Gast und Nacht automatisch beim Erstellen der Rechnung und weist sie dort getrennt aus; im Gästekonto erscheint sie nicht. Bei Firmenbuchungen wird sie nicht erhoben, weil Geschäftsreisende in der Regel befreit sind. Buchungen aus der Buchungsmaske tragen sie bereits als durchlaufenden Posten. In den Kennzahlen erscheint sie in der Spalte davon durchlaufend (Kurtaxe), im DATEV-Export auf dem dafür hinterlegten Erlöskonto.
Sonderfälle wie Ermäßigungen oder Kinder bildet die Software nicht automatisch ab. Dafür legen Sie einen Artikel mit Steuerfrei (durchlaufender Posten) an und buchen ihn von Hand, oder Sie rechnen betroffene Nächte über eine getrennte Rechnung ab. Ob und in welcher Höhe Kurtaxe anfällt und welche Nachweise die Gemeinde verlangt, regelt die kommunale Satzung; die Abrechnung mit der Gemeinde läuft außerhalb der Software.
Beherbergungsstatistik
Unabhängig von Meldeschein und Kurtaxe verlangt das Beherbergungsstatistikgesetz eine monatliche Meldung von Ankünften und Übernachtungen nach Herkunftsland an das Statistische Landesamt. clavenda zählt dafür ein- und ausgecheckte Aufenthalte, alle Personen einschließlich Kinder, und gruppiert nach dem Land des Gastes (Beherbergungsstatistik erstellen). Auch hier gilt: Ohne gepflegtes Land landen Gäste in der Position "ohne Angabe".
Was das für die Datenpflege heißt
Drei Pflichten, ein Feld: Achten Sie darauf, dass jeder Gast ein Land hat. Prüfen Sie es beim Check-in, besonders bei Buchungen aus Portalen, die das Land nicht immer mitliefern. Erfassen Sie den Meldeschein am Anreisetag, nicht nachträglich, und tragen Sie Änderungen der Kurtaxe zum Stichtag der kommunalen Satzung in den Rechnungs-Stammdaten ein; sie wirken auf danach erstellte Rechnungen.
Dieser Artikel beschreibt das Verhalten der Software und ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind Bundesmeldegesetz, kommunale Satzung und die Vorgaben Ihres Landesamts.