Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Im Gastprofil ist ein Wohnsitzland außerhalb Deutschlands hinterlegt; ohne Land erscheint "Hinweis: Für diesen Gast ist kein Wohnsitzland hinterlegt. Bei einem ausländischen Gast bitte zuerst das Land im Gastprofil erfassen."
Schritte
Öffnen Sie die Buchung und wechseln Sie in den Tab Meldeschein. Die Karte Digitaler Meldeschein zeigt das Abzeichen "Noch nicht erfasst". Name und Anschrift kommen aus dem Gastprofil.
Füllen Sie unter Hauptreisender die Felder Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Ausweisart (Reisepass, Personalausweis, Aufenthaltstitel oder Sonstiges Ausweisdokument) und Ausweis-/Passnummer aus.
Reisen weitere ausländische Personen mit, klicken Sie unter Mitreisende ausländische Personen auf Mitreisende Person hinzufügen und tragen je Person Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum ein. Deutsche Mitreisende müssen nicht erfasst werden.
Klicken Sie auf Meldeschein speichern. Die Meldung "Meldeschein wurde gespeichert." erscheint, das Abzeichen wechselt auf "Entwurf".
Klicken Sie auf Meldeschein drucken. Der Meldeschein öffnet sich in einem neuen Tab mit Aufenthalt, Hauptreisendem, Mitreisenden und den Zeilen "Ort, Datum" und "Unterschrift des Gastes". Drucken Sie mit Jetzt drucken und lassen Sie den Gast unterschreiben.
Zurück im Tab Meldeschein klicken Sie unten auf Unterschrift bestätigen ("Nach Vorlage und Unterschrift des ausgedruckten Meldescheins am Empfang bestätigen."). Das Abzeichen zeigt danach "Unterschrieben am 31.08.2026 um 14:30 Uhr".
Alternative Wege
- Offene Meldescheine finden: Das Dashboard zählt unter Zu erledigen die "Ausländische Gäste ohne Meldeschein" (heute anreisend oder im Haus); in der Liste Heute trägt der Gast das Abzeichen "Meldeschein offen".
- Drucken aus Belege & Versand: Unter Weitere Aufstellungen, Meldeschein drucken, Drucken.
- Nachträglich ändern: Öffnen Sie den Tab erneut, ändern Sie die Felder und speichern Sie. Die Unterschriftsbestätigung bleibt bestehen.
Die Software verhindert den Check-in ohne Meldeschein nicht. Die Verantwortung für die Meldepflicht bleibt beim Haus; nutzen Sie die Hinweise im Dashboard.
Es gibt einen Meldeschein je Buchung (eine Anreise). Mitreisende ausländische Personen gehören auf denselben Meldeschein.
Unterschrift bestätigen ist keine digitale Unterschrift, sondern der Vermerk, dass der unterschriebene Ausdruck vorliegt. Bewahren Sie den Ausdruck nach den gesetzlichen Vorgaben auf.
Meldeschein-Daten werden getrennt aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Frist (12 Monate ab Abreise plus Karenz) automatisch gelöscht; Gast und Buchung bleiben erhalten. Der Meldeschein erscheint nicht in den Dokumenten der Rechnung.
Fehlt eine Pflichtangabe, meldet die Software zum Beispiel "Bitte die Staatsangehörigkeit angeben." oder "Bitte die Ausweis-/Passnummer angeben."