Rolle Admin oder Sekretariat. Die Buchung ist nicht storniert. Rechnungsempfänger bleibt unabhängig vom Zimmergast der Gast oder die Firma der Buchung.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung, Tab Überblick, Karte Zimmer & Zeitraum. Je Aufenthalt steht "Gast: Markus Neumann (= Buchungsgast)".
Klicken Sie oben rechts in der Karte auf Buchung bearbeiten. Der Dialog "Buchung bearbeiten" öffnet sich am rechten Rand.
Klappen Sie in der Zeile des Zimmers Gast für dieses Zimmer auf. Rechts steht der aktuelle Zimmergast oder "wie Buchungsgast".
Wählen Sie Bestehender Gast und suchen Sie den Gast unter Gast suchen, oder bleiben Sie bei Neuer Gast und tragen Sie Vorname und Nachname ein. Der neue Gast wird beim Speichern im Gästeverzeichnis angelegt. Mit Zurücksetzen leeren Sie die Auswahl; dann gilt wieder der Buchungsgast.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Die Karte zeigt jetzt "Gast: Anna Berg"; der Zusatz "(= Buchungsgast)" entfällt.
Alternative Wege
- Buchungsgast wechseln: Soll der Hauptgast der ganzen Buchung ein anderer sein, ändern Sie ihn im selben Dialog unter 1 Gast. Sobald für die Buchung eine Rechnung existiert, auch eine stornierte, ist das Feld gesperrt: "Für diese Buchung ist bereits eine Rechnung ausgestellt. Gast und Firma der Buchung lassen sich nicht mehr ändern (GoBD)." Den Zimmergast können Sie dann weiterhin setzen.
- Beim Anlegen: Schon im Dialog "Neue Buchung" hat jede Zimmer-Zeile Gast für dieses Zimmer.
- Firmenbuchung mit Bucher: Ist die Buchung einer Firma zugeordnet, erbt ein Zimmer ohne eigenen Gast den Buchungsgast nicht. Buchungsdetail, Buchungspanel, Anreisen & Abreisen und die Tageslisten zeigen "Gast noch offen", der Belegungsplan-Balken den Firmennamen. Über Gast hinterlegen tragen Sie den Namen ein. Einen schon eingetragenen Zimmergast entfernen Sie in der Karte Zimmer & Zeitraum mit Kein Name. Der Check-in bleibt möglich, weil die Buchung einen Buchungsgast hat.
- Firmenbuchung ohne Gast: Bei Firmenbuchungen darf der Buchungsgast leer bleiben; die Namen der Mitarbeiter tragen Sie dann je Zimmer als Zimmergast ein, spätestens beim Check-in.
Der Zimmergast ist eine Zusatzangabe für Anreise und Zimmerliste. Rechnung, Bestätigungsmail und Saldo hängen weiterhin am Buchungsgast beziehungsweise an der Firma der Buchung.
Ein neuer Zimmergast braucht einen Nachnamen; das Land wird hier nicht abgefragt. Für ausländische Zimmergäste ergänzen Sie das Wohnsitzland im Gastprofil, damit der Meldeschein greift.
Der Meldeschein wird derzeit je Buchung für den Buchungsgast geführt. Mitreisende ausländische Personen erfassen Sie dort unter Mitreisende ausländische Personen.
Der Zimmergast ist auch nach einer Rechnung änderbar, weil er keine Belegdaten berührt. Jede Änderung wird im Verlauf protokolliert.