Voraussetzungen
Alle Rollen sehen die Seite. Tagesgeschäft (Check-in, Check-out, No-Show, Gästekonto, Rechnung erstellen, Zahlung, Kaution, Meldeschein, Belegversand, Labels) steht Admin, Sekretariat und Empfang offen. Stornieren, Option zusagen oder verwerfen, Status korrigieren, Zimmer- und Zeitraumänderungen, Ratenplan, Gast am Aufenthalt, Firma, Notiz sowie Rechnungsstorno sind Admin und Sekretariat vorbehalten. Empfang sieht die entsprechenden Schaltflächen nicht.
Kopfzeile
Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen sichtbar.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Brotkrume | In der Kopfleiste "Rezeption › Buchungen › Buchung B00061"; Buchungen führt zur Buchungsliste, mobil kompakt "‹ Buchungen". |
| Buchung B00061 | Buchungsreferenz, je Betrieb fortlaufend; erscheint auf Bestätigung und Rechnung. |
| Statusabzeichen | Aktueller Status (siehe Statusmodell), daneben der Name des Betriebs und die Quelle. Hat der Gast online über die Buchungsmaske bezahlt, folgt das grüne Abzeichen Online bezahlt (143,60 €): nicht erneut kassieren. Es erscheint auch im Schritt Zahlung des Dialogs "Rechnung erstellen". |
| Meta-Zeile | Gastname, Zeitraum "07.09.2026 bis 10.09.2026", Nächte, "Ratenplan Flex". |
| Offener Saldo | Noch nicht bezahlter Betrag aller Positionen des Gästekontos einschließlich Kurtaxe; bei überfälligen Rechnungen "Überfällig seit". |
| Aktionsleiste | Hauptaktion je Status (zum Beispiel Check-in), daneben weitere Aktionen; bei mehr als einer weiteren Aktion das Menü Aktionen. |
| Tabs | Überblick, Folio & Rechnung (mit Zähler der Positionen und Rechnungen), Belege & Versand, Meldeschein, Verlauf. Der Tab steht in der Adresse (?tab=folio) und lässt sich direkt verlinken. |
Tab Überblick
Links die Arbeitskarten, rechts die Infospalte.
| Karte / Feld | Bedeutung | Rolle für Änderungen |
|---|---|---|
| Fortschrittsbalken | Reserviert, Bestätigt, Check-in, In-House, Check-out; der aktuelle Schritt ist markiert. Bei No-Show endet der Balken mit "No-Show". | nur Anzeige |
| Zimmer & Zeitraum | Je Aufenthalt zur Ansicht: Kategorie, "Zimmer 12 (fixiert)" oder "in der Ablage", bei zugeordnetem Zimmer der Knopf Fixieren bzw. Fixierung lösen (Admin, Sekretariat, Empfang), Zeitraum mit "3 Nächte à 89,00 €" (bei unterschiedlichen Nächten "Ø 95,00 €/Nacht"), Zusatz "Preis von Hand" bei eigenem Preis, Betrag, "Gast: Name (= Buchungsgast)" und die Rate des Zimmers, z. B. "Ratenplan: Übernachtung inkl. Frühstück (= Buchungsplan)". So sehen Sie vor der Rechnung, ob mit oder ohne Frühstück gebucht ist. Hat das Zimmer einen eigenen Zimmer-Ratenplan, steht dessen Name ohne Zusatz; bei Portalbuchungen der zugeordnete clavenda-Ratenplan; bei Ratenplan je Nacht "je Nacht unterschiedlich". Dieselbe Rate zeigt das Panel im Belegungsplan in der Zeile Rate. Unten Logis gesamt. | |
| Buchung bearbeiten | Oben rechts in der Karte. Öffnet den Dialog "Buchung bearbeiten": Buchungsgast und Firma, Ratenplan (gesamte Buchung), Notiz zur Buchung und je Zimmer Zimmerkategorie, Zimmer-Ratenplan, Zeitraum, Erwachsene, Kinder, Gast für dieses Zimmer und Zimmerpreis pro Nacht; dazu Zimmer hinzufügen und Entfernen. Unten Bisher, Neu (Vorschau), Differenz und Änderungen speichern. Nicht bei stornierten Buchungen. | Admin, Sekretariat |
| Je Nacht differenzieren | Ratenplan je Nacht; danach Nächte bearbeiten und Wieder vereinheitlichen. | Admin, Sekretariat |
| Rechnung passt nicht mehr zum Zeitraum | Erscheint nach einer Änderung, wenn der Zimmerbetrag nicht mehr zur ausgestellten Rechnung passt; Rechnung stornieren und neu ausstellen. | Admin, Sekretariat |
| Notiz zur Buchung | Interne Notiz, nur für das Team. Eine vorhandene Notiz steht farbig hervorgehoben mit Symbol, damit sie sofort auffällt. Notiz hinzufügen, danach Ändern. | Admin, Sekretariat |
| Kaution / Vorautorisierung | Kreditkarte am Terminal vorbelasten: Kautionsbetrag (EUR), Kaution vorbelasten. Ohne registriertes Terminal gesperrt ("Kein Terminal konfiguriert. Ein Administrator kann unter Integrationen › Stripe Terminal einen Reader registrieren."). | Admin, Sekretariat, Empfang |
| Labels & Präferenzen | Buchungs-Labels; Label hinzufügen, X an der Pille entfernt. | Admin, Sekretariat, Empfang |
| Saldo (rechts) | Gesamtbetrag, Bereits bezahlt, Offen. | nur Anzeige |
| Gast (rechts) | Name, "Privatgast" oder "Geschäftsgast · Firma", darunter die Anschrift des Gastes, E-Mail und Telefon mit Kopiersymbol, Firma mit Zuweisen beziehungsweise Ändern und darunter die Rechnungsanschrift der Firma (Land nur außerhalb Deutschlands, klein die USt-IdNr.). Fehlt eine Anschrift, steht dort "Anschrift fehlt" (bzw. "Anschrift unvollständig", wenn Straße oder Ort fehlen) mit Anschrift nachtragen bzw. Firmenanschrift nachtragen; so fällt der Fehler vor der Rechnung auf. Profil öffnet das Gastprofil. | Firma, Anschrift nachtragen: Admin, Sekretariat |
| Herkunft (rechts) | Kanal (derzeit "Direkt (intern)"), Erstellt, Ratenplan. | nur Anzeige |
Statusmodell
| Status | Abzeichen | Bedeutung | Hauptaktion | Weitere Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Bestätigt | Bestätigt | Verbindliche Buchung vor der Anreise. | Check-in | No-Show, Stornieren, Zur Option machen (nur ohne Rechnung und Zahlung, vor der Anreise, keine Portal-Buchung) |
| Option | Option | Unverbindlich bis zum Optionsdatum. | Option zusagen | Option verwerfen |
| Eingecheckt | Eingecheckt | Gast ist im Haus. | Check-out | Status korrigieren (Check-in zurücknehmen) |
| Ausgecheckt | Ausgecheckt | Aufenthalt abgeschlossen. | keine | Status korrigieren (Check-out zurücknehmen) |
| No-Show | No-Show | Gast ist nicht angereist. | keine | Status korrigieren (No-Show zurücknehmen) |
| Storniert | Storniert | Abgesagt, Zimmer freigegeben. | keine | keine |
| Option verfallen | Option verfallen | Option automatisch storniert nach Ablauf des Datums. | keine | keine |
Erlaubte Wechsel: Bestätigt zu Eingecheckt, No-Show oder Storniert; Option zu Bestätigt oder Storniert; Bestätigt zu Option (Zur Option machen); Eingecheckt zu Ausgecheckt. Rückwärts nur über Status korrigieren: Ausgecheckt zu Eingecheckt, Eingecheckt zu Bestätigt, No-Show zu Bestätigt. Aus Storniert gibt es keinen Weg zurück.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Schaltfläche | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|---|
| Einchecken | Check-in, Dialog Einchecken | Admin, Sekretariat, Empfang | Einchecken |
| Auschecken | Check-out, Dialog Auschecken | Admin, Sekretariat, Empfang | Auschecken |
| No-Show erfassen | No-Show, Dialog Als No-Show markieren | Admin, Sekretariat, Empfang | No-Show erfassen |
| Stornieren | Stornieren (sofort, ohne Rückfrage) | Admin, Sekretariat | Buchung stornieren |
| Option zusagen / verwerfen | Option zusagen, Option verwerfen | Admin, Sekretariat | Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen |
| Zur Option machen | Zur Option machen, Dialog mit Option bis | Admin, Sekretariat | Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen |
| Status korrigieren | Status korrigieren | Admin, Sekretariat | Status korrigieren |
| Buchung bearbeiten (Zimmer hinzufügen, entfernen, Preis) | Buchung bearbeiten | Admin, Sekretariat | Buchung bearbeiten |
| Zeitraum, Kategorie, Personen ändern | Buchung bearbeiten | Admin, Sekretariat | Aufenthaltsdaten ändern |
| Ratenplan ändern | Buchung bearbeiten, Je Nacht differenzieren | Admin, Sekretariat | Ratenplan ändern (Buchung, Aufenthalt, je Nacht) |
| Gast am Aufenthalt | Buchung bearbeiten, Gast für dieses Zimmer | Admin, Sekretariat | Gast am Aufenthalt wechseln |
| Firma zuordnen | Zuweisen / Ändern | Admin, Sekretariat | Buchung einer Firma zuordnen |
| Notiz | Notiz hinzufügen / Ändern | Admin, Sekretariat | Referenz: Buchungsdetail |
| Labels | Label hinzufügen | Admin, Sekretariat, Empfang | Labels vergeben |
| Kaution | Kaution vorbelasten | Admin, Sekretariat, Empfang | Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben |
Fehlermeldungen auf diesem Bildschirm
Fehler erscheinen als rotes Banner über den Tabs, Fehler beim Speichern im Dialog "Buchung bearbeiten" unten im Dialog über Änderungen speichern.
| Meldung | Ursache | Ausweg |
|---|---|---|
| Nur bestätigte Buchungen oder Optionen können storniert werden (aktueller Status: eingecheckt). | Storno aus einem nicht erlaubten Status. | Zuerst Status korrigieren, dann stornieren. |
| Buchung B00061 ist bereits storniert. | Doppelte Stornierung, meist aus einem zweiten Fenster. | Seite neu laden. |
| Keine Berechtigung für diese Aktion (nur Admin/Sekretariat; Tagesgeschäft auch Empfang). | Rolle reicht nicht aus. | Admin oder Sekretariat bitten. |
| Der Status lässt sich nicht mehr korrigieren, weil für diese Buchung bereits eine Rechnung ausgestellt wurde. Ein ausgestellter Beleg bleibt unverändert (GoBD). Bitte zuerst die Rechnung stornieren und die Korrektur danach erneut versuchen. | Statuskorrektur bei bestehender Rechnung. | Rechnung stornieren, dann korrigieren. |
| Diese Statuskorrektur ist nicht möglich. Vermutlich wurde der Status zwischenzeitlich geändert - bitte die Seite neu laden. | Status hat sich seit dem Laden geändert. | Seite neu laden. |
| Nur Buchungen im Status option können zugesagt werden (aktueller Status: bestaetigt). | Option bereits zugesagt oder verfallen. | Seite neu laden. |
| Es gibt schon eine Rechnung zu dieser Buchung. Eine Buchung mit Rechnung kann nicht zur Option gemacht werden. | Zur Option machen, obwohl inzwischen eine Rechnung besteht. | Buchung bleibt bestätigt; Seite neu laden. |
| „Option bis“ muss zwischen heute und dem Tag vor der Anreise liegen (09.11.2026). | Datum außerhalb des erlaubten Bereichs. | Anderes Datum wählen. |
| Die Firma ist nach Rechnungsausstellung nicht mehr änderbar. | Firmenwechsel nach Rechnung. | Empfänger beim Ausstellen der Rechnung wählen. |
| Die Buchung wurde zwischenzeitlich geändert. Bitte neu laden. | Im Dialog "Buchung bearbeiten": jemand hat die Buchung seit dem Öffnen geändert. | Seite neu laden, Änderung wiederholen. |
| Die Buchung braucht mindestens ein Zimmer. Zum Absagen bitte die Buchung stornieren. | Alle Zimmer zum Entfernen markiert. | Buchung stornieren. |
| Zimmer 1: Das Zimmer ist fixiert. Für einen Kategoriewechsel bitte zuerst die Fixierung lösen. | Kategoriewechsel an einem fixierten Zimmer. | In der Karte Zimmer & Zeitraum auf Fixierung lösen klicken oder die Fixierung im Belegungsplan aufheben. |
| Zimmer 1: Das fixierte Zimmer ist im neuen Zeitraum bereits belegt. | Neuer Zeitraum kollidiert mit einer anderen Buchung. | Fixierung aufheben oder anderen Zeitraum wählen. |
| Gast und Firma der Buchung sind nach Rechnungsausstellung nicht mehr änderbar (GoBD). | Buchungsgast oder Firma nach Rechnung geändert. | Empfänger beim Ausstellen der Rechnung wählen. |
Wichtig
Eine Buchung wird nie gelöscht; sie wird storniert und bleibt mit Verlauf erhalten.
Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, sind Buchungsgast, Firma und Statuskorrektur gesperrt ("Nach Rechnung nicht mehr änderbar" beziehungsweise Hinweis auf die GoBD), und ein Zimmer auf einer aktiven Rechnung lässt sich nicht entfernen. Zeitraum, Kategorie, Personen, Ratenplan und Preis bleiben änderbar; die Software schlägt dann vor, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen.
Statusaktionen laufen ohne Preisänderung; Check-in ist auch vor dem Anreisetag möglich.
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