Voraussetzungen
Alle Rollen sehen die Seite. Tagesgeschäft (Check-in, Check-out, No-Show, Gästekonto, Rechnung erstellen, Zahlung, Kaution, Meldeschein, Belegversand, Labels) steht Admin, Sekretariat und Empfang offen. Stornieren, Option zusagen oder verwerfen, Status korrigieren, Zimmer- und Zeitraumänderungen, Ratenplan, Gast am Aufenthalt, Firma, Notiz sowie Rechnungsstorno sind Admin und Sekretariat vorbehalten. Empfang sieht die entsprechenden Schaltflächen nicht.
Kopfzeile
Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen sichtbar.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Zurück zur Liste | Führt zur Buchungsliste. |
| Buchung B00061 | Buchungsreferenz, je Betrieb fortlaufend; erscheint auf Bestätigung und Rechnung. |
| Statusabzeichen | Aktueller Status (siehe Statusmodell), daneben der Name des Betriebs. |
| Meta-Zeile | Gastname, Zeitraum "07.09.2026 bis 10.09.2026", Nächte, "Ratenplan Flex". |
| Offener Saldo | Noch nicht bezahlter Betrag aller Positionen des Gästekontos einschließlich Kurtaxe; bei überfälligen Rechnungen "Überfällig seit". |
| Aktionsleiste | Hauptaktion je Status (zum Beispiel Check-in), daneben weitere Aktionen; bei mehr als einer weiteren Aktion das Menü Aktionen. |
| Tabs | Übersicht, Folio & Rechnung (mit Zähler der Positionen und Rechnungen), Belege & Versand, Meldeschein, Verlauf. Der Tab steht in der Adresse (?tab=folio) und lässt sich direkt verlinken. |
Tab Übersicht
Links die Arbeitskarten, rechts die Infospalte.
| Karte / Feld | Bedeutung | Rolle für Änderungen |
|---|---|---|
| Fortschrittsbalken | Reserviert, Bestätigt, Check-in, In-House, Check-out; der aktuelle Schritt ist markiert. Bei No-Show endet der Balken mit "No-Show". | nur Anzeige |
| Zimmer & Zeitraum | Je Aufenthalt: Kategorie, "Zimmer zugeordnet" oder "in der Ablage", Zeitraum, "3 Nächte à 89,00 €", Betrag; unten Logis gesamt. | |
| Rate ändern | Ratenplan der gesamten Buchung; alle Aufenthalte werden neu bepreist. | Admin, Sekretariat |
| Gast hinterlegen / Gast ändern | Eigener Zimmergast für diesen Aufenthalt; Standard "(= Buchungsgast)". | Admin, Sekretariat |
| Rate hinterlegen / Rate ändern | Eigener Ratenplan nur für diesen Aufenthalt; Standard "(= Buchungsplan)". | Admin, Sekretariat |
| Je Nacht differenzieren | Ratenplan je Nacht; danach Nächte bearbeiten und Wieder vereinheitlichen. | Admin, Sekretariat |
| Zeitraum ändern | Anreise und Abreise des Aufenthalts; Preis wird neu berechnet. | Admin, Sekretariat |
| Notiz zur Buchung | Interne Notiz, nur für das Team. Notiz hinzufügen, danach Ändern. | Admin, Sekretariat |
| Kaution / Vorautorisierung | Kreditkarte am Terminal vorbelasten: Kautionsbetrag (EUR), Kaution vorbelasten. Ohne registriertes Terminal gesperrt ("Kein Terminal konfiguriert. Ein Administrator kann unter Terminal einen Reader registrieren."). | Admin, Sekretariat, Empfang |
| Labels & Präferenzen | Buchungs-Labels; Label hinzufügen, X an der Pille entfernt. | Admin, Sekretariat, Empfang |
| Saldo (rechts) | Gesamtbetrag, Bereits bezahlt, Offen. | nur Anzeige |
| Gast (rechts) | Name, "Privatgast" oder "Geschäftsgast · Firma", E-Mail und Telefon mit Kopiersymbol, Firma mit Zuweisen beziehungsweise Ändern; Profil öffnet das Gastprofil. | Firma: Admin, Sekretariat |
| Herkunft (rechts) | Kanal (derzeit "Direkt (intern)"), Erstellt, Ratenplan. | nur Anzeige |
Statusmodell
| Status | Abzeichen | Bedeutung | Hauptaktion | Weitere Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Bestätigt | Bestätigt | Verbindliche Buchung vor der Anreise. | Check-in | No-Show, Stornieren |
| Option | Option | Unverbindlich bis zum Optionsdatum. | Option zusagen | Option verwerfen |
| Eingecheckt | Eingecheckt | Gast ist im Haus. | Check-out | Status korrigieren (Check-in zurücknehmen) |
| Ausgecheckt | Ausgecheckt | Aufenthalt abgeschlossen. | keine | Status korrigieren (Check-out zurücknehmen) |
| No-Show | No-Show | Gast ist nicht angereist. | keine | Status korrigieren (No-Show zurücknehmen) |
| Storniert | Storniert | Abgesagt, Zimmer freigegeben. | keine | keine |
| Option verfallen | Option verfallen | Option automatisch storniert nach Ablauf des Datums. | keine | keine |
Erlaubte Wechsel: Bestätigt zu Eingecheckt, No-Show oder Storniert; Option zu Bestätigt oder Storniert; Eingecheckt zu Ausgecheckt. Rückwärts nur über Status korrigieren: Ausgecheckt zu Eingecheckt, Eingecheckt zu Bestätigt, No-Show zu Bestätigt. Aus Storniert gibt es keinen Weg zurück.
Aktionen auf diesem Bildschirm
| Aktion | Schaltfläche | Rolle | Anleitung |
|---|---|---|---|
| Einchecken | Check-in, Dialog Einchecken | Admin, Sekretariat, Empfang | Einchecken |
| Auschecken | Check-out, Dialog Auschecken | Admin, Sekretariat, Empfang | Auschecken |
| No-Show erfassen | No-Show, Dialog Als No-Show markieren | Admin, Sekretariat, Empfang | No-Show erfassen |
| Stornieren | Stornieren (sofort, ohne Rückfrage) | Admin, Sekretariat | Buchung stornieren |
| Option zusagen / verwerfen | Option zusagen, Option verwerfen | Admin, Sekretariat | Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen |
| Status korrigieren | Status korrigieren | Admin, Sekretariat | Status korrigieren |
| Ratenplan ändern | Rate ändern, Rate hinterlegen, Je Nacht differenzieren | Admin, Sekretariat | Ratenplan ändern (Buchung, Aufenthalt, je Nacht) |
| Gast am Aufenthalt | Gast hinterlegen | Admin, Sekretariat | Gast am Aufenthalt wechseln |
| Zeitraum ändern | Zeitraum ändern | Admin, Sekretariat | Aufenthaltsdaten ändern |
| Firma zuordnen | Zuweisen / Ändern | Admin, Sekretariat | Buchung einer Firma zuordnen |
| Notiz | Notiz hinzufügen / Ändern | Admin, Sekretariat | Referenz: Buchungsdetail |
| Labels | Label hinzufügen | Admin, Sekretariat, Empfang | Labels vergeben |
| Kaution | Kaution vorbelasten | Admin, Sekretariat, Empfang | Kaution per Karte autorisieren, verlängern, einziehen, freigeben |
Fehlermeldungen auf diesem Bildschirm
Fehler erscheinen als rotes Banner über den Tabs.
| Meldung | Ursache | Ausweg |
|---|---|---|
| Nur bestätigte Buchungen oder Optionen können storniert werden (aktueller Status: eingecheckt). | Storno aus einem nicht erlaubten Status. | Zuerst Status korrigieren, dann stornieren. |
| Buchung B00061 ist bereits storniert. | Doppelte Stornierung, meist aus einem zweiten Fenster. | Seite neu laden. |
| Keine Berechtigung für diese Aktion (nur Admin/Sekretariat; Tagesgeschäft auch Empfang). | Rolle reicht nicht aus. | Admin oder Sekretariat bitten. |
| Der Status lässt sich nicht mehr korrigieren, weil für diese Buchung bereits eine Rechnung ausgestellt wurde. Ein ausgestellter Beleg bleibt unverändert (GoBD). Bitte zuerst die Rechnung stornieren und die Korrektur danach erneut versuchen. | Statuskorrektur bei bestehender Rechnung. | Rechnung stornieren, dann korrigieren. |
| Diese Statuskorrektur ist nicht möglich. Vermutlich wurde der Status zwischenzeitlich geändert - bitte die Seite neu laden. | Status hat sich seit dem Laden geändert. | Seite neu laden. |
| Nur Buchungen im Status option können zugesagt werden (aktueller Status: bestaetigt). | Option bereits zugesagt oder verfallen. | Seite neu laden. |
| Das Zimmer ist im gewählten Zeitraum bereits belegt. | Zeitraumänderung kollidiert mit anderer Buchung. | Zuordnung lösen oder anderen Zeitraum wählen. |
| Die Firma ist nach Rechnungsausstellung nicht mehr änderbar. | Firmenwechsel nach Rechnung. | Empfänger beim Ausstellen der Rechnung wählen. |
Wichtig
Eine Buchung wird nie gelöscht; sie wird storniert und bleibt mit Verlauf erhalten.
Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, sind Firma und Statuskorrektur gesperrt ("Nach Rechnung nicht mehr änderbar" beziehungsweise Hinweis auf die GoBD). Zeitraum und Ratenplan bleiben änderbar; die Software schlägt dann vor, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen.
Statusaktionen laufen ohne Preisänderung; Check-in ist auch vor dem Anreisetag möglich.