Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Buchung hat den Status Bestätigt. Optionen müssen zuerst zugesagt werden (Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen). Für ausländische Gäste ist ein Meldeschein gesetzlich vorgeschrieben; die Software erinnert daran, verhindert den Check-in aber nicht.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung. Am schnellsten über die Übersicht: Die Liste Heute unter Anreisen zeigt alle heutigen Anreisen mit Zimmer, Uhrzeit und Status ("Erwartet", "Meldeschein offen"); der Klick auf den Gastnamen öffnet die Buchung. Alternativ suchen Sie unter Buchungen nach Buchungsreferenz oder Gastname und klicken auf Details.
Prüfen Sie im Tab Überblick unter Zimmer & Zeitraum, ob jedem Aufenthalt ein Zimmer zugeordnet ist ("Zimmer zugeordnet"). Steht dort "in der Ablage", weisen Sie zuerst im Belegungsplan ein Zimmer zu (Zimmer zuweisen und Zuweisung ändern).
Bei ausländischen Gästen wechseln Sie in den Tab Meldeschein, erfassen Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Ausweisart und Ausweis-/Passnummer, klicken auf Meldeschein speichern und lassen ihn über Meldeschein drucken unterschreiben (Meldeschein erfassen, unterschreiben, drucken).
Lesen Sie oben im Tab Überblick die Box "Beim Check-in beachten", falls der Gast Notizen mit Beim Check-in anzeigen hat (Gast-Notizen und Check-in-Hinweise), und die farbig hervorgehobene Notiz zur Buchung.
Klicken Sie in der Kopfzeile der Buchung auf Check-in. Es gibt keine Rückfrage: Die Buchung wird sofort eingecheckt, oben rechts erscheint kurz die Meldung "B00012 eingecheckt.". Das Statusabzeichen zeigt Eingecheckt, der Fortschrittsbalken steht auf "In-House", und in der Kopfzeile stehen jetzt Check-out als Hauptaktion und Status korrigieren. Fehlt beim Gast das Land, fragt die Software vorher danach; ohne Land wird nicht eingecheckt.
Alternative Wege
- Anreisen & Abreisen zeigt die Tagesliste aller Anreisen je Zimmer; dort steht in der Spalte Aktion direkt der Button Check-in. Er checkt nur das Zimmer dieser Zeile ein, ohne Rückfrage, und Sie bleiben in der Liste; oben rechts bestätigt eine kurze Meldung den Check-in. Bei einer Gruppe mit mehreren Zimmern checken Sie so jedes Zimmer einzeln ein, wenn der jeweilige Gast ankommt.
- Belegungsplan: Klick auf den blauen Balken öffnet das Buchungspanel mit Check-in als Hauptaktion. Der Check-in läuft ohne Rückfrage, Sie bleiben im Belegungsplan, und die Buchung öffnet sich nicht. Hat die Buchung mehrere Zimmer, heißt der Knopf Zimmer einchecken und checkt nur das angeklickte Zimmer ein. Dasselbe Panel öffnet sich in Anreisen & Abreisen über die Buchungsnummer.
- Das Dashboard zählt unter Zu erledigen die "Buchungen ohne Zimmerzuordnung" und "Ausländische Gäste ohne Meldeschein" für heute und morgen; beides erledigen Sie am besten vor dem Check-in.
Versehentlich eingecheckt? Die Meldung nach dem Check-in bietet einige Sekunden lang Rückgängig (Admin, Sekretariat; bei Buchungen mit einem Zimmer). Danach, oder bei mehreren Zimmern, nutzen Sie in der Kopfzeile Status korrigieren und dort Check-in zurücknehmen; die Buchung steht danach wieder auf Bestätigt, und die Korrektur wird im Tab Verlauf protokolliert (Status korrigieren).
Eine eingecheckte Buchung kann nicht storniert werden. Der Weg führt über Check-in zurücknehmen und danach Stornieren.
Ist für die Buchung bereits eine Rechnung ausgestellt, lässt sich der Status nicht mehr korrigieren; die Rechnung müsste zuerst storniert werden (GoBD: ein ausgestellter Beleg bleibt unverändert).
Ein Gast, der nicht erscheint, wird nicht eingecheckt, sondern über No-Show erfasst (No-Show erfassen).
Die Software prüft beim Check-in nicht das Anreisedatum. Ein Check-in ist auch vor dem Anreisetag möglich; achten Sie deshalb auf die richtige Buchung.