Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Buchung hat den Status Bestätigt. Optionen müssen zuerst zugesagt werden (Buchung mit Option anlegen und Option bestätigen). Für ausländische Gäste ist ein Meldeschein gesetzlich vorgeschrieben; die Software erinnert daran, verhindert den Check-in aber nicht.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung. Am schnellsten über Dashboard: Die Liste Heute unter Anreisen zeigt alle heutigen Anreisen mit Zimmer, Uhrzeit und Status ("Erwartet", "Meldeschein offen"); der Klick auf den Gastnamen öffnet die Buchung. Alternativ suchen Sie unter Buchungen nach Buchungsreferenz oder Gastname und klicken auf Details.
Prüfen Sie im Tab Übersicht unter Zimmer & Zeitraum, ob jedem Aufenthalt ein Zimmer zugeordnet ist ("Zimmer zugeordnet"). Steht dort "in der Ablage", weisen Sie zuerst im Belegungsplan ein Zimmer zu (Zimmer zuweisen und Zuweisung ändern).
Bei ausländischen Gästen wechseln Sie in den Tab Meldeschein, erfassen Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Ausweisart und Ausweis-/Passnummer, klicken auf Meldeschein speichern und lassen ihn über Meldeschein drucken unterschreiben (Meldeschein erfassen, unterschreiben, drucken).
Klicken Sie in der Kopfzeile der Buchung auf Check-in. Am rechten Rand öffnet sich "Check-in bestätigen" mit der Frage "Möchten Sie diese Buchung wirklich einchecken? Der Gast wird anschließend als angereist (In-House) geführt."
Bestätigen Sie mit Einchecken. Die Seite lädt neu, das Statusabzeichen zeigt Eingecheckt, der Fortschrittsbalken steht auf "In-House", und in der Kopfzeile stehen jetzt Check-out als Hauptaktion und Status korrigieren.
Alternative Wege
- Anreisen & Abreisen zeigt die Tagesliste aller Anreisen je Zimmer; dort steht in der Spalte Aktion direkt der Button Check-in mit derselben Bestätigung.
- Belegungsplan: Klick auf den blauen Balken öffnet das Buchungspanel mit Check-in als Hauptaktion.
- Das Dashboard zählt unter Zu erledigen die "Buchungen ohne Zimmerzuordnung" und "Ausländische Gäste ohne Meldeschein" für heute und morgen; beides erledigen Sie am besten vor dem Check-in.
Ein Check-in lässt sich nicht einfach "löschen". Haben Sie versehentlich eingecheckt, nutzen Sie in der Kopfzeile Status korrigieren und dort Check-in zurücknehmen; die Buchung steht danach wieder auf Bestätigt, und die Korrektur wird im Tab Verlauf protokolliert (Status korrigieren).
Eine eingecheckte Buchung kann nicht storniert werden. Der Weg führt über Check-in zurücknehmen und danach Stornieren.
Ist für die Buchung bereits eine Rechnung ausgestellt, lässt sich der Status nicht mehr korrigieren; die Rechnung müsste zuerst storniert werden (GoBD: ein ausgestellter Beleg bleibt unverändert).
Ein Gast, der nicht erscheint, wird nicht eingecheckt, sondern über No-Show erfasst (No-Show erfassen).
Die Software prüft beim Check-in nicht das Anreisedatum. Ein Check-in ist auch vor dem Anreisetag möglich; achten Sie deshalb auf die richtige Buchung.