Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Die Buchung hat den Status Eingecheckt. Offene Posten und Rechnungen prüfen Sie am besten vor dem Check-out; die Software verlangt keine bezahlte Rechnung.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung. In der Übersicht listet Heute unter Abreisen alle Abreisen des Tages; der Klick auf den Gastnamen öffnet die Buchung. Alternativ über Anreisen & Abreisen oder die Suche unter Buchungen.
Prüfen Sie im Tab Folio & Rechnung das Gästekonto der Buchung: Sind alle Leistungen gebucht (Minibar, Frühstück, Parkplatz)? Fehlendes ergänzen Sie über Artikel hinzufügen (zum Konto) und Buchen (Posten auf das Folio buchen).
Erstellen Sie die Rechnung über Rechnung erstellen und erfassen Sie die Zahlung (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse), Zahlung am Terminal, Zahlung extern erfassen). Der Offene Saldo in der Kopfzeile zeigt, was noch aussteht.
Klicken Sie in der Kopfzeile auf Check-out. Es gibt keine Rückfrage: Die Buchung wird sofort ausgecheckt, oben rechts erscheint kurz die Meldung "B00012 ausgecheckt.". Das Statusabzeichen zeigt Ausgecheckt, der Fortschrittsbalken steht auf "Check-out". In der Kopfzeile bleibt nur Status korrigieren.
Alternative Wege
- Anreisen & Abreisen: In der Liste Abreisen steht je Zimmer direkt der Button Check-out. Er checkt nur das Zimmer dieser Zeile aus, ohne Rückfrage; die übrigen Zimmer einer Gruppe bleiben im Haus. Sie bleiben in der Liste, eine kurze Meldung bestätigt den Check-out. Über Folio in der Liste Im Haus öffnen Sie vorher das Gästekonto.
- Aus dem Belegungsplan: Klick auf den grünen Balken öffnet das Buchungspanel; dort ist Check-out die Hauptaktion. Der Check-out läuft ohne Rückfrage, Sie bleiben im Belegungsplan, und die Buchung öffnet sich nicht. Hat die Buchung mehrere Zimmer, heißt der Knopf Zimmer auschecken und checkt nur das angeklickte Zimmer aus.
- Nach dem Check-out zeigt das Buchungspanel im Belegungsplan Rechnung öffnen, falls noch abzurechnen ist.
Der Check-out schließt das Gästekonto nicht. Posten können weiterhin gebucht und Rechnungen weiterhin erstellt werden, zum Beispiel für nachträglich entdeckte Minibar-Entnahmen.
Ein versehentlicher Check-out lässt sich direkt in der Meldung über Rückgängig zurücknehmen (Admin, Sekretariat; bei Buchungen mit einem Zimmer), sonst über Status korrigieren und Check-out zurücknehmen; die Buchung steht dann wieder auf Eingecheckt. Ist bereits eine Rechnung ausgestellt, ist die Korrektur gesperrt (GoBD); die Rechnung müsste zuerst storniert werden.
Eine ausgecheckte Buchung lässt sich nicht stornieren und nicht als No-Show markieren. Der Weg führt immer über die Statuskorrektur.
Zeitraum und Ratenplan bleiben auch nach dem Check-out änderbar (Admin, Sekretariat), etwa wenn der Gast früher abgereist ist. Eine bestehende Rechnung bleibt dabei unverändert; die Software schlägt dann vor, sie zu stornieren und neu auszustellen.