Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Der Artikel ist unter Artikel angelegt, aktiv und für das Folio buchbar (Artikel anlegen (Preis, USt, Buchbarkeit)).
Schritte
Öffnen Sie die Buchung und wechseln Sie in den Tab Folio & Rechnung. Die Karte Gästekonto der Buchung listet alle Positionen; Übernachtungen tragen den Chip "aus der Buchung".
Wählen Sie unten unter Artikel hinzufügen (zum Konto) den Artikel aus der Liste; hinter dem Namen steht der Preis oder "offener Preis".
Bei Artikeln mit offenem Preis tragen Sie unter Betrag (brutto) den Preis ein, zum Beispiel "12,50". Stellen Sie unter Menge die Anzahl ein (1 bis 999).
Klicken Sie auf Buchen. Die Position erscheint sofort im Konto mit Menge, Einzelpreis und Betrag; der Kontosaldo (Summe aller Positionen) wird angepasst.
Zum Ändern der Menge klicken Sie in der Zeile auf das Stiftsymbol, tragen die neue Menge ein und klicken auf Speichern. Zum Entfernen klicken Sie auf das Papierkorbsymbol; die Position wird ohne Rückfrage gelöscht.
Alternative Wege
- Inklusivleistungen: Artikel, die am Ratenplan als Paket hängen, bucht die Software beim Anlegen der Buchung automatisch einmal je Buchung (Paket-Artikel einem Ratenplan zuordnen).
- Beim Check-out: Prüfen Sie das Konto vor dem Erstellen der Rechnung; nach dem Check-out bleibt das Buchen weiter möglich, zum Beispiel für nachträglich entdeckte Minibar-Entnahmen.
Preis und Steuersatz werden beim Buchen aus dem Artikel übernommen und bleiben fest. Eine spätere Preisänderung im Artikelkatalog wirkt sich nicht auf bereits gebuchte Posten aus.
Sobald ein Posten auf einer Rechnung steht, ist er gesperrt: Die Zeile ist gedimmt und trägt "abgerechnet", Menge und Entfernen sind nicht mehr möglich. "Abgerechnete Positionen sind gesperrt. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung."
Durchlaufende Posten (Chip "durchlaufender Posten", zum Beispiel Kurtaxe-Artikel) lassen sich im Konto nicht bearbeiten.
Deaktivierte Artikel sind nicht buchbar: "Dieser Artikel ist deaktiviert und nicht mehr buchbar." Artikel ohne Folio-Freigabe melden "Dieser Artikel ist im Folio nicht buchbar."
Jedes Buchen, Ändern und Entfernen wird im Audit-Protokoll festgehalten; vor der Rechnung sind Korrekturen erlaubt, danach nur über Storno.