Rolle Admin, Sekretariat oder Empfang. Unter Rechnungs-Stammdaten ist ein Rechnungsprofil hinterlegt. Der Gast der Buchung hat eine E-Mail-Adresse im Gastprofil; der Versand nutzt diese Adresse.
Schritte
Öffnen Sie die Buchung und wechseln Sie in den Tab Folio & Rechnung. Unter dem Kontosaldo (Summe aller Positionen) steht die Zeile "Zwischenaufstellung (unverbindlich):" mit Aufstellung drucken und Aufstellung mailen.
Prüfen Sie die Positionen im Gästekonto der Buchung. Alles, was hier steht, erscheint auf der Aufstellung.
Klicken Sie auf Aufstellung mailen. Es gibt keinen Dialog; die Software erstellt das PDF, schickt es an die E-Mail-Adresse des Gastes mit dem Betreff "Ihre Aufstellung zur Buchung B00061" und zeigt darunter "Die Aufstellung wurde per E-Mail versendet."
Zum Ausdrucken klicken Sie stattdessen auf Aufstellung drucken; die Druckansicht öffnet sich in einem neuen Tab.
Alternative Wege
- Tab Belege & Versand: Unter Weitere Aufstellungen finden Sie dieselben Funktionen als Gästekonto-Aufstellung mit Drucken und Mailen.
- Rechnung statt Aufstellung: Für einen verbindlichen Beleg erstellen Sie eine Rechnung (Rechnung ausstellen (Gast, Firma, freie Adresse)) und versenden sie über Belege & Versand (Rechnung per Mail senden).
Die Aufstellung ist unverbindlich und ersetzt keine Rechnung. Sie trägt keine Rechnungsnummer und wird nicht im Nummernkreis geführt.
Der Empfänger ist immer die E-Mail-Adresse des Buchungsgastes; eine andere Adresse lässt sich hier nicht eingeben. Fehlt die Adresse, schlägt der Versand fehl; ergänzen Sie sie im Gastprofil oder nutzen Sie den Druck.
Die Aufstellungs-Mail erscheint nicht in der Historie Rechnungs-Versand, weil sie kein Beleg ist. Sie steht im Postausgang.
Fehlen die Rechnungs-Stammdaten, sind beide Buttons ausgeblendet; stattdessen steht "Nur mit Rechnungs-Stammdaten und Folio-Recht."
Im Demo-Betrieb gehen Mails nur an freigegebene Adressen.